11Aug
Google Docs no tiene la cinta desordenada llena de características que encontrará en Microsoft Office, pero sí tiene bastantes trucos útiles bajo la manga. Es posible que nunca encuentre estas características a menos que vaya a buscarlas.
La suite ofimática basada en la web de Google ha madurado a lo largo de los años y ahora ofrece todo, desde acceso sin conexión hasta compatibilidad con complementos de terceros. Sigue siendo una suite de oficina fácil de usar que funciona en todas partes con excelentes características de colaboración en tiempo real.
Habilite el acceso sin conexión
Google Docs puede funcionar sin conexión. Esto le permite crear documentos nuevos, continuar trabajando en documentos actuales e incluso simplemente visualizar sus documentos mientras no tenga una conexión a Internet. Cuando te conectes a Internet de nuevo, tus cambios se sincronizarán en línea.
Esta característica requiere Google Chrome, por lo que funciona en Windows, Linux, Mac OS X y Chromebooks. Para configurarlo, abra el sitio web de Google Drive, haga clic en el botón de engranaje en la esquina superior derecha del sitio y haga clic en Configuración. En el panel General, asegúrese de que la opción "Sincronizar su trabajo con esta computadora para que pueda editar fuera de línea" esté habilitada y haga clic en Listo. Para usar Google Docs sin conexión, solo regrese al sitio web de Google Drive en Chrome cuando no tenga una conexión a Internet.
colabora en tiempo real
Google Docs tiene mejores características de colaboración que la versión de escritorio de Microsoft Office. Puede colaborar en tiempo real, y todos los que tengan acceso al documento podrán editarlo de inmediato. Verá los cursores de otras personas en el documento y podrá verlos escribir en tiempo real.
Haga clic en Archivo & gt;Comparte para comenzar a compartir el documento. Puede invitar a personas individuales por sus direcciones de correo electrónico o permitir que cualquier persona con un enlace especial al documento lo edite.
Compartir no solo se trata de editar: la función Compartir puede permitirle compartir un documento con una o más personas para que puedan verlo. Siempre tendrán la copia más reciente, por lo que puede ser más conveniente que enviar un archivo por correo electrónico. También puede dar a las personas la posibilidad de dejar comentarios en un documento para que pueda obtener sus comentarios sin permitirles modificar su documento.
Publicar un documento
Google Docs le permite publicar rápidamente un documento en línea. Simplemente haga clic en Archivo & gt;Publique en la web y haga clic en el botón Iniciar publicación. Recibirá un enlace público al documento en forma publicada, para que pueda compartirlo con otras personas y puedan verlo. No tiene que alojar el documento en sus servidores en alguna parte.
Esta función es independiente de la función para compartir. Cuando se publica un documento, cualquier persona con el enlace puede verlo. Cuando se comparte, se puede compartir solo con un puñado de personas. Cuando las personas acceden a un documento compartido, verán el editor de Google Docs. Cuando acceden a un documento publicado, verán el documento como una página web típica.
Ir a Siguiente error tipográfico / Anterior Typo
Para una corrección rápida de errores, use el atajo de teclado Ctrl + 'para ir al siguiente error en el documento actual y Ctrl +;para ir al error tipográfico anterior. Esto le permite corregir rápidamente errores tipográficos sin desplazarse por el documento actual y buscar los subrayados rojos.
Google Docs también obtuvo recientemente una función de revisión ortográfica que le permite revisar rápidamente los problemas en un documento actual, una característica que le hacía falta por mucho tiempo: simplemente haga clic en Herramientas & gt;Corrector ortográfico para usarlo.
Búsqueda e inserción de enlaces
Google Docs incorpora el poder de la búsqueda en Google para ayudarlo a insertar fácilmente enlaces en su documento actual. En lugar de abrir una nueva pestaña del navegador y buscar una página que desea vincular, puede buscar directamente desde el cuadro de diálogo del enlace. Para hacer esto, haga clic en Insertar & gt;Opción de enlace. Escriba una búsqueda en el cuadro de diálogo y Google mostrará las páginas que coincidan con su búsqueda: haga clic en una para crear un vínculo a la dirección seleccionada.
Configure sus estilos de texto
En lugar de formatear manualmente cada bit de texto de su documento, debe formatear el texto con estilos. Esto significa que, en lugar de configurar todos los titulares para un determinado tamaño de fuente y texto en negrita, simplemente debe hacer clic en el cuadro de estilo y establecerlos en "Título 1".
También puede editar fácilmente la configuración de fuente utilizada para diferentes estilos. Primero, formatee texto para usar el tipo de formato que desea usar para un estilo. Seleccione ese texto, haga clic en el cuadro de estilo en la parte superior de la pantalla y haga clic en la flecha a la derecha del estilo que desea modificar. Haga clic en la opción "Actualizar nombre de estilo 'para hacer coincidir" y ese estilo ahora usará el tipo de formato que seleccionó.
Para guardar estos estilos personalizados y usarlos en otros documentos, haga clic en el menú Opciones en la parte inferior de la lista aquí y seleccione "Guardar como mis estilos predeterminados".
Administre su diccionario personal
Si Google Docs cree que una palabra es un error tipográfico, perousted sabe que es correcto, puede hacer clic derecho en la palabra de subrayado y seleccionar Agregar al diccionario personal. A continuación, puede hacer clic en Herramientas & gt;Diccionario personal y edite la lista de palabras en su diccionario personal. Si accidentalmente agrega una palabra mal escrita a esta lista, tendrá que eliminarla de aquí antes de que Google lo advierta nuevamente.
Esta opción es bastante reciente: anteriormente, Google Docs no le permitía eliminar las palabras que agregó a esta lista. Es posible que desee darle un vistazo a la lista y asegurarse de no haber agregado accidentalmente palabras incorrectas a la lista en el pasado.
Copie y pegue con el portapapeles web
Google Docs tiene una función de portapapeles web que comparte en todos los documentos, hojas de cálculo y diapositivas de Google. Este portapapeles está asociado a su cuenta de Google, por lo que lo seguirá en todas las computadoras que use. A diferencia del portapapeles del sistema operativo estándar, el portapapeles web puede contener varios elementos. El portapapeles admite texto, imágenes, dibujos y otros datos de documentos de Google.
Para usar esta característica, seleccione un texto, haga clic en Editar, use el menú del Portapapeles web. Esta es la mejor manera de copiar algunos tipos de datos, como dibujos, entre diferentes tipos de documentos de Google. Los elementos que guarde en su portapapeles web se borrarán después de 30 días si no interactúa con ellos.
Utilice la herramienta de investigación
Google Docs contiene una barra lateral diseñada para la investigación: ábrala haciendo clic en Herramientas & gt;Investigación. Esta barra lateral le permite buscar imágenes, citas y resultados web para que pueda insertarlos fácilmente en un documento. También hace que sea fácil buscar estudios académicos e insertar rápidamente las notas a pie de página o las citas apropiadas para los formatos de citas de MLA, APA o Chicago. También puede insertar citas rápidamente en los resultados de la web; puede ser una forma fácil de compilar una bibliografía para un trabajo escolar.
Install Add-ons
Add-ons son una característica bastante nueva. Estos son fragmentos de software de terceros creados con Google Apps Script. Puede instalarlos haciendo clic en Herramientas & gt;Administrar complementos. Luego pueden usarse desde el menú Complementos.
Por ejemplo, puede instalar un complemento de Thesaurus que le permite seleccionar cualquier palabra y hacer clic en Add-ons & gt;Tesauro & gt;Buscar sinónimos de palabra seleccionada para ver sinónimos mientras se escribe un documento. Otros complementos incluyen un creador de bibliografía fácil, una herramienta de diagramación y un generador de tablas de contenido.
Google Docs tiene más trucos bajo su manga, también. El archivo & gt;Descargar como menú es particularmente útil, lo que le permite descargar su documento en muchos formatos diferentes. Puede descargarlo en formato PDF o en un documento de Microsoft Office si necesita enviar o enviar el documento por correo electrónico en un formato de archivo específico.