Vaya sin papel: deje de imprimir todo y disfrute de la vida digital

La "oficina sin papel" que nos prometieron nunca parece llegar a muchas personas. La realidad, sin embargo, es que una oficina sin papel está aquí hoy si desea aprovecharla.

Si todavía es alguien que imprime correos electrónicos, páginas web y otros documentos, puede detenerse ahora. Hay mejores maneras de realizar un seguimiento de su información y acceder a ella más rápidamente; después de todo, no puede buscar palabras en papeles físicos.

El caso en contra de la impresión

La impresión es costosa e inconveniente, ya que requiere cartuchos de tinta, papel de impresora y nuevas impresoras a menudo caras, cuando esa impresora barata de inyección de tinta inevitablemente falla. Todo ese papel se convierte en desorden que debe estar bien organizado, o nunca podrá encontrar lo que está buscando. No puede acceder a él cuando está fuera de su oficina, no puede buscar en él, y solo tiene una copia, por lo que tiene problemas si alguna vez le sucede algo.

La impresión era necesaria cuando las computadoras eran pesadas ladrillos que se colocaban junto a los escritorios. Ahora caminamos con computadoras en nuestros bolsillos, tabletas que pueden aproximarse al tamaño de un papel y servicios en la nube que pueden respaldar y sincronizar todos sus documentos en todos sus dispositivos. Puede buscar los documentos que ha guardado por las palabras que contienen para no tener que configurar y dominar un complicado sistema de archivo.

Cómo no imprimir

Es posible que los geeks hayan dejado de imprimir hace mucho tiempo, pero hay muchas personas que todavía imprimen correos electrónicos y páginas web con regularidad. Trataremos de ofrecer algunos consejos para guiarlo desde la impresora hacia una nueva forma de guardar y organizar la información que tenga sentido.

• Crear un gabinete de archivos digitales : Primero, querrás decidir dónde guardarás las cosas en lugar de imprimirlas. Ayuda tener una ubicación consistente donde guardas todo. Recomendamos algún tipo de servicio en la nube que se sincronice en todos sus dispositivos para que pueda acceder a ellos en teléfonos inteligentes y tabletas, así como en su PC.Muchas personas usan Evernote como archivo para todas sus notas y documentos, pero también puede optar por guardar en un servicio de almacenamiento en la nube como Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive. Si realmente prefiere el almacenamiento local, puede guardar sus archivos en una sola carpeta en su PC, pero asegúrese de hacer una copia de seguridad. Esto será menos conveniente ya que tendrá que copiar manualmente los archivos a sus otros dispositivos si desea verlos en otro lugar.
• Imprimir en PDF : Todo lo que desee imprimir, ya sea un recibo, documento, correo electrónico o página web, puede imprimirse en un archivo PDF.Primero, necesitarás instalar una impresora PDF en tu computadora con Windows. A continuación, puede pasar por el proceso de impresión de forma normal, seleccionando la impresora virtual PDF.Obtendrá un archivo que puede almacenar en algo como Evernote o Dropbox.

• Impresión de correos electrónicos : los correos electrónicos pueden imprimirse en PDF de la misma manera. También puede tratar de protagonizarlos( si usa Gmail) o agregarlos a una carpeta o etiqueta especial donde puede consultarlos más adelante. Puede acceder a estos correos electrónicos más tarde desde cualquier dispositivo con un cliente de correo electrónico, sin necesidad de imprimir.
• Impresión de páginas web : si imprime páginas web para consultarlas más adelante, puede imprimirlas en PDF.También puede marcarlos para verlos más tarde( sus marcadores se pueden sincronizar en todos sus dispositivos).Si desea leer la página web más tarde, use un servicio como Pocket o Instapaper para crear una lista de las cosas que desea leer. Servicios como estos toman una página web, la convierten en un artículo legible, de solo texto, e incluso la almacenan fuera de línea en dispositivos móviles para que pueda leer la página web más tarde sin tener que imprimir.
• Mapas de impresión : No debería tener que imprimir mapas si tiene un teléfono inteligente con GPS.Si está utilizando Google Maps, puede iniciar sesión en la aplicación Google Maps y ver una lista de búsquedas que ha realizado en el sitio web de Google Maps en su PC.También puede simplemente imprimir el mapa en PDF, por supuesto.
• Documentos de envío por fax : algunos negocios antiguos calcificados siguen solicitando faxes. Puede usar un servicio como HelloFax para enviar faxes a través de la web. HelloFax ofrece cinco faxes gratuitos por mes; esto debería ser más que suficiente para los usuarios domésticos que solo ocasionalmente necesitan enviar por fax un negocio.
• cuando alguien insiste en documentos impresos : lamentablemente, algunas organizaciones todavía insisten en documentos impresos. Simplemente no hay forma de evitar esto. Si no aceptan un PDF por correo electrónico, es posible que deba imprimirlo.
• Qué hacer con sus viejos documentos en papel : Es más fácil comenzar a avanzar sin papel en lugar de decidir convertir metódicamente todos sus documentos en papel antiguos en versiones digitales, eso puede ser mucho trabajo. Sin embargo, puede escanear sus documentos antiguos en archivos PDF con un escáner.

Uso de sus archivos digitales

Su espacio de trabajo digital ahora tiene una serie de ventajas que el papel no tiene:

• Backup : Sus archivos están respaldados si los ha almacenado con un servicio como Evernote, Dropbox, Google Drive o SkyDrive..Si su casa se incendia, no perderá sus documentos importantes.
• Buscar : puede buscar fácilmente en todos sus documentos electrónicos para encontrar los documentos que necesita sin examinar montañas de papel. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, incluso Windows: todos tienen funciones de búsqueda de texto completo.
• Access Everywhere : se puede acceder a sus documentos desde cualquier lugar desde una PC, teléfono inteligente o tableta. Si sales y necesitas buscar algo, puedes hacerlo desde tu teléfono inteligente en lugar de ir a casa y revisar tus papeles.
• Sin desorden : No tiene que preocuparse por el almacenamiento, la organización, el espacio y el desorden de sus documentos.
• Sin costos de impresión: Si no necesita comprar tinta costosa, impresoras baratas y montones de papel para impresora, ahorrará dinero.

Por supuesto, algunos documentos pueden ser demasiado sensibles para almacenarse en línea. En situaciones como esta, siempre puede utilizar el cifrado: cree un contenedor cifrado y almacénelo en un servicio como Dropbox, Google Drive o SkyDrive. Las personas necesitarán la contraseña antes de que puedan acceder a sus documentos. Crédito de imagen

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