26Aug
Kui ütlete meile, et e-posti aadress on moondunud, palume teil vaadata meie postkasti. Igapäevaselt saabuvate sõnumite segamine läbi ja korraldamine on suhteliselt oluline, et säilitada töökoha mõistlikkus.
See pole mitte ainult rämpspost. Rämpspost ikka veel eksisteerib, see on tüütu elu fakt, kuid sellegipoolest on olemas viise. See on muu e-posti aadress, mida me saame - tarkvaravärskendused, sündmuste kutsed, meililistid, mida oleme [tellinud] tellinud, kuid mitte kunagi meeles, et loobuda tellimustest, mis kõik vajavad sõnumite organiseerimist, sorteerimist ja edastamist nende õigesse kohtakas see on määratud kaust või prügikast.
Oleme rääkinud pisut pisut Outlooki kohta, sealhulgas e-posti põhialuste, näiteks komponentide koostamise ja saatmise, manuste lisamise ja vastuvõtmise viiside ning kontaktide importimise ja aadressiraamatute haldamise. Soovime pöörduda nüüd suurema pildi poole, keskendudes postkasti haldusele.
Outlooki sisendkäsu õpetamine
Outlookil on palju funktsioone, mis on sisse ehitatud, et aidata teil postitada oma õigesse kohta. Alustuseks, kui paremklõpsate sõnumil või hiirega rippmenüüle, märkate, et seal on funktsioon, mida nimetatakse Kiireks sammuks.
Kui laiendame seda ribalt, näeme seda funktsiooni täies ulatuses.
Kõigepealt tuleb meeles pidada, et kiirmeetmed on põhimõtteliselt reeglid( on olemas funktsioon, mida nimetatakse Reegliteks, millest me peatselt arutleme).Teine asi, mida meeles pidada, on see, et erinevalt reeglitest, mis töötavad stseenide taga ilma teie sisendita, tuginevad teie kiirmeetmed töö sisendile.
Esimene asi, mida teete, on valida Quick Step, mida soovite luua. Teeme lihtsa, et meie punkti selgitada.
Sellel kiirmeetodil valime sõnumi, mida me peame mitmesuguseks ja klõpsame kiirmeetodil, mis teisaldab sõnumi kausta Misc ja tähistab sõnumit lugemiseks.
Kui klõpsate nupul "Valikud", näete, kuidas Quick Step on konstrueeritud, ja saate seda ka muuta, näiteks lisada või eemaldada osi sellest või sellest.
Näiteks sellel pildil võib eemaldada etapi, kus sõnumid on märgitud "Loetud", nii et kõik liigutatakse kataloogi Mitmesugused, kuid selle olek jääb samaks.
See, kuidas kiire sammud töötavad, võiksime kulutada üsna pikka aega, näitame teile erinevaid võimalusi, kuidas neid luua ja rakendada, kuid me tahame üle minna eeskirjadesse, et erinevust illustreerida.
Reeglite üldreeglid
Nagu me mainisime, on kiirmeetmed midagi, mida te käitate, kui reeglid töötavad automaatselt stseenide taga vastavalt teie määratud kriteeriumidele. Kui klõpsate nupul "Reeglid", peaksite ripploendist valima "Loo reegli. ..".
Reeglite loomise peamised tingimused on üsna põhilised ja teil ei pruugi isegi vaja minna täiendavatele võimalustele, nii et jätkame ja uurime mõnda neist lihtsamatest aspektidest.
Järgmises pildis näete, et saate saata marsruudist kirju teatud saatjatelt või teemal või kellele see on saadetud. Sealt saate Outlooki teate visuaalselt ja / või heli abil. Te saate ka sõnumi teisaldada konkreetsesse kausta, mis erinevalt Quick Stepi kasutamisest võib juhtuda ilma sisendita.
Kui klõpsate nupul Loo reegel, ilmub järgmine viisardi dialoog.
Võite klõpsata ka reegli ja teadete aknas nupul "Uus reegel".
Kui see käivitub, avaneb esimene reeglite võluri aken, mis viib teid protsessi läbi.
reeglid on üllatavalt lihtsad, kui te juba teate, mida reeglit soovite teha. Klõpsake valikul "Täpsemad suvandid. .." ja näete, mida me mõtleme. Põhieesmärgi Loo eeskirjaekraanil näete mitte ainult seda, vaid näete täiesti uut muud reeglit, mida saate kasutada.
Kujutage ette, et võtaksime varem loodud Quick Stepi ja soovime seda reeglina muuta. Me tahaksime oma kriteeriumid valida ülaltoodud valikutest ja seejärel klõpsata nupul "Järgmine". Sellisel juhul läheme üle meie e-posti aadressile, mis saadetakse meie How-To Geeki kontole.
Järgmisel ekraanil valime suvandi "liikuda valitud kausta" ja seejärel altpoolt klõpsame allajoonitud linki "teisaldage see määratud kausta". Seejärel kuvatakse meile valikud, mis võimaldavad meil postitada marsruudiükskõik milline kaust me valime, mis antud juhul on "Misc."
Kui klõpsate nupul "Järgmine", küsitakse teilt, kas selle uue reegli puhul on erandeid. Kui seda pole, siis võite klõpsata nupul "Edasi" ja jõuate lõplikule ekraanile, kus teil palutakse nimetada uus reegel, kas soovite seda sisse lülitada, käivitada selle viimistlemisel ja lõpuks, saate seda vaadata.
Selleks klõpsake nuppu "Finish"( "Lõpeta") ja teil on hea minna. Seda reeglit näete, klõpsates nupul "Reeglid" ja seejärel rippmenüüst "Reeglite ja märguannete haldamine".
Võite igal ajal tagasi oma reegli muuta, lisada uusi, kopeerida, kustutada ja muid funktsioone.Ärge unustage, et kui soovite reegli säilitada, kuid ei soovi, et see kogu aeg töötab, võite lihtsalt selle kõrval asuva väikese kasti tühistada.
Kui soovite lisateavet sõnumite automaatselt teisaldamise kohta kindlasse kataloogi, soovitame teil vaadata seda artiklit.
E-posti sõnumite kustutamine ja nurjumine
Sa saad palju e-kirju, mida te ei soovi või vaja, olenemata sellest, kas see pärineb üleliigse vanema või otse rämpspostiga, hoides oma postkasti habras ja hästi hooldatudsuur väljakutse, kui te ei tea, kuidas teie käsutuses olevaid tööriistu kasutada.
Nagu näete nähtavalt Ribbonil kuvataval kujul, on üks osa, mis on täielikult pühendatud asjade kustutamisele, kõige olulisem on suur nupp "Kustuta" ja selle hiiglane X. Võite lihtsalt valida sõnumi või sõnumirühma ja klõpsata sellel nupul võiklõpsake lihtsalt klaviatuuril valikut "Kustuta".
Vaatame selle jaotise "Kustuta" natuke rohkem ja vaadake, mida veel see võib pakkuda. Esiteks on nupp "Ignoreeri".
Mida ignoreerib? Kui valite sõnumi või vestluse ja klõpsa "Ignoreeri", kuvatakse dialoogiboks.
Erinevus selle ja lihtsalt vestluse kustutamise vahel on see, et ignoreerides seda kohaldatakse selle ja kõikide tulevaste sõnumite suhtes, mis tähendab, et kui olete postitusloendis ja vastajad peavad endiselt vastust, siis ei näe nad enam neid, mis on ilusadkasulik.
Teine märkimisväärne valik on Clean Up funktsioon. Klõps nupul "Puhastamine" käivitab rippmenüü järgmiste valikutega:
Olenemata valitud suvist, näete dialoogi, mis pakub sama tulemust, kõik üleliigsed sõnumid tühjendatakse.
Kui klõpsate nupul "Seadistused", siis läheb sulle vestluspuhastamise võimalused. Nagu näete, võite kasutada puhastamisfunktsiooni, et arhiveerida vanad, koondatud vestlused teisele kausta, mis on ilmselt siin kõige kasulikum variant. Sageli on parem lihtsalt asjade arhiiv, mitte selle kustutamine, kui peate sellele hiljem viitama.
Kuigi need funktsioonid on suurepärased ja me näeme nende ilmset väärtust, ei suuda nad suurel määral mõjutada selle postkasti nuhtluse hukka: rämpspost.
rämpspost, rämpspost lähevad ära!
Rämpspost ei saa sama tüüpi pealkirju, mida ta kunagi tegi, sest tänapäevased rämpspostifunktsioonid teevad seda üsna head tööd umbrohutõrjeks. Kui kasutate Gmaili või muid veebimeili teenuseid, siis tõenäoliselt ei näe see palju, mis ei tähenda seda, et see pole seal, eriti kui teete halva vea, nõustudes lubama ettevõttel teie aadressi jagadaoma turustuspartneritega või klõpsate vales lahtris ja sisestage ekslikult nimekiri.
Point on, et rämpspost ikkagi juhtub, kuid Outlook pakub teile võimalusi, kuidas loodetavasti hoida seda rämpsfiltritega suures osas kontrolli all. Kui saate ilmselgelt rämpsposti või rämpsposti, võite selle sõnumi valida, seejärel klõpsake valikute ripploendil nuppu Rämpspost. Soovimatute sõnumite puhul valite "Blokeeri saatja", kuid muudel juhtudel soovid rämpsposti valikud reguleerida.
Teie filtreerimise tase on piiratum, seda paremat võimalust, mida sa tegelikult tahad või peate nägema, võib tahtmatult välja filtreerida. Kui see juhtub, peate mõjutatud e-kirju käsitlema, kasutades eelmises pildil olevaid valikuid.
See on hea mõte mõnda aega rämpsposti valikuid uurida. Võite seada teatud saatjate ja teatud adressaatide valged nimekirjad, kuid selgesõnaliselt blokeerivad saatjad, keda teate, et te ei usalda.
Kui hoiate oma postkastis lahja ja tähenda, võtab pühendumus ja tähelepanu detailidele. Ausalt öeldes, mõned hästi välja töötatud eeskirjad võivad teha palju tööd, kuid alati on uusi väljakutseid.Ärge unustage neid tööriistu - kiireid samme, reegleid, ignoreerides ja rämpsfiltere - ja saate oma e-posti käsitsema.
Kuuleme nüüd teie eest. Räägi meile oma lemmikute kohta, kiirmeetodid ja reeglid või rämpsposti käsitlemine. Meie arutelufoorum on avatud, andes meile oma kommentaarid ja küsimused.