1Sep
Microsoft Office võimaldab teil oma Office'i dokumente ja PDF-faile krüptida, võimaldades kellelgi mitte isegi faili vaadata, kui neil pole parooli. Office'i kaasaegsed versioonid kasutavad turvalist krüpteerimist, millele saate tugineda - eeldades, et olete määranud kindla parooli.
Järgmised juhised kehtivad Microsoft Wordi, PowerPointi, Exceli ja Access 2016 kohta, kuid protsess peaks olema sarnane ka teistes Office'i uuemates versioonides.
Kuidas on turvaline Microsoft Office'i paroolikaitse?
Microsoft Office'i paroolikaitsefunktsioonid on minevikus saanud halvaks. Office 95-st Office 2003-le krüpteerimiskava oli väga nõrk. Kui teil on Office 2003-ga või varasema versiooniga parooliga kaitstud dokument, saab seda parooli hõlpsalt ja kiiresti kopeerida laialdaselt kättesaadava parooliga lõhenemisega tarkvara abil.
Office 2007-ga sai Microsoft tõsiselt turvalisuse. Office 2007 lülitas 128-bitise võtmega kaasa arenenud krüpteerimisstandardile( AES).See on laialdaselt turvaline ja tähendab, et Office kasutab nüüd parooli määramisel nüüd oma dokumentide kaitsmiseks tõelist ja tugevat krüptimist. Katsesime PDF-i krüpteerimisfunktsiooni ja leidisime, et see kasutab Office 2016-s ka 128-bitine AES-i krüpteerimist.
On kaks suurt asi, mida peate silma peal hoidma. Esiteks on ainult paroolid, mis dokumendi täielikult krüpteerivad, turvaline. Samuti võimaldab büroo määrata teoreetilise faili "Keelata muutmise" parooli, mis võimaldab inimestel faili vaadata, kuid mitte seda parooli muuta. Seda tüüpi parooli saab hõlpsasti krakitud ja eemaldada, võimaldades inimestel faili redigeerida.
Ka Office'i krüptimine toimib hästi ainult siis, kui salvestate tänapäevaste dokumentide vormingutega nagu. docx. Kui salvestate vanematele dokumendivormingutele nagu. doc-mis ühilduvad Office 2003-ga ja varasema Office-iga, kasutatakse krüptimise vanemat, mitte-turvalist versiooni.
Kuid nii kaua, kui salvestate oma failid kaasaegsetesse Office'i vormingutesse ja kasutage suvandit "Keelake redigeerimine" asemel valikuga "Krüpteeri parooliga", peaksid teie dokumendid olema turvalised.
Office'i dokumendi
paroolide kaitsmine Office'i dokumendi kaitsmiseks parooliga avage see esmalt Wordis, Excelis, PowerPointi või Juurdepääs. Klõpsake ekraani vasakus ülanurgas oleval menüül "Fail".Klõpsake infopaneelil nuppu "Kaitsta dokument" ja valige käsk "Krüpteeri parooliga".
Nupp on ainult Microsoft Wordis kaitstud dokumendiga, kuid muudes rakendustes on see nimega midagi sarnast. Otsige Microsoft Excelis kaitsta töövihikut ja Microsoft PowerPointi "Kaitske esitlust".Microsoft Access'is näete lihtsalt vahekaardil Info vahekaardil olevat nuppu Krüptita parooliga. Sammud töötavad muidu samamoodi.
MÄRKUS. Kui soovite ainult piirata dokumendi redigeerimist, võite siin valida "Redigeeri piirama", kuid nagu me ütlesime, pole see väga turvaline ja seda on lihtne mööda minna. Parem on kogu dokumendi krüptimine, kui saate.
Sisestage parool, millega soovite dokumendi krüptida. Siin soovite valida hea parooli. Tundmatuid paroole saab hõlpsasti arvata tarkvara purustamisega, kui keegi saab dokumentidele juurdepääsu.
Hoiatus : kui kaotad parooli, kaotate selle juurdepääsu dokumentidele, nii et see oleks ohutu! Microsoft soovitab teil kirjutada dokumendi nimi ja parool ning hoida see turvalises kohas.
Kui dokument on krüpteeritud, näete infoekraanil teate "Selle dokumendi avamiseks vajalik parool".
Järgmine kord, kui avate dokumendi, näete lahtrit "Sisesta salasõna faili avamiseks".Kui te ei sisesta õiget parooli, ei saa te dokumenti üldse vaadata.
Parooli kaitse eemaldamiseks dokumendilt klõpsake nuppu "Kaitsta dokument" ja valige uuesti "Krüpteeri parooliga".Sisestage tühi parool ja klõpsake nuppu OK. Amet eemaldab parooli dokumendist.
Kuidas luua parooliga kaitstud PDF-fail
Samuti saate Office'i dokumendi PDF-faili eksportida ja parooliga kaitsta seda PDF-faili. PDF-dokument krüpteeritakse teie parooliga. See töötab Microsoft Wordis, Excelis ja PowerPointi.
Selleks avage dokument, klõpsake menüü nuppu "File" ja valige "Export." Dokumendi PDF-failina eksportimiseks klõpsake nupul "Loo PDF / XPS".
Klõpsake ilmuvas salvestamise dialoogi alaosas nuppu "Valikud".Valikute akna allservas aktiveerige suvand "Krüpteeri parooliga dokument" ja klõpsake "OK".
Sisestage parool, mida soovite PDF-faili krüptida ja seejärel klõpsake "OK".
Kui olete valmissisestage PDF-faili nimi ja klõpsake nuppu "Avalda".Kontor ekspordib dokumendi parooliga kaitstud PDF-faili.
Hoiatus : kui te unustate parooli, ei saa te PDF-faili vaadata. Kindlasti jälgige seda või kaotage juurdepääsu PDF-failile.
Peate selle avamisel sisestama PDF-faili parooli. Näiteks kui avate PDF-faili Microsoft Edge-Windows 10 vaikimisi PDF-vaates, palutakse teil enne selle vaatamist sisestada parool. See toimib ka teistes PDF-lugejades.
See funktsioon aitab kaitsta eriti tundlikke dokumente, eriti kui need salvestatakse USB-draivil või veebilahenduste teenuses nagu Microsoft OneDrive.
Full-disk krüpteerimine nagu Device Encryption ja BitLocker on Windowsi arvutis või Macintoshis FileVault, on turvalisem ja valutumatu kõigi teie arvutis olevate dokumentide kaitsmisel - eriti kui teie arvuti on varastatud.