11Sep

Kuidas lisada Wordi automaatselt automaatselt tekste

Meil ​​kõigil on mõni suur tekstiosa, mida peame regulaarselt sisestama, näiteks teie aadress, pikad nimed või fraasid või isegi tabeleid ja pilte, mida te sageli kasutate. Wordi automaatteksti funktsioon võimaldab teil neid tekstikõnesid salvestada ja neid kiiresti mõnede klahvivajutustega lisada, et saaksite printida vähem aega.

Automaatteksti funktsioon on olnud Office'i osa pikka aega, kuid nüüd on see osa Office'i 2007. aastal lisatud Quick Parts'ist. Lisaks automaattekstide sissekannetele võimaldab kiirosade funktsioon sisestada dokumendi omadused( nt pealkiri jaautor) ja väljad( näiteks kuupäevad ja lehtede numbrid).Quick Parts ja AutoText kirjed on tuntud ka kui "Building Blocks" ja Word sisaldab palju eelmääratud ehitusplokke. Samuti saate lisada nii palju kohandatud ehitusplokke kui soovite.

MÄRKUS. Oleme varem kirjutanud, kuidas viidata teksti teistest Wordi dokumentidest, nii et saate korduvkasutatava sisu lisada muudesse dokumentidesse, mis värskendatakse automaatselt. Selles artiklis käsitletud trikk sarnaneb AutoTexti kirje kasutamisega. Kui aga sisu sisestatakse automaatselt sisestatud kirjega, siis EI OLE automaatselt automaatselt uuendatud, kui muudate AutoText kirje.

Seal on muu tarkvara, nagu tasuta PhraseExpress for Windows, mis täidab sarnast ülesannete kogu süsteemi. See on suurepärane, kuna see toimib igas rakenduses, mitte ainult Wordis, kuid AutoTextil on vähe eeliseid, nimelt see sisaldab rohkem vorminguvõimalusi( eriti Wordi-spetsiifilisi) kui PhraseExpress ja see on saadaval kõikjal, kus Word on. Näiteks, kui teil pole näiteks lubatud oma tööarvutisse installida kolmanda osapoole programme, võite ikkagi AutoTexti kasutada.

SEOTUD TOOTED
Kuidas kasutada Microsoft Wordi muude dokumentide viiteteksti
Mallide kasutamine ühise kujunduse ja vormingu tagamiseks

AutoText kirjeid saate salvestada ainult mallide, mitte dokumentide endi kaudu. Vaikimisi salvestatakse uued automaatteksti sisestused Normal.dotm-i malli. See piirab AutoText sissekannete kättesaadavust ainult teie masinale, kui te ei jaga oma Normal.dotm-malli teiste masinatega. Saate lisada automaattekstide kirjeid kohandatud mallidele, kuid sellel on piiranguid, mida me sellest artiklist hiljem arutame.

Kuidas luua uut automaatset sisestust

Alustuseks looge uus Wordi dokument ja sisestage sisu( tekst, pildid, tabelid jne), mida soovite lisada kui automaatteksti sisestust. Seejärel tõstke esile sisu ja klõpsake vahekaarti "Lisa".

Kui soovite, et teie automaatteksti sisestuse tekst salvestataks kõigi kirje punktide, sealhulgas viimase lõigu lõigu vormindamisega, veenduge, et paragrahvi märk viimase lõigu lõpus sisaldub teie valikus. Lõike märgis salvestab lõigu vormingu. Kui te paragrahvi lõpus lõigu lõiku ei vali, võtab see punkt selle sisestamise ajal ümbritseva teksti lõike stiili. Kui te ei näe lõigu märki iga lõigu lõpus, võite valida, kas need kuvatakse valikutes. Kõik teie AutoTexti sisu suhtes kasutatavad märkide vormingud salvestatakse automaatselt teksti automaatsesse sisestusse.

Jaotises "Tekst" klõpsake nuppu "Avasta kiirosasid" ja liigutage hiirekursorit rippmenüüst "AutoText".Seejärel valige alammenüüst "Salvesta valik automaatteksti galeriisse".

MÄRKUS: võite märgata valikut "Save Selection to Quick Part Gallery", mis on saadaval otse menüüs "Quick Parts".See valik lisab valitud teksti kirje "Kiired osad", mitte "AutoText" kirje."Quick Parts" ja "AutoText" kirjed on mõlemad ehitusplokid. Võite lisada kirje selliselt, kuid me kavatseme arutada selle lisamist AutoTexti kirjetena.

Avaneb dialoogiboks "Loo uus ehitusplokk".Sisestage AutoText'i kirje nimi nime muutmise lahtrisse.

Soovitame oma AutoTexti kirjete nimesid muuta nii, et sisestada iga kirje sisestamiseks peate sisestama vaid mõne nimesid. Kui mitmel AutoText-sissekandel on väga sarnased nimed, peate sisestama piisavalt nime, nii et Word teab, milline kirje soovite sisestada.

Saate muuta selle kirje kategooriat. Rippmenüüst "Kategooria" on valik "Loo uus kategooria", mis võimaldab teil lisada selle automaatteksti kirje kohandatud kategooriasse. Võite ka muuta "Galerii", milles kirje on loodud.

rippmenüüst "Valikud" saate määrata, kuidas kanne dokumendisse sisestatakse. Kui lisate väikese natuke teksti, näiteks ettevõtte nime, valige "Ainult sisule sisestamine", mis lisab kirje sisu sisestatud kursorile. Samuti saate sisestada sisu oma lõike või oma lehe( ideaalne standardsete lehtede loomiseks).

Lubage ripploendist "Salvesta" vaikeseade. See salvestab automaatteksti sisestamise teie tavalisesse malli.

Kui olete oma uue AutoTexti kirje seadistanud, klõpsake "OK".

Kui sul on avatud avatud viimane Wordi dokument, võib kuvada järgmine dialoogiboks, milles küsitakse, kas soovite Norma.dotm-i malli tehtud muudatused salvestada, kui olete sisse lülitanud võimaluse, et teil palutakse tavaline mall salvestada. AutoText'i kirje salvestamiseks malli Normal.dotm klõpsake nuppu "Salvesta".

Kuidas sisestada AutoText sisestamine dokumendisse

Nüüd, kui oleme loonud uue AutoTexti kirje, lisame selle dokumendile. Uue Wordi dokumendi loomine või olemasoleva avamine. Klõpsake vahekaarti "Lisa" ja liigutage hiirekursorit rippmenüüst "AutoText".Märkate, et lisatud automaatteksti kanne on saadaval otse alammenüüs "AutoText".Selle sisestamiseks sisu sisestamiseks valige see.

Võite sisestada ka AutoTexti kirje lihtsalt sisestades AutoText kirje nime. Väike hüpikaken koos sobiva AutoTexti kirje nimega ja juhised, mis nõuavad sisestamiseks vajutada "Enter".Kogu AutoTexti sisestuse sisestamiseks oma dokumendile vajutage sisestusklahvi. Võite vajutada ka "F3".

Automaatteksti sisestuse sisu sisestatakse koos algsete rea vahedega ja vormindamisega.

Automaatseteksti sisestuste kiiremaks ja hõlpsamaks sisestamiseks võite kiire juurdepääsu tööriistaribale lisada nupu AutoText.

Kuidas sisse lülitada "Näita automaattehingute soovitusi"

Kui te ei näe AutoTexti sisestamise nime sisestamisel automaatselt lõpule viitavat soovitust, peate võib-olla lülitama valiku "Näita automaattehingute soovitusi".

Selleks, et lülitada sisse "Näita automaattehingute soovitusi", avage olemasolev Wordi dokument või looge uus ja klõpsake vahekaarti "Fail".

Klõpsake backstage ekraanil vasakul valikute loendis valikut "Valikud".

Klõpsake dialoogiboksis "Word Options" vasakul küljel olevate üksuste loendis valikut "Advanced".

Valige jaotises "Redigeerimisvalikud" märkeruut "Kuva automaattehingute soovitused", nii et kastis on märgistus.

Nüüd saate nüüd pärast sisestamist sisestada AutoText-i kirje osa sisestamise järel nuppu "Enter".

Kuidas olemasoleva automaatse teksti sisestamist

sisu muuta. Ütle, et kolisite uue kodu juurde ja peate oma aadressi oma automaatteksti sisestamisel muutma. Seda on lihtne teha. Lihtsalt sisestage kirje nii, nagu seda soovite uue Wordi dokumendis, valige see ja seejärel avage automaatteksti alammenüü, nagu varem arutleti. Valiku "Salvesta valik automaatteksti galeriisse" alammenüüs olemasolevate automaatteksti sisestuste all.

Sisestage nimi nimega, mis kehtib AutoText kirje muutmise nimega ja klõpsake nuppu OK.

Kuvatakse kinnitusdialoog. Klõpsake "Jah", et asendada eelmine tekst AutoText uuega.

Nüüd saate lisada uuendatud AutoTexti kirje kõikidesse uutesse või olemasolevatesse Wordi dokumentidesse nagu varemgi.

MÄRKUS. Pidage meeles, et automaatteksti sisestuse muutmine ei muuda selle kirje sisu üheski olemasolevas dokumendis, kuhu olete juba selle sisestanud. Automaatteksti sisestuse muudetud sisu kasutatakse ainult siis, kui sisestada kirje mis tahes ajal pärast selle muutmist.

Kuidas olemasoleva automaatteksti sisestuse omadusi redigeerida

Lisaks automaatteksti sisestuse sisu muutmisele saate muuta ka kirje omadusi, näiteks malli, milles see on salvestatud, kategooria ja nii edasi.

Selleks looge uus Wordi dokument või avage olemasolev. Klõpsake vahekaarti "Lisa" ja seejärel klõpsake jaotises "Tekst" nuppu "Avasta kiirosakesed".Valige rippmenüüst "Building Blocks Organizer".

Avaneb dialoogiboks "Building Blocks Organizer".Kuvatakse kõigi "ehitusplokkide" nimekiri, mis näitab iga nime "Nimi" ja mille "Galerii", "Kategooria" ja "Mall" on need. Need on loetletud tähestikulises järjekorras vastavalt "Galerii" jaoks. Meie uus kirje "Aadress" on loetletud ülaosas, kuna see asub AutoTexti galeriis. Klõpsake kirjel selle valimiseks. Dokumendi parempoolses servas kuvatakse kirje eelvaade.

Pärast kirje "Address" valimist klõpsake "Building blocks" loendi all "Redigeeri omadusi".

Sama dialoogiboks kuvatakse siis, kui olete loonud automaatteksti kirje;aga nüüd nimetatakse seda "ehitusobjekti muutmiseks".Me hakkame muutma valikut "Sisu sisestama oma lõigus, nii et aadress sisestatakse alati eraldi reale, isegi kui kursor on teise rea lõpus. Kui olete muudatuse teinud, klõpsake "OK".

Kinnitamise dialoogiboks kuvatakse uuesti, kinnitades, et soovite AutoText kirje asendada muudetud versiooniga. Klõpsake "Jah".

Kuidas automaatteksti sisestamist

kustutada Kui avastad, et autoteksti kirje enam ei vaja, võite selle kustutada ehitusplokkide kogust. AutoText'i kirje kustutamiseks avage dialoogiboks "Building Blocks Organizer", nagu on kirjeldatud viimases jaotises. Valige AutoText kirje, mida soovite kustutada, ja klõpsake "Building blocks" loendi all oleva nupu "Delete" all.

Kinnitusdialoog näitab küsib, kas soovite kindlasti kustutada valitud ehitusploki, antud juhul automaatteksti sisestuse. Kirje kustutamiseks klõpsake "Jah".Avaneb dialoogiboksi "Building Blocks Organizer".Selle sulgemiseks klõpsake "Sulge" ja pöörduge oma dokumendi juurde.

AutoText tundub olevat üks tavaline malli kasutamisel. Me testime automaatteksti sisestuste lisamist kohandatud malli, kuid kui me selle malli põhjal loonud uue dokumendi, ei olnud automaatteksti kirje saadaval. Kuid kui oleme loonud uue dokumendi, mis põhineb tavapärasel kujul ja seejärel sellele dokumendile kohandatud malli, on automaatteksti kirje saadaval. Seega, kui soovite salvestada AutoText sissekandeid oma kohandatud malli, kindlasti lisage mall oma dokumentidele pärast nende loomist või muidu teie AutoText sissekanded pole saadaval. Kui te ei leia teisiti, andke meile kommentaarides teada.

SEOTUD TOOTED
Mallide kasutamine ühtse kujunduse ja vormingu tagamiseks
Kuidas kindlaks määrata ja muuta, milline mall on lisatud Wordi dokumendile

Varasemad versioonid Wordist( 2003 ja varasemad) võimaldasid kopeerida AutoText kirjeid ühest mallist teise. Kuid Word 2007-st eemaldati see funktsioon.