29Jun
Microsoft arvas, et nad on kasulikud uue e-posti märguannete seadistamisel. Kuid pidev teavitustegevuse vallandamine võib häirida ka teie mõttelaadi. Saate teatisi täielikult välja lülitada või veelgi paremaks - saate seadistada Outlooki, et teavitada ainult olulistest e-kirjadest.
Kuidas luua lihtsat reeglit
Kui peate reageerima teatavatele inimestele, näiteks klientidele, teie bossile või teie pereliikmetele, saate Outlooki eeskirju kasutada, et saada teateid ainult teatavate sõnumite kohta. Siit saate teada, kuidas seadistada reegel, mis kuvab ainult teatud saatja e-posti märguandeid.
Selle reegli seadistamiseks on kõige lihtsam leida selle isiku e-kiri. Selle näite jaoks seadisin reegli, mis teavitab mind, kui ma saan oma bossilt e-kirja, sest teie bossi e-kirjad on alati tähtsad, eks? Niisiis, paremklõpsan e-posti aadressil How-To Geeki peatoimetaja Whitson Gordon'ist ja valige hüpikmenüüst käsk "Reeglid" ja seejärel "Loo reegel".
Valige dialoogiboksis "Loo reegel" tingimused, millele soovite uue e-kirja kohta teavet saada. Ma tahan viivitamatult saada teateid Whitsoni saatvate meilide kohta, nii et ma valin esimese märkeruudu.
Samuti valisin märkeruutu "Saadetud" ja veenduge, et rippmenüüst oleks valitud minu nimi, nii et ma saan Whitsonist saadetud e-kirjade kohta teateid otse mulle. Kui te ei soovi, et teid teavitataks meilisõnumitest, kus olete CC'e või üks paljudest adressaatidest, valige rippmenüüst "Saadetud" valik "ainult minu".Kui olete oma valikud teinud, klõpsake "OK".
Ekraanil kuvatakse dialoogiboks, mille abil saate käivitada selle reegli praeguses kaustas olevatele sõnumitele. Klõpsake nuppu OK.Ma tahan teada saada, millised meilid on minu postkastis Whitsonist, nii et ma valin märkeruudu.
Ilmub dialoogiboks "New Mail Alerts", mis nõuab kohest tegevust. Mul on oma postkastis praegu ainult üks kirja Whitson, nii et see on ainus, mis selles dialoogiboksis on loetletud. Kui aga Whitsonilt saadi rohkem e-kirju, oleksid kõik need siin loetletud. Kui soovite seda dialoogiboksi otse vaadata, valige see e-kiri ja klõpsake "Ava üksus".Dialoogiboksi sulgemiseks klõpsake "Sulge".
Dialoogiboks "New Mail Alerts" jääb avatuks seni, kuni klõpsate nuppu "Close", isegi kui avanete dialoogiboksist e-kiri ja sulgete sõnumi.
Kuidas luua rohkem täiustatud reegleid
Reeglite loomisel saate valida täiendavate, täpsemate valikute vahel, kui see on dialoogiboksis "Loo reegel" peamised võimalused. Selleks avage dialoogiboks "Loo reegel", nagu on kirjeldatud selles artiklis varem. Seejärel klõpsake "Täpsemad valikud".
Dialoogiboksis "Reeglite nõustaja" esimene ekraan kuvab kontrollitavate üksikasjalike tingimuste loendi. Valige e-posti teatiste kontrollimiseks tingimuste märkeruudud. Ma tahan saada märguandeid, kui võtaksin Whitsonile saadetud kirjad vastu ainult mulle, nii et ma valiksin need tingimused.
Sinine allajoonitud tekst on lingid, mida klõpsate, et määrata väärtus( ed), mida soovite selles seisukorras kontrollida. Kui olete selle seisundi valinud, klõpsake väärtuse muutmiseks lahtrisse "2. samm" oleval sinisel lingil.
Kui olete valinud tingimused, mida soovite kontrollida, klõpsake "Järgmine".
Nüüd vali valikud, mis näitavad, mida tuleks teha teie valitud sõnumiga, mis vastab valitud tingimustele. Võite teha asju nagu sõnumi teisaldamine konkreetsesse kausta, selle edastamine ühele või mitmele inimesele, vastamine malli abil või märkimine lugemiseks. Kui ma Whitsonilt saadan e-kirja, tahaksin saada töölaua hoiatuse, nii et ma valisin nimekirja viimase valiku, kuvatakse töölaua hoiatus. Kui olete valinud sõnumi jaoks soovitud toimingu, klõpsake "Järgmine".
Järgmisel ekraanil on reegli erandite määramise võimalused, näiteks kui te ei soovi märguannet saada, kui sõnum on koosoleku kutse või värskendus. Valige ükskõik millised erandid, mida soovite reeglile kohaldada, ja klõpsake "Järgmine".Ma ei taha ühtegi erandit, nii et ma lihtsalt klõpsan sellele ekraanile vahelejätmiseks "Järgmine".
Viimane ekraan võimaldab teil määrata reegli nime ja seadistada mõne reegli valikud, sealhulgas üks kohe "Selle reegli sisse lülitamine".Kui soovite reegli kohe käivitada juba postkastis olevatel sõnumitel, valige käsk "Käivita see reegel nüüd sõnumites, mis on juba sisendkaustas".
Vaadake reegli kirjelduse all "3. samm" ja klõpsake "Lõpeta", kui olete valmis.
Nüüd, kui ma saan Whitsoni e-kirja, kuvatakse Windowsi töölaual desktop'i märguanne. Pange tähele, et see erineb dialoogiboksist "Uued e-posti märguanded", selle asemel on see emakeelne Windowsi märguanne. Kui eelistate seda teavitussuhet, peate iga loodud režiimi jaoks läbima "Täpsemad valikud".
Kuidas muuta reegleid
Reeglite muutmine, kustutamine või isegi ajutiselt välja lülitamine on lihtne. Ma tahan oma reeglit muuta, et kuvada pigem dialoogiboksi "New Mail Alerts" kui "Desktop Alert".Selleks klõpsan vahekaardil "Kodu".
Klõpsake jaotises "Liikumine" nupul "Reeglid" ja valige "Reeglite haldamine &Hüpikud "rippmenüüst.
Ilmub dialoogiboks "Reeglid ja märguanded".Vahekaardil "E-posti reeglid" klõpsake "Muuda reeglit" ja valige rippmenüüst reegli sätete muutmine.
Nagu varem öeldud, kuvatakse reeglite nõustaja esimene ekraan nimekirja tingimustest, mida saab sissetulevad meilid kontrollida. Valikud, mida ma tegin, kui loen esimest korda reegli kuva loendi ülaosas ja kirjeldus praeguste sätetega kuvatakse 2. sammul asuvas kastis. Ma ei taha tingimusi muuta, seega klõpsan "Next".Kui soovite reegli tingimusi muuta, tehke muudatused ja seejärel klõpsake nuppu "Järgmine".
Ekraanil, milles loetletakse sissetulevate meilisõnumite võtmise toimingud( olenevalt tingimustest), lülitatakse välja valik "Töölaua märguande kuva", mis kuvatakse loendi ülaosas ja seejärel nupul "Järgmine".
Oletame, et soovite kuvada dialoogiboksi "Uued e-kirjad".Kerige toimingute loendi all ja valige märkeruut "Uue elemendi hoiatus aknas märgitud konkreetne sõnum".Dialoogiboksis "Uued e-posti märguanded" kuvatava sõnumi kohandamiseks klikkige "2. sammul" lahtris oleval lingil "konkreetne sõnum".
Dialoogiboksis "Hoiatus Sõnum" sisestage teade, mis kuvatakse dialoogiboksis "Uued e-kirjad" ja klõpsake "OK".
Kui soovite erandeid lisada või eemaldada, klõpsake erandite loendi avamiseks ja muudatuste tegemiseks nupul "Järgmine".Reegli nime muutmiseks või reeglite nõustaja viimasele ekraanile muude valikute muutmiseks klõpsake erandite ekraanil uuesti valikul "Edasi".Ma ei taha midagi muud muuta, et klõpsata toimingute ekraanil nupul "Finish", et oma muudatused vastu võtta ja sulgeda "Reeglite nõustaja".
Teid tagastati dialoogiboksis "Reeglid ja märguanded".Selle sulgemiseks klõpsake "OK".Reegli käivitamiseks klõpsake vahekaardi "E-posti reeglid" ülaosas käsku "Käita reegleid kohe".
Dialoogiboksis "Käita reeglid kohe" valige kastike "Vali reeglid käivitada" märkeruut reeglile, mida soovite käivitada, ja vajutage nuppu "Käivita kohe".
MÄRKUS. Pärast reegli käivitamist ei sulgu dialoogiboks "Käivita reeglid nüüd" automaatselt. Selle sulgemiseks peate klõpsama "Sulge".Dialoogiboks "Reeglid ja märguanded" ei sulge ka automaatselt, nii et selle sulgemiseks klõpsake nuppu OK.
Dialoogiboksis "Uued e-posti märguanded" kuvatakse ülaosas oma kohandatud sõnumiga.
Reeglite funktsioon Outlookis pakub mitmeid võimalusi oma e-posti sõnumite automaatseks haldamiseks. Spetsiifilisi sõnumeid saab teisaldada kindlateks kaustadeks, teema toimingute tegemiseks e-kirjades teatud tekstiga teema reale või isegi teatavatel tingimustel automaatselt kustutada sõnumeid. Outlooki eeskirjad võivad esialgu tunduda ülekaalukalt, kuna kõik võimalused on saadaval. Kuid kui teate, kuidas soovite teatud e-kirju hallata, pole teie enda eeskirjade loomine ja haldamine nii keeruline.