5Aug
. Selle külastatava artikli kirjutas Askor, DemoGeeki tehnokeskuse taga olev geek.
Kui töötate meeskonnas või kui tegelete oma klientidega, võiksite veenduda, et jagate oma dokumente õigel viisil, nii et dokumendis sisalduv teave jõuab õigesse sihtrühma ja järgitakse selle konfidentsiaalsust.
Word 2007-il on funktsioon, mille abil saate Wordi dokumenti ametlikult ette valmistada, et seda õigesti jagada inimeste rühmale või isegi üksikutele inimestele, kellel on kindel usaldusväärsus.
ettevalmistamine
Käivitage Word 2007 ja looge dokument soovitud viisil.
Kui olete dokumendiga rahul ja valmis neid levitama, peatage see mõneks ajaks enne e-posti rakenduse levikut ja järgige neid lihtsaid samme, et dokument oleks levitamiseks valmis. Pidage meeles, et need sammud on isoleeritud ja mida see tähendab, saate valida ja valida samme, mida soovite järgida.
Klõpsake Office Button ja klõpsake menüüvaliku " Prepare " nuppu. Seal on 7 erinevat võimalust, mida peaksite nägema. Ma selgitan välja kõik need võimalused, et saaksite oma turustusnõuete jaoks valida ja valida sobiva kombinatsiooni.
dokumendiomadused
Esimeses loendis on omaduste suvand, mille abil saate sisestada dokumendi metaandmed.
Võite sisestada dokumendi autori, pealkirja, subjekti, märksõnade, kategooria, staatuse ja kommentaaride nimed.
Mõned neist saab vaadata -faili & gt; & gt; omadused dialoog.
Pidage meeles, et pärast dokumendi lõplikku vormistamist ei saa te neid omadusi näha, kuid seni saate oma dokumendi omadustega seostada teistega, et enne selle avamist tutvuda dokumendiga.
Kontrolli dokumenti
Loetelu on teine variant " kontrollida dokumendi " valikut. Dokumendi levitamise ettevalmistamise osana saate kontrollida dokumenti kommentaare, parandusi, parandusteid, tindi annotatsiooni. Saate kontrollida peidetud metaandmeid või isikuandmeid, mis on dokumendiga salvestatud. Saate vaadata mis tahes kohandatud XML-andmeid, mis on dokumendiga salvestatud. Samuti saate kontrollida mis tahes teavet päiste, jaluste ja mis tahes vesimärkide kohta. Lõpuks saate kontrollida ka dokumendi peidetud tekste.
Valige kontrollimisvõimalused, mida soovite enne dokumendi levitamist veenduda ja kui vajutate nupule " Kontrolli ", kontrollib sõna seda dokumenti ja teavitab teid kõikidest objektidest, mida ta selle kontrollimisel leiab.
Tähelepanu vajavad esemed märgitakse hüüumärgiga ja saate soovi korral uuesti kontrollida.
krüptidokument
Kolmas nimekirjas on " krüptida dokument " variant. Valige see suvand, kui soovite, et dokumendid vaataksid ainult teatud inimesed, keda te usaldate. See võimaldab teil krüptida dokumendi oma valitud parooliga ja kasutajad peavad selle dokumendi vaatamiseks sisestama selle salasõna.
Vali parool, mida saate gruppi levitada. Minu soovitusest ei tohiks valida parooli, mida kasutate isiklikult, vaid parool, mida keegi ei saa seda kasutada, et jälgida teie veebikontosid või tundlikke kontosid, mida kasutate isiklikult.
Kinnitage parool veel kord. Paroolid on tõstutundlikud ja kindlasti salasõna säilitamiseks / mäleta, kuna parooli ei saa taastada, kui olete unustanud ja faili avamiseks pole võimalust parooli unustada.
Kui olete krüptitud, peaksite olema võimeline nägema, et menüüvaliku vähene taustavärv näitab, et see dokument on krüpteeritud.
Kui teie jaotusgrupis asuvad inimesed proovivad krüptitud dokumendi avada, palutakse neil sisestada parool.
Ilma paroolita ei suuda nad dokumendi üldse avada.
Luba piiramine
Neljas loendis on valik " piirangute lubamine ".Selle piiranguga, mida inimesed saavad dokumendiga teha, saate kasutada valikut "Piirata luba".Kui dokument on tundlik, saate seda kasutada, et piirata dokumentide redigeerimist, kopeerimist ja printimist.
Litsentsi piiramine kasutab piirangute rakendamiseks Windows Rights Management kliendit.
Võib-olla palutakse installida Windows Rights Management tööriist.Ärge muretsege, mine edasi ja installige see usaldusväärse allika kaudu. Kui olete installinud, peaksite saama seadistada, mida inimesed dokumendiga saavad teha.
Lisage digitaalallkiri
Viiendaks nimekirjast on valik " Lisa digitaalallkiri ".Digitaalallkirjad tagavad dokumendi terviklikkuse. Mõelge digitaalallkirjadest paberist allkirjaga, kuid mugavuse huvides saate seda elektrooniliselt. Kui dokumendil on digitaalallkiri, tähendab see dokumendi terviklikkust ja usaldust. See oleks kasulik, kui jagate dokumendi väga suurele vaatajaskonnale.
Klõpsake valikul " Lisa digitaalallkiri " ja Word küsib ülaltoodud dialoogi, et otsida digitaalallkirja pakkujaid Office Marketplaceis.
Oma kontori veebiturul peaks olema võimalik leida digitaalallkirja pakkuja, mida saate dokumendi allkirjastamiseks kasutada.
Run ühilduvuskontroller
Esmalt vahele viimane võimalus " Run Compatibility Checker ".Kui olete kasutanud mõnda Word 2007 spetsiifilist funktsiooni ja kahtlustate, et teie vaatajaskond võib kasutada vanemaid Wordi versioone, võiksite käivitada ühilduvuskontrolli, et tagada kogu dokumendi lugemine kogu vaatajaskonnale.
Word 2007 käivitab eelnevalt määratletud ühilduvuskontrollide komplekti ja kui ta leiab ühilduvusprobleeme, siis loetleb see ülaltoodud dialoogis, kui ei ole hea liikuda lõplikult enne dokumendi levitamist.
Mark
Lõplik
See peaks olema viimane samm, mida sa soovisid järgida enne, kui levitate seda gruppi. Nime järgi näitab see, et tegevus vastab dokumendile nii, nagu kõik levitamiseks seatud.
Kuna see muudab dokumendis olulisi muudatusi, palutakse teil veenduda, et soovid dokumendi märkida lõplikuks.
Kui dokument on tähistatud kui Lõplik, ei saa seda dokumenti redigeerida ning seda puhastatakse kõikidest tõenditest, märkustest jne.
Finalized Documents saadakse uue ikooni olekuribal, mis näeb paberil rohkem välja nagu rubberstamp.
Dokumendi koostamine levitamiseks aitab teil vältida teatavaid ilmselgeid vigu, mida teete dokumendi levitamisel suurtele inimestele. Sa ei pea kõiki samme järgima;pigem võite valida ja valida, milline soovid / eelistate. Word 2007 on piisavalt paindlik, et teha seda, mida te seda palute dokumendi ettevalmistamisel levitamiseks.
Loodan, et see on kasulik ja loodan, et kasutate Wordi suutlikkust dokumendi nõuetekohaseks vormistamiseks enne levitamist. Kui teil on küsimusi või kommentaare, siis andke mulle kommentaarides teada.
