Go Paperless: lõpetage kõik trükkimine ja naudige digitaalset elu

"Meie paberivaba kontor", mida meile lubati, ei tundu kunagi paljudel inimestel. Kuid tegelikkuseks on see, et täna siin on paberivaba kontor, kui soovite seda ära kasutada.

Kui olete ikka veel keegi, kes prindib meile, veebilehti ja muid dokumente, saate seda kohe peatada. Teil on paremaid viise oma teabe jälgimiseks ja kiirema juurdepääsu saamiseks - lõpuks ei saa sõnu otsida füüsilistest paberitükkidest.

Prinditav versioon

Printimine on kulukas ja ebamugav, mis nõuab sageli kallite tindikassettide, printeripaberi ja uute printerite kasutamist, kui see odava tindiprinteri paratamatult ebaõnnestub. Kogu see paber muutub segaduseks, mis peab olema korralikult organiseeritud või te ei saa kunagi seda, mida otsite. Te ei pääse sellele juurde, kui olete oma kontorist eemal, ei saa te sellel otsida, ja teil on ainult üks eksemplar, nii et teil on probleeme, kui sellega midagi juhtub.

trükkimine oli vajalik, kui arvutid olid rasked tellised, mis olid lauale kinnitatud. Nüüd kõnnime koos oma taskutega arvutitega, tahvelarvutitega, mis suudavad paberit paberi suurusele ligilähedasemel, ning pilveteenuseid, mis saavad kõik teie dokumendid varundada ja sünkroonida kõikides seadmetes. Saate otsida dokumente, mille olete salvestanud nende sisalduvate sõnadega, nii et te ei pea keerukaks registreerimissüsteemiks seadistama ja seda haldama.

Kuidas mitte trükkida

Meie geeksid võisid kaua aega tagasi trükkida, kuid seal on palju inimesi, kes ikka veel e-kirju ja veebilehti regulaarselt printida. Proovime pakkuda näpunäiteid, mis aitavad teil printerist eemal viibimise ja uude säästmise ja korraldamise viisi, mis on mõttekas.

• Looge digifailide kabinet : kõigepealt soovite otsustada, kust asju salvestada asemel printida. See aitab omada ühtset asukohta, kus säästa kõik. Soovitame mõnda pilveteenust, mis sünkroonib kõiki teie seadmeid, nii et saate nende juurde pääsete nutitelefonidele, tahvelarvutitele ja arvutisse. Paljud inimesed kasutavad Evernote oma arhiivina kõigi oma märkmete ja dokumentide jaoks, kuid võite ka salvestada sellesse pilvaruumi teenusesse nagu Dropbox, Google Drive või Microsoft OneDrive. Kui sa tõesti eelistavad kohalikku talletusruumi, võite oma faile oma arvutisse salvestada - aga kindlasti seda ka varundada. See on vähem mugav, kuna peate faile käsitsi teistele seadmetele kopeerima, kui soovite neid mujalt vaadata.
• Prindi PDF-le : PDF-faili saab printida kõik, mida võite printida - olenemata sellest, kas tegemist on kviitungiga, dokumendiga, e-postiga või veebilehega. Esiteks peate oma Windowsi arvutisse installima PDF-printeri. Seejärel saate printimisprotsessi normaalselt läbi vaadata, valides virtuaalse PDF-printeri. Saad faili, mille saate salvestada näiteks Evernote või Dropbox.

• trükkimine kirjades : kirju saab printida PDF-i samamoodi. Samuti võite proovida neid tähistada( kui kasutate Gmaili) või lisades need spetsiaalse kausta või sildi juurde, kus saate neile hiljem viidata. Nendele meilidele saab pääseda hiljem igast seadmest e-posti kliendiga - pole vaja trükkida.
• veebilehtede trükkimine : kui prindite veebisaite hiljem viitamiseks, saate neid printida PDF-asena. Samuti saate neid järjehoidjaid hiljem vaadata( teie järjehoidjad saavad sünkroonida kõikides seadmetes).Kui soovite veebilehte hiljem lugeda, kasutage teenust Pocket või Instapaper, et luua nimekiri kraamidest, mida soovite lugeda. Sellised teenused hõlmavad veebi lehte, teisendavad seda loetavaks tekstiga seotud artikliks ja isegi salvestavad seda mobiiltelefonides võrguühenduseta, et saaksite veebilehte hiljem ilma printimiseta lugeda.
• Kaartide printimine : kaardid ei pruugi printida, kui teil on nutitelefon GPS-iga. Kui kasutate Google Mapsi, võite sisse logida Google Mapsi rakendusse ja vaadata teie arvutis Google Mapsi veebisaidil tehtud otsinguid. Loomulikult võite lihtsalt ka PDF-i printida.
• faksi dokumendid : Mõned kaltsifitseeritud vanad ettevõtted nõuavad endiselt fakse. Fakside saatmiseks veebis saate kasutada teenust HelloFax. HelloFax pakub viie tasuta faksi kuus - see peaks olema enam kui piisav kodukasutajatele, kes ainult aeg-ajalt vajavad ettevõtte faksimist.
• Kui keegi kinnitab trükitud dokumente : Kahjuks nõuavad mõned organisatsioonid trükitud dokumente. Sellest pole lihtsalt midagi. Kui nad ei võta PDF-d e-posti teel, siis peate printima.
• Mida teha oma vanade paberdokumentidega : paberkandjal on lihtsam käia edasi, selle asemel, et otsustada kõiki vanu paberkandjal dokumente digitaalsete versioonide jaoks teisendada - see võib olla palju tööd. Sellest hoolimata võite skannida oma vanad dokumendid PDF-failidesse skanneri abil.

Digitaalfailide kasutamine

Teie digitaalsel tööruumil on nüüd mitmeid eeliseid, mida paberil pole:

• Backup : teie failid varundatakse, kui olete neid salvestanud teenusega Evernote, Dropbox, Google Drive või SkyDrive. Kui teie maja põleb, siis ei kaota olulisi dokumente.
• Otsing : saate hõlpsalt otsida kõik oma elektroonilised dokumendid, et leida vajalikke dokumente, ilma sõelumata paberi mägedest. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, isegi Windows - neil kõigil on täistekstiotsingu funktsioonid.
• -i ligipääs kõikjal : teie paberid on juurdepääsetavad igale arvutile, nutitelefonile või tahvelarvutile. Kui olete välja ja peate midagi välja nägema, saate seda teha oma nutitelefonist, selle asemel et koju minna ja kaevata läbi oma paberid.
• No Clutter : Teil ei pea muretsema oma dokumentide salvestamise, organiseerimise, salvestamise ja deklleerimise pärast.
• Trükikulu puudub: Kui te ei pea ostma kallist tinti, odavaid printereid ja printeripaberi posesid, säästate raha.

Muidugi võivad mõned dokumendid olla veebi jaoks salvestatud liiga tundlikud. Sellises olukorras võite alati kasutada krüptimist - luua krüptitud konteiner ja salvestada see teenuses nagu Dropbox, Google Drive või SkyDrive. Inimesed vajavad parooli enne nende dokumentidele juurdepääsu.

piltkrediit: Sarah Kolb-Williams Flickrist, Flickriga seotud tsellanr, Flickr

jeremyfoo