Kuinka testata kirjoitusosi "luettavuutta" Microsoft Wordissa tai Outlookissa

Microsoft Word ja Outlook ovat jo pitkään pystyneet katselemaan kirjoitettavien "luettavuustilastoja", joten tiedät kuinka yksinkertainen tai monimutkainen olet kirjoittamassa. Tämä voi auttaa varmistamaan, että kirjoituksesi on riittävän luettavissa tarkoitetulle yleisölle.

Vanhemmissa Word-versiossa ominaisuus oli vain napsautussuhde tilapalkissa. Vuodesta 2013 alkavissa versioissa sinun on otettava ominaisuus käyttöön ensin ja päästävä se sitten avaamalla oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistus.

Oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistaminen Wordissa ja Outlookissa tapahtuu Proofing-paneelissa ja tarjoaa melko vankan tavan dokumentoida asiakirjoja. Kieltä on parannettu kieliopin tarkistustyökaluja, mutta vaikka sinulla onkin käytössäsi olevat, sinun on vielä otettava sisäänrakennettu kieliopin tarkistus käyttöön luettavuustilastojen avulla. Se, onko se sen arvoinen, on todella sinun. Ja jos et ole varma, että kieliopin tarkistus on aktiivinen, mutta mieluummin sitä, että et halua häiritä sitä, kun työntyy tyyresti, voit aina poistaa kirjoituksen ja kieliopin tarkistuksen kirjoittaessasi.

Miten luettavuustilastot voidaan ottaa käyttöön

Voit lukea tilastotietojen lukemisen Wordissa, joten sinun on ensin käynnistettävä ominaisuus. Napsauta Wordissa Tiedosto-välilehteä ja valitse sitten Asetukset. Valitse Asetukset-ikkunassa Suojaus-välilehti. Ota käyttöön sekä "Tarkista kielioppi oikeinkirjoitus" ja "Näytä luettavuustilastot" -valintaruudut. Napsauta OK, kun olet valmis.

Prosessi on samanlainen Outlookissa. Napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse sitten Asetukset. Valitse Asetukset-ikkunassa Mail-välilehti ja napsauta sitten oikeinkirjoitus- ja korjaustoimenpiteitä -painiketta.

Valitse Editor Options -ikkunassa Proofing-välilehti. Ota käyttöön sekä "Tarkista kielioppi oikeinkirjoitus" ja "Näytä luettavuustilastot" -valintaruudut ja valitse sitten OK.

Huomaa, että sekä Wordissa että Outlookissa voit poistaa valintavaihtoehdot oikeinkirjoitus- ja kielioppi-virheiden tarkistamiseksi kirjoittaessasi, jos havaitset häiritsevän.

Kuinka luettavuustietojen tarkasteleminen

Kun olet lukenut tilastot, asiakirjan luettavuusarvon tai tekstin valinnan tarkistaminen on yksinkertaista. Sinun tarvitsee vain suorittaa loitsu ja kieliopin tarkistus. Voit tarkistaa tarkan tekstin tai varmistaa, ettei mitään valittu tarkistamaan koko asiakirjaa. Aloita oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistus painamalla F7-painiketta tai napsauttamalla Proofing-painiketta tilarivillä ikkunan alaosassa.

Suorita oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistus ja kun olet valmis, näkyviin tulee Readability Statistics -ikkuna.

Tässä ikkunassa näytetään joitain perustietoja, kuten sanojen ja merkkien laskenta, sekä joitakin keskiarvoja, kuten lauseita kappaletta kohden. Luettavuus-osiossa näet kaksi pistettä: Flesch Reading Ease ja Flesch-Kincaid Grade Level. Molemmat tulokset perustuvat kaavoihin, joissa on keskimääräinen lausepituus( ASL) ja keskimääräinen sana( ASW).

• Flesch Reading Helppo .Tämä pisteet laskee tekstin luettavuuden 100 pisteen asteikolla, jolloin korkeammat tulokset ovat helpommin lukea.0-60 pistettä pidetään yleensä korkeakoulututkinnon suorittaneina ja melko vaikeasti luettavissa.60-80 pistettä pidetään kohtuullisen helposti luettavana ja selkeänä englanninkielisenä.Useimmat ammattimaiset asiakirjat kuuluvat tähän alueeseen. Korkeammat pisteet kuin 80 pidetään lapsille helppoa.
• Flesch-Kincaid-luokan taso .Tämä pisteytys säätelee tekstin luettavuutta Yhdysvaltojen koululaisten tasojen perusteella. Piste 4, esimerkiksi, tarkoittaa kirjoittamista, jota neljännen luokkalainen voi ymmärtää.Useimmat ammattiasiakirjat ovat jonkin verran 7.0-11.0.

Jos haluat tietää matematiikan taustalla olevista asioista, Flesch Reading Ease -pisteen määrittämiseen käytettävä kaava on:

206.835 -( 1.015 x ASL) -( 84.6 x ASW)

Flesch-Kincaid Grade Level -pistemäärän määrittämisessä käytetty kaavaon:

( .39 x ASL) +( 11,8 x ASW) - 15,59

Ja se on! Se on yksinkertainen ominaisuus, jolla voit ottaa käyttöön ja käyttää, ja vaikka et halua perustaa kaikkea, mitä kirjoitat luettavuustuloksille, ne voivat silti olla kätevä työkalu varmistaaksesi, että kirjoitat oikeaan yleisöön kirjoitusasi.