8Sep
Outlook ei ole paljon hyötyä, jos sinulla ei ole yhteystietoja. Varmista, että voit syöttää sähköpostiosoitteita, mutta se on aikaa vievää ja virheellistä.On parempi, että yhteystiedot ovat jo Outlookissa, joten voit piirtää pikaviestin vain muutamalla napsautuksella.
Äskettäisessä artikkelissa keskustelimme siitä, miten pääset käyttämään Outlookia, ja tänään haluamme laajentaa sen koskemaan myös yhteystietojen käsittelyä.Yhteystietosi ovat Outlookin käyttökokemuksen keskipiste, ne, joiden kanssa olet vastaamatta ja miten käytät sovellusta.
Kuten ehkä odottaa, voit tehdä paljon yhteystietojen hallintaa Outlookin kanssa ja ottaa osoitekirja käyttöön ennen kuin alat käyttää sitä, on paljon järkeä.
Osoitekirjan luominen
Aloittaaksesi yhteystietojen hallinta, ensimmäinen asia, jonka haluat tehdä, on avattava People-tilassa, jotta voit päästä alas työskentelemään. Osoitekirjaan voi lisätä useita yhteystietoja. Alussa voit todennäköisesti tuoda osoitekirjaasi toiselta lähteeltä, kuten webmail- tai muuhun sähköpostiohjelmaan.
Huomaa, että kaikilla sähköpostiosoitteilla sinulla on osoitekirja. Tässä nimenomaisessa tilanteessa meillä on paikallinen osoitekirja paikalliselle Outlook-datatiedostollemme, ja meillä on toinen sähköposti-tiliimme liitetty.
Joka tapauksessa katetaan perusasiat niin, että jos sinulla ei ole tuoda maahan osoitekirjaa, voit aloittaa yhteystietojen lisäämisen manuaalisesti. Seuraavassa kuvakaappauksessa näemme uuden osoitekirjan osan, joka on täysin tyhjä nyt.
Aloita klikkaamalla "Uusi yhteystieto" -painiketta ja avaat uuden kontaktin ikkunan. Ensimmäinen asia, joka saattaa hyppää sinuun, on kuinka kiireinen se näyttää, mutta se ei pelkää, jos näet monien ominaisuuksien takana nauhan, näet, että se on melko vakio, ajettava yhteystietomuoto.
Let's leikata chase sitten ja muodostaa yhteyden How-To Geek täyttämällä asianmukaiset arvot. Voit myös lisätä kuvan, mikä on tarpeetonta, mutta silti mukava kosketus heikkoon, tylsään osoitekirjaan.
Kun olet syöttänyt yhteystietosi tai yhteystiedot, haluat joko klikata "Tallenna &Sulje "tai voit klikata" Tallenna &Uusi "saadaksesi toisen yhteyshenkilön. Tehdään niin. Meillä on mahdollisuus valita uuden yrityksen tai uuden yhteyshenkilön luominen samalle yhtiölle.
Tässä tapauksessa valitsimme jälkimmäisen säästää aikaa kirjoittamiseen, jonka jälkeen klikkaamalla "Tallenna &Sulje "paljastaa uudet osoitekirjaamme.
Ei ole huono, meillä on jo kaksi yhteyttä, joihin voimme lähettää sähköpostia, mutta ihminen on aikaa vievää.Olisi paljon helpompaa, jos voisimme siirtää yhteystietoja toisesta lähteestä Outlookiin.
Jos käytät webmail-palvelua tai muuta, yhteystiedot ovat todennäköisimmin olemassa ja ne on tuotava Outlookiin. Jos haluat kirjoittaa jokaisen yhteystiedon yksitellen, olet varmasti tervetullut tekemään niin, mutta suosittelemme tärkeimpien yhteystietoluetteloiden tuontia, riippumatta siitä, onko kyseessä Thunderbird tai Gmail tai jokin muu sähköpostipalvelu.
Yhteystietojen tuominen ja vieminen
Riippumatta siitä, käytätkö Gmailia vai Yahoo Mailia vai sinulla on vuodesta 1997 lähtien ylläpitämäsi ja ylläpidetty sähköpostitili, jonka avulla voit ylläpitää yhteystietoja ja kaikkia, voit joutua asettamaan yhteystietoja Outlookin yhteystietoihinen masse.
Voit tehdä tämän viemällä yhteystiedot toiseen lähteeseen ja tuomalla ne sitten Outlookiin. Normaalisti tämä on helppo saavuttaa yksinkertaisesti päästäksesi sähköpostitilisi tai asiakkaan asetuksiin tai vaihtoehtoihin ja valitsemaan sitten vientikonttien vaihtoehdon.
Normaalisti sitten sinun tarvitsee vain tuoda ne Outlookiin. Tämä on melko yksinkertainen prosessi, ja se on samanlainen useimmissa sähköpostisovelluksissa. Suosittelemme lukemaan artikkelimme, joka kertoo miten viedään ja tuodaan yhteystietoja Outlookiin ja päinvastoin.
vCard? Mikä on vCard?
Olet ehkä kuullut vCard-kortteja( Virtual Card File tai. VCF), ehkä olet jopa saanut yhden tai käyttänyt sitä.vCards ovat vakiomuotoisia sähköisiä käyntikorttimuotoja, joita voit vaihtaa muiden kanssa esimerkiksi sähköpostin allekirjoituksen tai liitetiedoston avulla.
Varmista, että Outlookin vCard-kortteja voi käsitellä useita tapoja. Todennäköisin skenaario on se, että sinun on ehkä tuettava yhteyshenkilö tai vietävä vCard-korttiin. How-To Geek on täydellinen kuvaus tästä prosessista, joka nopeuttaa sinua nopeasti.
Joskus vCard-tiedostoon voi tallentaa useita vCard-tiedostoja. Jos yrität muuntaa tämän tiedoston, vain tiedoston ensimmäistä vCardia tuodaan. Tämän rajoituksen voittamiseksi sinun on ensin muunnettava. CSV-tiedosto ja tuoda se sitten Outlookiin. Suosittelemme lukemaan tämän artikkelin täydellisen kuvauksen kyseisestä prosessista.
Lopuksi voit viedä kaikki yhteystietosi yksittäisiin vCard-kortteihin tai yhteen ainoaan master-vCard-korttiin, kuten edellisessä kappaleessa on kuvattu. Jälleen kerran meillä on hieno opetusohjelma siitä, miten tehdä tämä, joten sinun pitäisi olla nopeus saada vCards Outlookin sisällä ja ulos suhteellisen helposti.
Luo ryhmät ja hallinnoi kontakteja
Keskustellaan nyt ryhmistä, koska pystyt nopeasti viemään viestin tiettyyn ryhmään sieluja, jotta voit unohtaa ottaa ketään ja säästää kirjoittamasta jokaisen nimen Vastaanottaja: -kenttään.
Voit määrittää yhteydenottoryhmän napsauttamalla "New Contact Group"( Uusi kontaktiryhmä) nauhalla.
Kun olet avannut, sinun on ensin päätettävä, mitä haluat kutsua ryhmälle( tässä me nimeämme "CES 2015") ja napsauta sitten "Lisää jäseniä" ja valitse "Outlookin yhteystiedot". Voit myös luoda uuden yhteystiedonlentää tai valitse toinen osoitekirja, kuten jos haluat lisätä henkilöitä yrityksen hakemistoon.
Valitse luettelosta ryhmämme jäsenet. Muista, että voit valita jäsenet pitämällä CTRL-näppäintä ja napsauttamalla jokainen jäsen. Riippumatta siitä, kun haluat lisätä uusia jäseniä, valitse nimi tai nimet ja napsauta "Jäsenet - & gt;" -painiketta, joka lisää ne ryhmään.
Kun olet valmis, napsauta "OK".
Palautetaan ryhmänhallintanäyttöön, jossa voit tarkastella uuden ryhmän jäseniä ja tehdä muita muutoksia. Voit esimerkiksi lähettää ryhmän Vcard- tai Outlook-yhteyshenkilönä, lisätä ryhmän muistiinpanoja, lähettää koko ryhmälle sähköpostia tai luoda kokouksen vain niille ryhmälle.
Meidän tapauksessamme aiomme vain klikata "Tallenna &Sulje ", jotta ryhmä luodaan virallisesti ja palaa tärkeään Outlook-ikkunaan. Näemme nyt uuden ryhmän yhteystietoluettelomme, jota kutsutaan ryhmäkuvakkeella. Oikealla näet ryhmän jäsenen ja siinä on kuvakkeita, joilla voit tehdä toimia. Tässä esimerkissä on käytettävissä vain sähköpostikuvake sekä "Muokkaa" -painike.
Huomaa, että nopein tapa lähettää ryhmälle sähköpostia on yksinkertaisesti kirjoittamalla sen nimi Vastaanottaja: -kenttään, joten tässä tapauksessa voisimme kirjoittaa "CES 2015" ja Outlook osaisi lähettää viestin kaikille,ryhmä.
Ihmisasetukset
Jos napsautat "Tiedosto - & gt;Asetukset ", voit määrittää Outlookin useilla tavoilla useissa eri luokissa.
Tässä ovat sinun kansiesi asetukset. Toisin kuin muut Outlookin vaihtoehtojen luokat, People-vaihtoehdot ovat harvoja ja melko helppoa lajitella.
Tässä olevat vaihtoehdot antavat sinulle mahdollisuuden päättää, miten nimet arkistoidaan, näytetäänkö lisäindeksi ja näytetään online-tilat ja valokuvat.
Outlookin yhteystietojen hallinta on melko yksinkertaista, mutta kuten olette nähneet, voit tehdä heille paljon enemmän, jotta ne pysyvät kunnollasäilyy. Se antaa paljon enemmän kiertämään Outlook-käyttökokemustasi, jos sinulla on enemmän tietoja kontakteistasi kuin vain nimi ja sähköpostiosoite.
Se, että jos olet edelleen osittainen käyttämään jotain Gmailia ensisijaisena sähköpostipalveluntarjoajana, voit silti käyttää Outlookia auttaaksesi hallitsemaan kontakteja ja pitämällä ne synkronoituna Gmail-tilisi kanssa.