Opi käyttämään Excel-makroja automatisoimaan tylsiä tehtäviä

Yksi Excelin tehokkaimmista mutta harvoin käytetyistä toiminnoista on kyky luoda helposti automatisoidut tehtävät ja mukautetut logiikat makrojen sisällä.Makrot tarjoavat ihanteellisen tavan säästää aikaa ennustettavissa oleviin, toistuviin tehtäviin ja standardisoida asiakirjamuotoja - monta kertaa ilman, että kirjoittaisi yhtä riviä koodia.

Jos olet utelias, mitkä makrot ovat tai miten ne todella luodaan, ei ole mitään ongelmaa - me kävelemme läpi koko prosessin.

Huomaa: sama prosessi toimii useimmissa Microsoft Office -versioissa. Kuvakaappaukset saattavat näyttää hieman erilaisilta.

Mikä on makro?

Microsoft Office Macro( tämä toiminto soveltuu useisiin MS Office -sovelluksiin) on vain asiakirjaan tallennettu Visual Basic for Applications( VBA) -koodi. Jos haluat vertailukelpoisen analogian, tutki asiakirjan HTML: ksi ja makroksi Javascript-muodossa. Suuri osa samalla tavalla kuin Javascript voi käsitellä HTML-sivua verkkosivulla, makro voi käsitellä asiakirjaa.

Makrot ovat uskomattoman tehokkaita ja voivat tehdä melko paljon mitä mielikuvituksesi voi muokata. Koska( erittäin) lyhyt luettelo toiminnoista, voit tehdä makro:

• Käytä tyyliä ja muotoilua.
• Manipuloida tietoja ja tekstiä.
• Viestintä tietolähteistä( tietokanta, tekstitiedostot jne.).
• Luo täysin uusia asiakirjoja.
• Mikä tahansa edellä mainituista yhdistelmistä, missä tahansa järjestyksessä.

Makrojen luominen: selitys esimerkin avulla

Aloitamme puutarhaviljelyn CSV-tiedostolla. Mikään ei ole erityistä täällä, vain 10 × 20 joukko numeroita välillä 0 ja 100 sekä rivi- ja sarakeotsikkoa. Tavoitteenamme on tuottaa hyvin muotoiltu, esitettävissä oleva tietolomake, joka sisältää yhteenvedon summat jokaiselle riville.

Kuten yllä mainittiin, makro on VBA-koodi, mutta eräs Excelin mukavista asioista on, että voit luoda / tallentaa ne nollakoodauksin - kuten täälläkin.

Luo makro siirtymällä Näytä & gt;Makrot & gt;Tallenna makro.

Määritä makro nimi( ei välilyöntejä) ja napsauta OK.

Kun tämä on tehty, : n kaikki toiminnot tallennetaan - jokaisen solun muutoksen, selaustoiminnon, ikkunan koon muuttamisen, sinun nimesi.

On olemassa pari paikkaa, jotka osoittavat, että Excel on tallennustila. Yksi on katsomalla Makro-valikkoa ja huomauttamalla, että pysäytystallennus on korvattu Record Macro -toiminnolla.

Toinen on oikeassa alakulmassa. Pysäytyskuvake ilmaisee, että se on makrotilassa, ja painamalla tässä pysäyttää tallennuksen( samoin, kun ei ole tallennustilassa, tämä kuvake on Record Macro -painike, jota voit käyttää sen sijaan, että siirryt Macros-valikkoon).

Nyt kun tallennamme makroamme, käytämme yhteenvetolaskelmamme. Lisää otsikot ensin.

Seuraavaksi on käytettävä sopivia kaavoja:

• = SUM( B2: K2)
• = AVERAGE( B2: K2)
• = MIN( B2: K2)
• = MAX( B2: K2)
• =)

Korosta kaikki laskentayksiköt ja vedä kaikkien tietorivien pituus laskelmien käyttämiseksi jokaiseen riviin.

Kun tämä on tehty, jokaisen rivin pitäisi näyttää vastaavat tiivistelmät.

Haluamme nyt saada yhteenvedon koko arkkia varten, joten käytämme muutama laskelma:

Vastaavasti:

• = SUM( L2: L21)
• = AVERAGE( B2: K21) * Tämä on laskettava kaikkiallekoska riviarvojen keskiarvo ei välttämättä vastaa kaikkien arvojen keskiarvoa.
• = MED( B2: K21) = Laskettu kaikkiin tietoihin samoista syistä kuin edellä.
• = MIN( N2: N21)
• = MAX( O2: O21)

Kun laskelmat tehdään, käytämme tyyliä ja muotoilua. Tee ensin Valitse kaikki( joko Ctrl + A tai napsauta solua rivi- ja sarakkeen otsikoiden välillä) ja valitse "Lähtötila" -kuvake aloitusvalikosta.

Seuraavaksi sovelleta visuaalista muotoilua sekä rivi- että sarakkeen otsikoihin:

• Bold.
• Keskitetty.
• Taustan täyttöväri.

Ja lopuksi, käytä jotain tyyliä yhteenlaskettuihin arvoihin.

Kun kaikki on valmis, tämä näyttää tietomme:

Koska olemme tyytyväisiä tuloksiin, pysäytä makron tallennus.

Onnittelut - olet juuri luonut Excel-makron.

Äskettäin tallennetun makron käyttämiseksi meidän on tallennettava Excel-työkirjan makron käytössä oleva tiedostomuoto. Ennen kuin teemme niin, meidän on ensin poistettava kaikki olemassa olevat tiedot niin, että niitä ei ole upotettu malliinmme( ajatus on joka kerta, kun käytämme tätä mallia, tuomme uusimmat tiedot).

Tee tämä valitsemalla kaikki solut ja poista ne.

Kun tiedot on poistettu( mutta makrot ovat edelleen Excel-tiedostossa), haluamme tallentaa tiedoston makroilla käytössä olevan mallin( XLTM) tiedostoksi. On tärkeää huomata, että jos tallennat tämän standardimallin( XLTX) tiedostona, makrot eivät ole : ää.Vaihtoehtoisesti voit tallentaa tiedoston vanhimmaksi malliksi( XLT), joka mahdollistaa makrojen suorittamisen.

Kun olet tallentanut tiedoston malliksi, mene eteenpäin ja sulje Excel.

Excel-makron käyttäminen

Ennen kuin tarkastelemme, miten voimme soveltaa tätä äskettäin tallennettua makrota, on tärkeää kattaa muutamia kohtia makroista yleensä:

• -makrot voivat olla haitallisia.
• Katso yllä oleva kohta.

VBA-koodi on itse asiassa melko voimakas ja voi manipuloida tiedostoja, jotka eivät kuulu tämän asiakirjan soveltamisalaan. Esimerkiksi makro voi muuttaa tai poistaa satunnaisia ​​tiedostoja Omat tiedostot -kansiossa. Sinänsä on tärkeää varmistaa, että vain käyttää makroja luotetuista lähteistä.

Käyttämällä tietomuoto-makroamme avaa edellä luotu Excel-mallipohja. Kun teet tämän, olettaen, että käytössäsi ovat normaalit suojausasetukset, näet työkirjan yläosassa olevan varoituksen, joka kertoo, että makrot on poistettu käytöstä.Koska uskomme luomamme makro, klikkaa "Ota sisältöön" -painiketta.

Seuraavaksi tuodaan viimeisin tietojoukko CSV: stä( tämä on lähdekoodi, jota käytetään luomaan makro].

Jos haluat täydentää CSV-tiedoston tuonnin, sinun on ehkä asetettava muutamia vaihtoehtoja, jotta Excel tulkitsisi sen oikein( esim. Rajaaja, läsnä olevat otsikot jne.).

Kun tiedot on tuotu, siirry vain Makrot-valikkoon( Näytä-välilehden alla) ja valitse Näytä makrot.

Tuloksena olevassa valintaikkunassa näemme edellä kuvatun "FormatData" -makron. Valitse se ja napsauta Suorita.

Käynnissä voi näkyä kohdistimen hypätä muutaman sekunnin ajan, mutta koska näet, että tietoja käsitellään : llä tarkasti : llä, kun nauhoitimme sen. Kun kaikki sanotaan ja tehdään, sen pitäisi näyttää aivan kuten alkuperäiseltä - paitsi erilaisilla tiedoilla.

Looking At The Hood: Mikä tekee Macro Work

Kuten olemme maininneet pari kertaa, makroa ohjaa Visual Basic for Applications( VBA) -koodi. Kun "tallennat" makron, Excel kääntää kaiken mitä teet sen vastaaville VBA-ohjeille. Yksinkertaisesti sanottuna - sinun ei tarvitse kirjoittaa mitään koodia, koska Excel kirjoittaa koodi sinulle.

Jos haluat nähdä makron suorittamamme koodin, valitse Makrot-valintaikkunasta Muokkaa-painike.

Avaava ikkuna näyttää lähdekoodin, joka on tallennettu toiminnoistamme makron luomisen aikana. Tietenkin voit muokata tätä koodia tai jopa luoda uusia makroja kokonaan ikkunan sisällä.Vaikka tässä artikkelissa käytetty tallennustoiminto todennäköisesti sopeutuu useimpiin tarpeisiin, korkeammat räätälöidyt toiminnot tai ehdolliset toimenpiteet vaatisivat lähdekoodin muokkaamista.

Esimerkkinä yksi askel kauemmas. ..

Hypoteettisesti oletetaan, että lähdetiedostosi, data.csv, tuotetaan automaattisella prosessilla, joka aina tallentaa tiedoston samalle paikalle( esim. C: \ Data \ data.csv on aina kaikkeinviimeisimmät tiedot).Prosessin avaaminen ja sen tuominen voidaan helposti tehdä myös makroon:

1. Avaa Excel-mallipohja tiedosto, joka sisältää "FormatData" makron.
2. Tallentaa uuden makron nimeltä "LoadData".
3. Kun makron tallennus, tuoda datatiedoston tavalliseen tapaan.
4. Kun tiedot on tuotu, lopeta makron tallennus.
5. Poista kaikki solutiedot( valitse kaikki sitten poista).
6. Tallenna päivitetty malli( muista käyttää makron käytössä olevaa mallipohjaa).

Kun tämä on tehty, aina, kun malli on avattu, tulee olemaan kaksi makroa - yksi, joka lataa tiedot ja toinen, joka muodostaa sen.

Jos todella halusit käsiäsi likailla vähän koodinmuokkausta, voit helposti yhdistää nämä toimet yhdeksi makroksi kopioimalla "LoadData" -tekstistä kirjoitetun koodin ja asettamalla sen koodin alkuun "FormatData" -kohdasta.

Lataa tämä malli

Saat kätevästi käyttöön tässä artikkelissa tuotetun Excel-mallin sekä esimerkkitiedoston, jolla voit pelata.

Lataa Excel Macro -mallia How-To Geek

: stä