10Sep
Microsoft Office tallentaa piilotetut metatiedot Office-asiakirjoihin, mukaan lukien kuinka kauan olet työskennellyt niissä, asiakirjan joka on työskennellyt jokaisen työntekijän nimen, asiakirjan luomisen ja jopa asiakirjan aikaisempien versioiden mukaan.
Ennen kuin julkaiset Office-asiakirjoja julkisesti tai lähetät ne jollekin, luultavasti haluat tarkistaa, mitä piilotettuja tietoja asiakirjassa on ja poista arkaluonteiset tiedot. Tämä metatieto voi loukata yksityisyyttäsi tai olla mahdollisesti kiusallista.
Näytä ja poista piilotetut tiedot
Valitse Office 2013: n tai Office 2010: n Tiedosto-valikosta Info ja Tarkastettu asiakirja -työkalu on etu- ja keskikohde, joka kertoo asiakirjan mahdollisista arkaluonteisista tiedoista. Nämä tiedot ovat ilmeisempää kuin vanhemmissa Office-versiossa, mutta silti on helppo unohtaa, jos et tiedä. Office lisää arkaluonteiset tiedot asiakirjoihisi.
Napsauta Office 2007: n Office-orb-painiketta nauhan kohdasta Valmistele ja valitse Tarkasta asiakirja.
Jos haluat tarkastella asiakirjan piilotettuja metatietoja, napsauta Tarkista ongelmat -painiketta, valitse Tarkista asiakirja ja valitse metatietojen tyypit, jotka haluat tarkastella asiakirjaa. Voit jättää kaikki valitut vaihtoehdot asiakirjan tarkastelemiseen kaikentyyppisille metatiedoille.
Napsauta Tarkista ja Office tutkii asiakirjan metatiedoille. Poista metatietotyypin vieressä Poista kaikki -painike.
Huomaa, että et pysty palauttamaan suurimman osan tästä metatiedosta sen poistamisen jälkeen. Tästä syystä Microsoft suosittelee uuden kopion luomista( käytä Tallenna nimellä -ominaisuutta) ennen metatietojen poistamista ja asiakirjan julkaisemista. Sitten sinulla on kopio asiakirjasta metatiedoilla. Tietenkin, jos et halua metatiedostoa lainkaan, voit poistaa sen vain huolestumatta kopion säilyttämisestä.
Minkä tyyppisiä metatietoja toimisto tallentaa?
-toimisto tallentaa asiakirjan ominaisuuksia, kuten yksityiskohdat, kuten tekijä, aihe, otsikko, päivämäärän, jona luot asiakirjan, viimeisen muokkauksen ja kuinka kauan olet työskennellyt asiakirjan parissa. Nämä ominaisuudet sisältävät myös minkä tahansa mallin nimen, jota käytit asiakirjan luontiin, sähköpostin otsikoihin ja muihin vastaaviin tietoihin. Tämä voi mahdollisesti olla kiusallista - esimerkiksi voit lähettää TPS-raportin pomoisi ja sanoa, että käytit koko päivän töitä yksin. Mutta metatiedot saattavat paljastaa, että olet työskennellyt vain muutaman minuutin ajan TPS-raportissa, tehnyt yhteistyötä muiden ihmisten kanssa ja että käytit mallia nimeltä "Uskomaton TPS-raporttimalli" luodessasi sitä.Mikä vielä pahempaa on, tässä on muitakin yksityisyyttä koskevia yksityiskohtia. Voit halutessasi julkaista asiakirjan verkossa ilman nimeäsi, mutta nimi näkyy oletuksena asiakirjan ominaisuuksissa.
Myös otsikot, alatunnisteet, vesileima ja piilotettu teksti muotoiltu teksti voidaan myös sisällyttää, mutta se ei tule näkyviin, jos teet dokumentin välitöntä karkeutta. Työkalu kertoo, sisältääkö asiakirjassa nämä tiedot.
Jos olet tehnyt yhteistyötä muiden ihmisten kanssa kirjoittaessasi asiakirjaa, se sisältää vielä enemmän tietoja. Metatieto näyttää kaikki asiakirjan tekijöiden nimet sekä kaikki kommentit, korjausmerkit, muste-merkinnät ja asiakirjan aikaisemmat versiot. Jos julkaiset asiakirjan, johon olet työskennellyt, luultavasti haluat poistaa kaikki nämä tiedot sen sijaan, että voit jakaa sen.
Toimiston lopettaminen metatietojen tallentamisesta
Valitettavasti sinun on käytettävä Document Inspector -työkalua poistaa arkaluonteiset tiedot kustakin yksittäisestä asiakirjasta ennen kuin julkaiset tai jakat sen jollekulle. Ei ole sisäänrakennettua tapaa poistaa nämä tiedot useista asiakirjoista kerralla, eikä Office-laajuinen asetus estä Officea käyttämästä näitä tietoja asiakirjoihin.
Office voi kuitenkin poistaa metatiedot automaattisesti aina, kun tallennat tiedoston. Sinun on käytettävä tätä asetusta jokaiseen käyttämääsi asiakirjaan - se on dokumenttikohtainen asetus, ei koko järjestelmän koko.
Jos haluat estää Officea tallentamasta metatiedostoja asiakirjojen kanssa, valitse Tiedosto-valikosta Asetukset ja valitse Trust Center -luokka. Napsauta Trust Centerin asetukset -painiketta ja valitse Yksityisyysasetukset. Ota käyttöön "Poista henkilökohtaiset tiedot tiedoston ominaisuuksista tallennuksen" avulla. Jos se näkyy harmaana, napsauta alla olevaa Document Inspector -painiketta, suorita Document Inspector ja poista kaikki asiakirjan henkilökohtaiset tiedot. Sinun pitäisi sitten klikata valintaruutua.
Muista, että tämä vaihtoehto on vaihdettava kullekin asiakirjalle erikseen.
Nämä tiedot voivat olla hyödyllisiä, ja osa niistä on jopa ratkaisevaa yhteistyölle tai yrityksille, jotta ne voivat seurata kuka työskenteli asiakirjassa. Mutta kun on aika julkaista asiakirja, luultavasti haluat poistaa tämän metatiedot.