11Sep
Meillä kaikilla on vain muutamia suuria tekstin jaksoja, joita meidän on kirjoitettava säännöllisesti, kuten osoitetta, pitkää nimeä tai lauseita tai jopa usein käyttämiäsi taulukoita ja kuvia. Sanan automaattinen sanka -toiminto mahdollistaa näiden tekstiryhmien tallentamisen ja lisätä ne nopeasti muutamalla näppäilyllä, joten voit vähemmän aikaa kirjoittaa.
AutoText-toiminto on ollut osa Officea pitkään, mutta se on nyt osa Quick Parts -ohjelmaa, joka lisättiin Office 2007: een. Automaattisen tekstinsyötön lisäksi Quick Parts -toiminnon avulla voit lisätä asiakirjojen ominaisuuksia( kuten otsikko jakirjoittaja) ja kentät( kuten päivämäärät ja sivunumerot).Nopeat osat ja automaattiteksti-merkinnät tunnetaan myös nimellä "Building Blocks" ja Word sisältää monia ennalta määritettyjä rakennuspalikoita. Voit myös lisätä niin monta mukautettua rakennuspalikkaa kuin haluat.
HUOMAUTUS: Olemme aiemmin kirjoittaneet tekstin viittaamisesta Word-asiakirjojen muista asiakirjoista, jotta voit lisätä uudelleenkäytettävän sisällön muihin asiakirjoihin, jotka päivittyvät automaattisesti. Tässä artikkelissa käsitelty temppu on samanlainen kuin AutoText-merkinnän käyttäminen. Kun sisältö kuitenkin lisätään AutoText-merkinnän avulla, sisältöä ei päivitetä automaattisesti, kun muutat automaattiteksti-merkintää.
On olemassa muita ohjelmistoja, kuten ilmaista PhraseExpress for Windows, joka suorittaa samanlaisen tehtävän koko järjestelmässä.Tämä on hienoa, koska se toimii kaikissa sovelluksissa, ei pelkästään Wordissa, mutta AutoTextillä on muutamia omia etuja. Se on enemmän muotoiluvaihtoehtoja( erityisesti Word-spesifisiä) kuin PhraseExpress, ja se on käytettävissä missä tahansa Wordissa. Joten, jos sinulla ei ole oikeutta asentaa kolmansien osapuolten ohjelmia työtietokoneellesi, voit silti käyttää automaattitekstiä.
Voit tallentaa AutoText-merkinnät vain malleihin, ei itse asiakirjoihin. Oletusarvon mukaan uudet automaattiteksti-merkinnät tallennetaan Normal.dotm-malliin. Tämä rajoittaa AutoText-merkintöjen saatavuutta vain koneellesi, ellei Jaa Normal.dotm -mallia muiden koneiden kanssa. Voit lisätä automaattisen tekstin merkintöjä mukautettuihin malleihin, mutta tässä on rajoituksia, joista keskustelemme myöhemmin tässä artikkelissa.
Uuden tekstintunnistusluettelon luominen
Aloita luomalla uusi Word-asiakirja ja kirjoittamalla tekstiin, kuviin, taulukoihin jne., Jotka haluat lisätä automaattiteksti-merkinnänä.Valitse sitten sisältö ja napsauta Lisää-välilehteä.
Jos haluat, että tekstintunnistustekstin teksti tallennetaan kappaleen muotoiluun kaikkien kohdan kohdissa, mukaan lukien viimeinen kappale, varmista, että kappaleen merkki viimeisen kappaleen lopussa on mukana valintasi yhteydessä.Kohtamerkki tallentaa kappaleen muotoilun. Kun et valitse kappalemerkkiä kappaleen lopussa, kyseinen kappale ottaa ympäröivän tekstin kappaleen tyylin, kun laitat sen paikalleen. Jos et näe kappaleen merkkiä jokaisen kappaleen lopussa, voit valita ne vaihtoehdoista. Automaattisen tekstinsyötön yhteydessä käyttämäsi merkin muotoilu tallennetaan automaattisesti AutoText-merkintään.
Napsauta "Teksti" -osassa "Tutki pikaosat" -painiketta ja siirrä hiirtä "Automaattinen teksti" pudotusvalikosta. Valitse sitten alivalikosta Tallenna valinnat AutoText-galleriaan.
HUOMAUTUS: Huomaa, että vaihtoehto "Tallenna valinta pikakuvagalleriaan" on saatavana suoraan "Pikavalinnat" -valikosta. Tämä vaihtoehto lisää valitun tekstin pikajäsenten merkiksi, ei "automaattiteksti" -merkinnän."Pikapätö" ja "Automaattinen teksti" ovat molemmat rakennuspalikoita. Voit lisätä merkinnän tällä tavalla, mutta aiomme keskustella lisäämästä sitä sanatekstinä.
"Luo uusi rakennuslohko" -valintaikkuna avautuu. Anna nimeksi AutoText-merkintä "Nimi" -muokkausruutuun.
Suosittelemme, että tekstintunnistesi nimien nimet ovat riittävän erilaisia, joten sinun on kirjoitettava vain muutamia merkkejä, jotta jokainen merkintä voidaan lisätä asiakirjaan. Jos useilla automaattisella tekstinsyöttöllä on hyvin samanlaisia nimiä, sinun on kirjoitettava tarpeeksi nimi, jotta Word tietää, mitä syötettä haluat lisätä.
Voit myös muuttaa tämän merkinnän luokkaa. Luokka-avattavasta luettelosta löytyy Luo uusi luokka -vaihtoehto, jonka avulla voit lisätä tämän automaattisen tekstin merkinnän mukautettuun luokkaan. Voit myös muuttaa "Galleria", johon merkintä luodaan.
Pudotusvalikossa "Asetukset" voit määrittää, miten syöte lisätään asiakirjaan. Jos lisäät pienen tekstin, kuten yrityksen nimen, valitse "Lisää vain sisältö", joka lisää kohdistimen sisällön kohdistimen kohdalle. Voit myös lisätä sisällön omaksi kappaleeksi tai omalle sivulle( täydellinen tavallisten kansilehtien luomiseen).
Hyväksy oletusasetus avattavasta "Tallenna" -luettelosta. Tämä tallentaa AutoText-merkinnän normaaliin malliin.
Kun olet määrittänyt uuden automaattisen tekstinsyötön, napsauta "OK".
Kun suljet viimeisen avoimen Word-asiakirjan, näyttöön tulee seuraava valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko tallentaa Normal.dotm-malliin tehdyt muutokset, jos olet ottanut käyttöön kehotuksen tallentaa normaali malli. Jos haluat tallentaa AutoText-merkinnän "Normal.dotm" -malliin, napsauta "Tallenna".
Miten lisätään automaattisen tekstinsyötön asiakirjaan
Nyt kun olemme luoneet uuden automaattisen tekstin merkinnän, lisätään se dokumenttiin. Luo uusi Word-asiakirja tai avaa olemassa oleva. Napsauta "Lisää" -välilehteä uudelleen ja siirrä hiirtä pudotusvalikosta "Automaattinen teksti".Huomaa, että lisätty AutoText-merkintä on saatavilla suoraan "Automaattinen teksti" -alivalikossa. Valitse se, jos haluat sisällyttää kyseisen merkinnän sisältöön.
Voit myös lisätä AutoText-merkinnän yksinkertaisesti kirjoittamalla AutoText-merkinnän. Pieni ponnahdusikkuna näkyy vastaavan AutoText-merkinnän nimissä ja ohjeet, joiden avulla voit lisätä sen painamalla "Enter".Syötä koko automaattiteksti-merkintä asiakirjaan painamalla "Enter".Voit myös painaa "F3".
AutoText-merkinnän sisältö lisätään alkuperäisen rivinvaihtojen ja muotoilun mukaan.
Jotta AutoText-syötteiden lisääminen olisi nopeampaa ja helpompaa, voit lisätä pikakuvake-työkalurivin "AutoText" -painikkeen.
Miten "Ota automaattisen täydennyksen ehdotukset" käyttöön
Jos et näe automaattisen täydennyksen ehdotusta kirjoittaessasi automaattisen tekstinsyötön nimesi, sinun on ehkä käynnistettävä vaihtoehto "Näytä ehdotusten automaattinen täydennys" -vaihtoehto.
Jos haluat ottaa käyttöön "Näytä ehdotusten automaattiset täydennykset", avaa olemassa oleva Word-asiakirja tai luo uusi ja napsauta "Tiedosto" -välilehteä.
Valitse taustavalikosta vasemmalla olevista vaihtoehdoista vaihtoehto "Options".
Napsauta "Lisäasetukset" Word Options -valintaikkunan vasemmassa reunassa olevien kohteiden luettelossa.
Valitse "Muokkausvaihtoehdot" -osiosta "Näytä automaattisen täydennyksen ehdotukset" -valintaruutu, niin ruudussa on valintamerkki.
Nyt voit nyt painaa Enter-näppäintä sen jälkeen, kun olet kirjoittanut osan automaattisen tekstin merkinnästä sen sisällyttämiseksi.
Miten muokata olemassa olevaa sanatunnisteen sisältöä
Sano että olet siirtynyt uuteen kotiin ja sinun on muutettava osoitettasi AutoText-merkinnässäsi. Se on helppo tehdä.Kirjoita haluamasi merkintä haluamaasi uuteen Word-asiakirjaan, valitse se ja siirry sitten "Automaattinen teksti" -alivalikkoon, kuten aiemmin keskustelimme. Valitse "Tallenna valintaruutu AutoText-galleriaan" -vaihtoehtoa alle olemassa olevien tekstintekstietojen alapuolelle.
Syötä sama nimi kuin nykyinen sanateksti -merkintä "Nimi" -muokkausruutuun ja napsauta "OK".
Näyttöön tulee vahvistusvalintaikkuna. Napsauta Kyllä, jos haluat korvata edellisen AutoText-merkinnän uudella.
Nyt voit lisätä päivitetyn AutoText-merkinnän mihin tahansa uuteen tai olemassa olevaan Word-asiakirjaan kuten aiemmin.
HUOMAUTUS: Muista, että automaattisen tekstinsyötön muuttaminen ei muuta kyseisen merkinnän sisältöä jo olemassa oleviin asiakirjoihin, joissa olet jo asentanut sen. AutoText-merkinnän tarkistettua sisältöä käytetään vain, kun syötetään merkintä milloin tahansa sen muuttamisen jälkeen.
Miten muokata olemassa olevan tekstintunnisteen ominaisuuksia
Automaattisen tekstinsyötteen sisällön muokkaamisen lisäksi voit myös muuttaa syötteen ominaisuuksia, kuten mallin, jossa se on tallennettu, luokka ja niin edelleen.
Voit luoda uuden Word-asiakirjan tai avata olemassa olevan asiakirjan. Napsauta Lisää-välilehteä ja napsauta sitten "Tutki pikaosat" -näppäintä "Teksti" -osiossa. Valitse avattavasta valikosta "Building Blocks Organizer".
"Building Blocks Organizer" -valintaikkuna tulee näkyviin. Luettelo kaikista "Rakennuslohkojen" näytöistä, joissa näkyy jokaisen "Nimi" ja "Galleria", "Luokka" ja "Malline". Heidät on listattu aakkosjärjestyksessä "Galleria" mukaan. Uusi "Osoite" -tunnus näkyy yläosassa, koska se on "Automaattinen teksti" -sivulta. Napsauta merkintää valitaksesi sen. Esityksen esikatselu näkyy valintaikkunan oikealla puolella.
Kun valitset "Osoite" -luettelon, napsauta "Muokkaa ominaisuuksia" alla olevasta "Rakennuslohkojen" luettelosta.
Sama valintaikkuna näkyy samalla tavalla kuin luot AutoText-merkinnän;mutta nyt sitä kutsutaan nimellä "Muokkaa rakennusosaa".Aiomme muuttaa "Vaihtoehto" kohtaan "Lisää sisältö omalle kappaleelle, joten osoite lisätään aina erillisestä rivistä, vaikka kohdistin olisi toisen rivin lopussa. Napsauta "OK", kun olet tehnyt muutoksen.
Vahvistusvalintaikkuna tulee näyttöön uudelleen varmistaen, että haluat korvata automaattisen tekstin merkinnän tarkistetulla. Napsauta Kyllä.
AutoText-merkinnän poistaminen
Jos huomaat, että et tarvitse AutoText-merkintää enää, voit poistaa sen rakennuspalikoiden kokoelmasta. Jos haluat poistaa automaattisen tekstin merkinnän, avaa "Building Blocks Organizer" -valintaikkuna viimeisessä osassa kuvatulla tavalla. Valitse poistettava automaattiteksti-merkintä ja napsauta "Poista" luettelon alla olevasta "Rakennuslohkojen" luettelosta.
Näyttöön tulee vahvistusvalintaikkuna, jossa kysytään, haluatko varmasti poistaa valitun rakennuslohkon, tässä tapauksessa AutoText-merkinnän. Napsauta Kyllä, jos haluat poistaa merkinnän. Palaat "Building Blocks Organizer" -valintaikkunaan. Sulje se ja palaa asiakirjaan napsauttamalla Sulje.
-automaattiteksti näyttää olevan yksi omituinen, kun käytetään mukautettua mallia. Testasimme lisäämällä AutoText-merkintöjä mukautettuun malliin, mutta kun luot uuden asiakirjan perustuen kyseiseen malliin, AutoText-merkintä ei ollut käytettävissä.Kuitenkin, kun luot uuden asiakirjan, joka perustui normaaliin malliin ja liitti sitten mukautetun mallin kyseiseen asiakirjaan, AutoText-merkintä oli käytettävissä.Joten, jos haluat tallentaa AutoText-merkinnät omaan mukautettuun mallisi, varmista, että olet liittänyt mallin dokumentteihisi niiden luomisen jälkeen tai muussa tapauksessa AutoText-merkinnät eivät ole käytettävissä.Jos huomaat muuten, ilmoita meille huomautuksista.
Wordin vanhemmat versiot( 2003 ja aikaisempi) antoivat sinun kopioida AutoText-merkinnät yhdestä mallista toiseen. Kuitenkin Word 2007: ssa tämä toiminto poistettiin.