Leikkaa aika ajoin lähetetty ja vastaanotettu sähköpostiviesti

Kuva H on kotona

Sähköposti voi helpottaa tiedonsiirtoa, mutta se voi myös viedä aikaa. Opi käsittelemään tulevia sähköposteja ja kirjoittamaan lähtevää sähköposteja säästää aikaa.

Vuoden 2005 kyselyn mukaan työntekijöiden haastattelut paljastivat, että sähköpostien hukkaamatta jättäminen aiheutti 10 000 työntekijän yritystä menemään arviolta 152 miljoonan dollarin palkat vuodessa.

Sähköpostilla on selvästi alaraja. Epäselvät sähköpostit hälventävät työntekijöitä tärkeistä työhön liittyvistä tehtävistä, pilvipalveluista ja usein ylimääräisestä työstä.Vältä sähköpostin epäkohtia noudattamalla alla olevia ehdotuksia.

Kuinka saapuvan sähköpostin voi tuhlaa aikaa

Kuva Dvortygirl

Sähköpostiviestejä on monenlaisia, jotka voivat tuhlata aikaa. Ne, jotka:

• Voidaan leikata useista viesteistä ja tiivistää kattavaan
• Ei suoraa yhteyttä
• Suhteessa sinuun, mutta ei suoraa, mikä jättää sinut epävarmaksi siitä, miten tai haluatko vastata( ja syödä
• Älä ohjaa sinua tekemään joitain toimenpiteitä( mikä ei ole tuottavaa)
instagram viewer
• Häiriöitä ja / tai kannustaa sinua hukkaan aikaa webissä
• Ei sovellu sähköpostiviestiin ja järkevämpää käyttää dynaamista viestintäkanavaa, kuten

Miten käsitellä tulevia sähköpostiviestejä tehokkaasti

Jotta voit lukea ja käsitellä sähköposteja tehokkaasti, sinun on keskityttävä kahteen asiaan - selvittääkseen, millainen onsähköpostiviesti( tai puute) ja päättää, mitä toimia vastauksena.

Vaihe 1: Kuvaa viesti( tai puute)

Aina kun lukee uutta sähköpostia, ota mahdollisimman vähän aikaa selvittämään:

• Puhuja puhuu suoraan tai epäsuorasti
• Onko puhuja kertoi, mitä he ovatodota sinulta
• Onko tämä tehty selkeästi
• Onko yleinen sanoma merkityksellinen sinulle
• Onko yleinen viesti mielestäsi tarkoituksenmukaista, kun otetaan huomioon suhteesi lähettäjän kanssa( tai puute, jos he yrittävät aloittaa liiketoiminnansuhde esimerkiksi)

Tämä auttaa sinua selvittämään, mitä sähköpostin viesti on ja miten haluat vastata. Eli jos aiot reagoida ensinnäkin.

On erityisen tärkeää huomata, että puhuja tekee yhden tai useamman asian, joka voi houkutella sinua tuhlaamaan arvokasta aikaa, kuten:

• Epäselvää siitä, mitä he yrittävät sanoa
• Kielen käyttäminen sekava tai eufemistisesti,konkreettisia termejä( esim. "Mielestäni meidän on oltava sydämeen sydämeen jossain vaiheessa" vs. "Voitteko soittaa minulle tällä viikolla, jotta voimme puhua puhelimesta jotain tärkeästä?")
• Ikkunasta tai poissa aiheesta
• Sisältää tietoja,ei ole sinun yrityksesi, sopimatonta, loukkaavaa tai epäjohdonmukaista
• Cc tai bcc'ing sinulle viestejä, jotka eivät ole sinulle tärkeitä
• Toista sama viesti eri sähköpostiviesteissä tai toista, mitä aiemmin on käsitelty aikaisemmissa viestinnöissä kuin sähköpostissa
• Kirjoittaessasi jotain, josta olet jo keskustellut ja ratkaissut - huolimattomalla tai huolimattomalla tavalla

Tällaisissa tilanteissaErityisen varovainen, jotta voimme reagoida tehokkaasti, mikä minimoi kuinka paljon aikaa vietät viestintään. Koska on helppoa, että edellä mainitut moniselitteiset sähköpostiin liittyvät skenaariot tyhjentävät aikaa.

Vaihe 2: Päätä, mitä toimia

: n tekemiseksi Kun tiedät, mistä sanomasta on kyse, selvittää tehokkain tapa vastata. Seuraavassa on muutamia tyypillisiä vastauksia:

• Keskustelun siirtäminen parempiin tietoliikennevälineisiin, kuten puhelin- ja neuvottelupuheluihin
• Useiden ihmisten - ei sähköpostin kautta - toistuvaan kyselyyn vastaaminen vaan tietojenkäsittelytietovälineen, joka voidaan jakaa, kuten Google Doc
• Notvastaamaan viesteihin, jotka eivät anna selvää, mitä puhuja odottaa sinulta( vaikka se tuntuu hieman epätyydyttävältä)
• Epäselvien viestien käsitteleminen suorilla ja lyhyillä konkreettisilla kysymyksillä, kuten "Kun haluat, että raportti on valmis? "Tai" Kuinka haluaisit minun osallistua tähän projektiin? "
• Puhelimen nouto ja soittaminen henkilölle milloin tahansa draamassa tai tiedonsiirron hajoaminen alkaa tapahtua - piirtämällä se sähköpostitse kestää vain kauemmin ja voi voimistaa konfliktia

Vaihe3: Palaa tehtävään

Tärkeintä on, kun olet vastannut sähköpostiviestiin( joka voi olla vastaamatta jättäminen ja viestin poistaminen), you täytyy palata tehtävään. Siirry seuraavaan sähköpostiisi, joka odottaa postilaatikkoasi tai vaihda vaihteita ja palaa tosiasiallisesti tekemään työtä eikä vastaamaan muiden ihmisten pyyntöihin.

Kuinka sähköpostin lähettäminen voi tuhlaa aikaa

Photo by Adikos

Lisäksi : n lähettämät -viestit ovat monenlaisia, joten voit tuhlata aikaa. Ne, jotka:

• Tyydytään tarpeettomasti useisiin viesteihin, joista jokainen kestää aikaa ja ajatellaan räätälöidä sen sijaan, että se kattaa yhden
• : n. Älä suoraan liity vastaanottajaan, mikä on ponnisteluja tuhlausta
• Ei oleriittävän selkeästi ja piirrä pitkät sähköpostikeskustelut ja / tai väärinkäsitykset tai ei lainkaan tuottavaa toimintaa( mikä tarkoittaa, että sinun täytyy viettää aikaa aloittaa keskustelu uudelleen myöhemmin)
• Älä ohjata vastaanottajaa ryhtymään toimiin, mikä ontuottamaton
• Houkuttele vastaanottajaa viemään aikaa verkossa - mikä tarkoittaa, että se rohkaisee samaa sinua
• Ei sovellu sähköpostiformaattiin, vaan se on paremmin tiedossa reaaliaikaisen keskustelun kautta tai ohjeellisen tai informaation sisältävän asiakirjan avullakuten käsikirja, blogikirjoitus, usein kysytyt kysymykset, yritysraportti tai PowerPoint-esitys

Sähköpostin lähettäminen tehokkaasti

Sähköpostien kirjoittaminenjotka eivät tuhlaa aikaa pitkällä aikavälillä( puhumattakaan vastaanottajan ajasta), sinun on keskityttävä viiteen asiaan: ilmoittamalla selkeä viesti, pyytämällä vastaanottajaa toimimaan toimiviin vaiheisiin, käyttämällä hyvä rakennetta, muokkaamalla ennen kuin osut lähetykseen,ja seurata tehokkaasti.

Vaihe 1: Ota selvää viestistäsi

Ennen kuin kirjoitat sähköpostin, sinun on saatava kristallinkirkas viesti. Määritä:

• Mitä haluat kommunikoida
• Miksi haluat ilmoittaa sen
• Mitä toimenpidettä haluat vastaanottajan ottamaan
• Miten voit parhaiten suostutella heitä ryhtymään tällaisiin toimiin

Seuraavassa on muutamia yleisiä syitä lähettää sähköpostia:

• Muistuttaa jokumääräaika
• Antamaan jollekulle kirjallisia ohjeita tehtävästä
• Voit kysyä nopeasti kysymyksen, johon voidaan vastata riittävästi kirjoittamalla
• Vastaamaan nopeasti kysymykseen, johon voidaan vastata riittävästi kirjoittamalla
• Siirtää aikaherkkien tietojen mukaan
• Tarjoamaan käytettävissä olevia päivämääriäkokouksen järjestämiseen
• Seuraamassa kokouksen jälkeen ja osoittamaan arvostusta

Kaikissa näissä esimerkeissä, lukuun ottamatta viimeistä, haluat vastaanottajan ryhtyä toimenpiteisiin( vaikka vastaus vastaisi sinulle).

Toisinaan toiminta ei näytä toimivan. Ehkä haluat:

• Työntekijän
• : n kärkipyynnys Anna ystävillesi tietää, että matkustat turvallisesti matkakohteeseesi
• Anna lyhyt päivitys siitä, miten olet tekemässä uudessa kohdelajeessasi ja miten pääset seuraavaanuseita viikkoja

Kussakin näistä tilanteista et kerro vastaanottajaa ryhtymään tiettyyn toimintaan. On kuitenkin epäselvää, että niiden ei odoteta ryhtyvän mitään toimiin, kunhan annat sähköpostin asianmukaisen sulkemisen tai ainakin allekirjoittamalla nimen. He ymmärtävät, että viestintä voi helposti päätyä sähköpostisi kanssa;että heidän ei tarvitse vastata.

Vaihe 2: Pyydä vastaanottajasi ryhtyä toimenpiteisiin

Jotta voit kirjoittaa tehokkaita sähköposteja, jotka säästävät aikaa, sinun on tehtävä ne toimiviin. Ja sinun on varmistettava, että vastaanottajasi on selvillä siitä, mitä heiltä odotetaan.

Jos et tavoittelisi tätä, mutta yrittävät kertoa elämästään tai selittää, miksi pidät kiinni seuraavasta iPhonesta, sen sijaan, että saisit viimeisimmän, voit unohtaa säästämisen aikaa, koska kynäpalakirjoitus viepaljon ajattelua ja aikaa.

Tarkastella seuraavia tekijöitä käytettäessä:

• Määräaikojen asettaminen
• Varasuunnitelmat
• Seuraavien toimintatapojen tarjoaminen mahdollisille vaihtoehdoille( esim. Ajat, jotka ovat käytettävissä henkilökohtaisessa kokouksessa, paikat, joihin olet valmis kohtaamaan)
• Lausunnon antaminen pyydettäessä yhden
• : n tekemistä Kirjoituskelpoisen pyynnön tekeminen ja käytännössä kätevämpää käyttää toista viestintämuotoa
• Tarjoaa joukko ohjeita tehtävälle, jonka vastaanottaja on suostunut suorittamaan

: ää Ole ennakoiva ja varma,toimivat vaiheet. Vältä avointen kysymysten pyytämistä, ellei ole muuta vaihtoehtoa. Koska avoimet kysymykset ovat päinvastaista toimivaa sisältöä.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:

• Sen sijaan, että pyydät vastaanottajaa antamaan sinulle aikataulusi( ja tuhlaamaan prosessiin lähetetyn sähköpostiviestin) - aloittakaa lähettämällä ne käytettävissä olevat kokousajat.
• Sen sijaan, että pyydettäisiin vastaanottajaa siitä, mitä he ajattelevat tietystä liiketoimintapäätöksestä, hahmotella mahdolliset päätökset ja pyydä rakentamaan palautetta;näin he eivät tarvitse keksitä itselleen mitään ja heillä on sen sijaan jotain tekemistä

: n kanssa. Pidä sähköpostiesi toimivaa antamalla selkeitä ohjeita lukijalle ja pitämällä sisällön toimivaa avoimena.

Tärkeintä on, että sinun on varmistettava, että mikä tahansa toimenpide, jonka odotat lukijalta, ilmenee selvästi.Älä oleta, että he tietävät, että haluat järjestää kokouksen tällä viikolla vain tarjoamalla käytettävissä olevia aikoja.Älä oleta, että he tietävät, mitä työtehtävää koskevat ohjeesi. Ilmoita heille selvästi ja ystävällisesti, anna heidän tietää, mitä haluat heidän tekevän.

Vaihe 3: Hyvän rakenteen luominen

Yksi, jolla on selkeästi määritelty viestisi ja olet tehnyt sen toiminnalliseksi, on aika järjestää sellainen tapa välittää tämä selkeys ja toimivat pyynnöt.

Kappaleet: Yleinen sääntö on, että kappaleet pidetään viidessä lauseessa. Ei ole vaikea keskittyä vain pitkiin kappaleisiin web-lukemisen aikana, mutta vaikeat kappaleet antavat vastaanottajalle mahdollisuuden menettää painopiste ja ehkä jättää tärkeimmät kohdat. Tämä johtaa sitten epäluuloisiin tai tarpeettomiin vastauksiin, jotka pilkkovat viestintäkanavaa.

Lauseet: Käytä aktiivista ääntä kirjoitettaessa lauseita. Pidä lauseet lyhyenä ja pisteeseen. Vältä murtumasta tangentteja tai tarpeettomasti selittämään järkeilyäsi tai tunteita asioista. Sen sijaan pidä kiinni tosiseikoista ja mitä toimenpidettä pyydät vastaanottajan ottamaa.

Sanat: Yritä olla käyttämättä suuria sanoja tai slangia, ellet tiedä, että yleisösi ymmärtää ne. Vältä vitsejä ja kulttuuriviittauksia, jotka saattavat olla väärin, koska kaikki, mitä voidaan helposti tulkita, on tehokas viestintä.

Vältä ylimääräisiä sanoja ja täyttäviä lausekkeita."Kun otetaan huomioon nykyinen tilanne, jossa tämä on tällä hetkellä tapahtumassa, mielestäni se saattaa olla viisasta. .." on kelvollinen lausunto, joka ei vain tuhlaa sanoja ja aikaa, vaan häiritsee todellisesta sanomasta. Sen sijaan mainitse suosituksesi ilman, että täytät sen.

Toinen esimerkki: "Mietin, voisinko kysyä sinulta. .." Leikkaa tämä lause ja kysy kysymys. Se lisää myös luottamusta, koska et tunne salaa lupaa kommunikoida ennakoivasti.

Välimerkki: Pidä välimerkit yksinkertaisina. Kelvolliset sanat ja lauseet ovat tehokkaita, kun niitä käytetään korostamaan viestinnän aloittamista jonkun kanssa, jonka kanssa haluaisit harjoitella liiketoimintaa tai henkilökohtaista suhdetta. Tällaisissa tapauksissa et välttämättä halua olla tulevia, mutta käytä joitain kohtelias lauseita, jotka osoittavat kunnioitusta ajastaan.

Pienennä pilkkujen käyttöä - tämä auttaa luonnollisesti pitämään lauseita lyhyinä.Vältä laiska-teksti-innoittamana puhetta, jossa on piste-dot-dot ja peräkkäisiä pilkkuja. Sen sijaan korjaa lauseesi oikealla englanninkielellä ja käytä supistuksia, kun se on järkevää, koska ne tekevät käsittelyn paremmin.

Lisäksi tarkastellaan luetteloiden välilyöntiä bullet-pisteillä ja käyttämällä rivin viivoja, jotka hajottavat tärkeimmät osat( jotka voivat sisältää yhden tai useampia kappaleita).

Bullet-kohdat ja leikkauskatkokset parantavat web-luettavuutta sekä auttavat sinua järjestämään viestisi entistä selkeämmin.

Vaihe 4: Muokkaa ennen lähettämistä

Ennen kuin lähetät sähköpostia, kestää 1-2 minuuttia lukemalla sen ääneen. Tämä auttaa sinua saamaan virheitä tai huomaamaan hankalia osia, joita et normaalisti sanoisi henkilökohtaisesti. Poista nämä ylimääräiset sanat ja yksinkertaista välimerkkejä.Bullet out luettelot ja leikata kappaleita.

Kun voit vastata seuraaviin kysymyksiin "kyllä", olet valmis lyömään "lähetä":

• Onko viesti selvä?
• Ovatko odotukset toimivat ja selkeästi ilmoitettu?
• Voiko vastaanottajani onnistua saamaan viestini? Menestys tarkoittaa, että he tietävät, mistä heistä odotetaan vastausta.
• Jos roolit käännetään, voisinko saada tämän viestin onnistuneesti?

Vaihe 5: Seuraa tehokkaasti

Lisäksi on oltava ennakoiva seurata sähköpostiviestejäsi. Jos joku ei vastaa suoraan pyyntöön, älä tuhlaa aikaa miettimään, mitä tapahtui. Sen sijaan lähetä kohtelias, mutta suora seurantaviesti, jos haluat kirjautua sisään heidän kanssaan. Käytä yllä lueteltuja periaatteita.Älä tuhlaa liikaa aikaa yrittää saada vastausta;jos vastaanottaja ei kommunikoi kanssasi, tietää, milloin siirtyä tai lähestyä heitä henkilökohtaisesti.

Sähköpostin avulla voit säästää aikaa

Sähköposti voi säästää paljon aikaa, jos osaat käyttää sitä tehokkaasti. Ja tämä koskee sekä lähettämistä että vastaanottamista.

Sähköpostia käytetään parhaiten toimittamaan toimivat viestit, jotka ovat riittävän kommunikoineet kirjallisesti. Jos hyödyt sähköpostin eduista ja vältät paljon aikaa vieviin surkeihin, se toimii tehokkaana työkaluna.