Mikä BCC on ja miksi olet hirvittävä henkilö, jos et käytä sitä

Jotkut modernin digitaalisen työnkulun mukavuudet ovat niin laajalti saatavilla, mutta niin laajalti huomiotta( tai täysin väärin) kuin sähköposti BCC-toiminto. Jos olet syyllistynyt väärinkäyttämästä tai laiminlyödä sen voimaa( ja sinulla on hyvät mahdollisuudet), on aika tehdä parannus ja prosessin aikana leikata roskapostia ja suojella ystävien ja perheen yksityisyyttä.

Mikä on BCC ja mistä se on peräisin?

Jokaiselle sähköpostiosoitteelle on kolme osoitekohtaa: TO, CC ja BCC, jotka vastaavat "[deliver] to", "carbon copy" ja "blind carbon copy".Nämä merkinnät ovat ylläpitävä maailma, joka edeltää sähköistä postia: fyysiset kirjaimet ja muistiot.

Esimerkiksi vuosisadan puoliväliin perustuvissa yritysmuistioissa olisi ensisijainen vastaanottaja, TO-korttipaikka, joka tarvitsi viestinnässä, mutta joka ei ollut ensisijainen vastaanottaja, ja kolmannen korttipaikan BCC,henkilöille, jotka tarvitsivat olla mukana viestinnässä, mutta jostain syystä heidän henkilöllisyytensä jätetään pois vastaanottajista kerättävistä muistioista TO- ja CC-osoiteosoitteissa.

Sähköpostin kynnyksellä kopioitiin samat papeille ja muistioille käytetyt yleissopimukset sekä perehtyneisyydestä että siitä, että ne pysyivät hyödyllisinä, vaikka viestiä ei enää fyysisesti kopioitu ja toimitettu.

Jos nämä yleissopimukset ovat olemassa vuosikymmeniä ennen sähköpostin saapumista ja ovat jatkuneet olemassa puolen vuosisadan vaihteessa, missä sitten syntyy ongelmia? BCC: n väärinkäytöstä on kaksi tapaa: passiivinen aggressiivinen sokean hiilen kopiointi( ongelman ilkivaltainen muoto) ja laiminlyödä sokea hiilen kopiointi yksityisyyden suojaamiseksi( tietämättömyyden aiheuttamat ongelmat).Katsotaanpa, miten ja miksi välttää jokainen.

Sano ei passiiviselle aggressiiviselle sokealle hiilen kopiolle

Sokean hiilikuitin pahin käyttö on passiivisesti aggressiivisesti ryöstämään työtoveri. Tällainen BCC-väärinkäyttö kasvaa, kun työntekijät turvautuvat BCC-toiminnon käyttämiseen keinona epäsuorasti tappamalla heidän työtovereilleen, imemällä heidän päällensä tai muuten tekemällä toimintahäiriöitä työpaikalla hijinksillä.

Kuva EC Comicsin takia.

Esimerkiksi työntekijä saattaa asettaa pomoään BCC: n vastaanottajaksi sähköpostilla, jonka he lähettävät toiselle työntekijälle, jotta heidän pomo näkee, että he ovat yhteydessä toiseen työntekijään tai että toinen työntekijä ei täytä jotain velvollisuuttatai määräaika. Tällainen salaperäinen orava -viestintä on yleistynyt työpaikalla ja emme aio hyväksyä sellaista käyttäytymistä, joka rohkaisee pientä ja passiivista aggressiivista työympäristöä.

Ainoa neuvomme asiasta on: Pysäytä se.

Ellei HR-osastosi tai pomo nimenomaisesti tule sinulle ja opastaa sinut kommunikointiin BCC, sinun kannattaa välttää käytäntö.

Jos ensisijaisen viestinnän ulkopuolella olevia ihmisiä pitää pitää silmukkana, jopa korkeammat, paras käytäntö on sisällyttää ne CC-osoitteina ja ilmoittaa vastaanottajille, kuka on ollut mukana ja mistä syystä.

Tämä ei ainoastaan ​​paranna kypsää vuoropuhelua työpaikalla, vaan auttaa myös välttämään erityisen kiusallista tapahtumaa: jos pomo tai muu BCC-vastaanottaja käyttää vastausta, kaikki toiminnot heikentävät itseään ja paljastavat, että he ovat olleetedellisen sähköpostiviestin sisältö.Yritä selittää, että yksi työtovereelle, johon olit vihainen vettä jäähdyttimessä.

Onneksi BCC-toimintoa haittaavien ihmisten määrä on pieni, mikä johtaa meihin niihin, jotka muodostavat suurimman osan väärinkäytöstä: tahattomasta.

Ystävät Älä Carbon Copy Ystävät

Jos suurin osa ihmisistä ei ole haitallista käyttää BCC-toimintoa osana psykologista sodankäyntiä kampanjaansa vastaan, mistä sitten tämä jättää meidät? Se jättää meidät : n miljoonille : lle ihmisistä, jotka tietämättään laiminlyövät edes käyttää BCC-toimintoa.

Kuva Denverin kirjastosta, Western History Collection.

Miksi BCC-toiminto on niin tärkeä?Sen avulla voit lähettää sähköpostiviestin jollekulle ilman että henkilö näkee kaikki muut, jotka vastaanottavat sähköpostin ja suojaavat tehokkaasti yksityisiä tietoja. Tässä on esimerkki sähköpostiviestistä, joka on poistettu omasta sähköpostiosastosta:

Jokainen sininen salama yksityiskohtana suodatettuun kuvaan on sähköpostiosoite. Ei vain yli 40 sähköpostiosoitetta luettelossa eteenpäin vastaanottajille, joihin olimme mukana, mutta ylläpidetyissä sähköpostiviesteissä on kaksi joukkoa ylimääräisiä estolohkoja, jotka sisältävät 13 ja 8 sähköpostiosoitetta. Tämä tarkoittaa, että sähköpostin koko ruudussa on yli 60 sähköpostiosoitetta.

Nyt voit kysyä itseltäsi "niin mitä?Mikä on väliä? "Se on monista syistä.Ensinnäkin, on olemassa yksinkertainen kysymys yksityisyydestä ja ihmisten yksityisyyden suojasta yhteystietoluettelossasi( ystävät, perheet tai liikekumppanit) kunnioittavasti. On sanomattakin selvää, että ihmiset, jotka tuhoavat eteenpäin ja massamainonta sähköpostilla kymmeniä ystäviään ja yhteistyökumppaneitaan, eivät ota aikaa ottaa henkilökohtaisesti yhteyttä kuhunkin kymmeniin vastaanottajiin ja kysyvät pitäisikö heidän yhteystietonsa jakaa kaikkien muiden henkilöiden kanssa.vastaanottajan luettelosta. Se on täysin epäkunnioittava jakaa yhteystietoja ilman kyseisen henkilön lupaa.

Saa enemmän epäkunnioittavaksi ja hankalaksi monipuolisempi ihmisten joukko, jolle olet sähköposti. Jos lähetät sähköpostia kymmenelle ihmiselle pienessä kansalaisjärjestössä, joka tuntee jo toisensa, ongelma saattaa olla kiistaton. Jos olet opettaja ja lähetät sähköpostilla kymmeniä( jos ei satoja) oppilaille joitain lisäaineistoja, yhtäkkiä jakat henkilökohtaisten yhteystietojenne paljon ihmisiä ja paljon muita ihmisiä, joita he eivät halua jakaa.

On vielä pahempaa, jos joku vahingossa osuu "Vastaa kaikki" mihin tahansa lähetetyille sähköposteille, joissa lähetät täysin ladatut TO- ja CC-paikat, , jokainen alkuperäisen vastaanottajan luettelossa oleva henkilö saa vastauksen. Parhaimmillaan tämä on suhteellisen vaaratonta, mutta epäilemättä jättää kaikkien muiden aikojen auki, kun he avaavat sähköpostin nähdäksesi, mikä on uutta keskustelussa. Pahimmillaan, kuten monissa yrityksissä eri puolilla maailmaa on tapahtunut, sähköpostilla voi olla oma elämänsä, sillä satoja työntekijöitä vastaa, väittävät ja muuten toimivat vuorovaikutuksessa sähköpostin kanssa. Tällainen vastaus - kaikki ketjureaktiot voivat ulottua tuhansia sähköposteja ja voivat jopa pilkata liekki-sotia( Tandem Computersissa oli tällainen liekki-sota 1900-luvun lopulla, joka kesti -vuodet ).

Toinen, ja käytännöllisempi huolenaihe niille, jotka voisivat välittää vähemmän hyvästä sähköpostin etiketistä ja suojella ystäväsi yksityisyyttä, tällaiset irtotavarat-sähköpostit tekevät vahingossa loistavia pieniä luetteloita sähköpostiosoitteista haittaohjelmille ja roskapostittajille sadonkorjuuta varten. Jos sähköpostiosoitteesi päättyy valtavaan sähköpostiviestiin, joka lähetetään sananlaskun ympärille, voit olla varma siitä, että jonnekin riviä pitkin pääset roskapostiin. Mikä vielä pahempaa on, jos joku käyttäjistä, joka päätyy lähetettyyn sähköpostiviestiin, joka istuu saapuneiden postikonttoreidensa suuhun, päätyy haittaohjelmat, jotka replikoituvat postilaatikon sisällä olevien yhteystietoluetteloiden ja sähköpostiosoitteiden kautta, todennäköisesti päätyy haitalliseen sähköpostiosoitteeseenlöytää itsellesi tietä.

BCC: n käyttäminen viisaasti

Jos olet jälkimmäisellä leirillä, ne, jotka eivät ota BCC-toimintoa huomioon, olette todennäköisesti kysyneet itseltäsi, mitä voit tehdä, jotta vältytään yllä mainitusta yksityisyyden ja turvallisuuden takia.Älä huoli, kun olet tietoinen siitä, kuinka kauheaa on sivuuttaa BCC-toiminto, tulee helposti selville, mitä sinun tarvitsee tehdä pesemään aikaisemmista huonoista sähköpostiominaisuuksista.

Ensinnäkin, ja ennen kaikkea, aloita kysymällä "Haluatko todella lähettää tämän sähköpostiviestin kaikkiin yhteystietoluettelooni? Kolmekymmentä?Mikä tahansa heistä? "Vastaus näihin kysymyksiin useimmille sähköposteille on: Ei. Ei, sinun ei tarvitse räjähtää henkilökohtaista sähköpostia tai välittää eteenpäin kaikille yhteystietoluettelossasi oleville.

Toiseksi, kun ei : llä löydä itsellesi oikeutettua syytä lähettää sähköpostia kokonaan ihmisille kerralla. Esimerkiksi, kun vaihdat uuteen sähköpostipalveluntarjoajaan tai haluat lähettää uuden postitusosoitteen sadalle ystävälle ja sukulaiselle, ainoa asianmukainen tapa on osoittaa osoitteet BCC-korttipaikkaan. Näin varmistetaan, että kaikki TO / CC-sähköpostin lähettämät ongelmat poistetaan: kaikkien vastaanottajien sähköpostiosoitteet pidetään yksityisinä, ei ole mahdollisuutta lähettää roskapostia tai haittaohjelmia yhdelle vastaanottajan tietokoneelle, joka korjaa toisen vastaanottajan sähköpostin jajos joku heistä tarvitsee vastata kysymykseen tai sellaiseen, he eivät räjäytä kysymyksensä tai kommenttinsa jokaiselle muulle henkilölle.

BCC lisää yksityisyyttä, lisää turvallisuutta ja pienentää postilaatikoiden raakaa. Ei ole mitään syytä välttää sitä, kun se tekee niin on yhtä helppoa kuin sijoittaa osoitteet toiseen osoitepaikkaan.