28Jun
Outlook on melko synonyymi sähköpostin kanssa. Siksi sen kaikkien muiden ominaisuuksien lisäksi haluat varmistaa, että voit käyttää sitä sähköpostilla mahdollisimman tehokkaasti.
Meillä on ollut katsaus Outlookin näkökulmista jo jonkin aikaa ja vanhanaikaiset Office-eläinlääkärit tietävät jo kaiken tämän, mutta uudet käyttäjät, kuten ne, jotka tarvitsevat tietää Outlookin käyttämisen toimistossa, saattavat joutua tuntemaan, kuinka käyttääNäkymät päivittäin. Se sanoi, että se on monipuolinen ja kypsä sähköpostiohjelma, jonka Windows-käyttäjillä pitäisi olla työkalupakkissaan.
Koska on niin paljon opittavaa, meillä on vain vähän aikaa menettää, joten aloittakaamme heti, miten voit kirjoittaa ja lähettää viestejä, sekä jakaa kaikki vaihtoehdot, joita voit muuttaa, jotta Outlook olisi hyödyllisempi ja nautinnollisempikokea.
Viestin luominen ja lähettäminen nopeasti
Jos haluat tai sinun täytyy ymmärtää Outlookin perusteet, olemme kirjoittaneet kätevän aloittelijan oppaan. Suosittelemme, että luet sen, jos Outlook on täysin uusi sinulle.
Muussa tapauksessa Outlookin postilaatikosta voit napsauttaa "Uusi sähköposti" -painiketta tai käyttää "CTRL + N".
Tuloksena oleva uusi viesti-ikkuna olisi melko suoraviivaista. Jos olet koskaan käyttänyt Microsoft Wordia tai vastaavaa tekstinmuokkausohjelmaa, Basic Text -ominaisuudet näyttävät epäilemättä tutulta.
Tässä vaiheessa määrität, kenelle lähetät viestisi, kirjoitat viestisi ja napsautat Lähetä-painiketta. Kaikki on hyvä ja hyvä, jos kirjoitat kertaluokan viestin ja sitten olet valmis siihen, mutta siihen on enemmän.
A Yhteystietojen päivittäminen
Kun kirjoitat uuden sähköpostin, ensimmäinen asia, jonka luultavasti on, tulee syöttää vastaanottajasi tai vastaanottajasi. Voit tehdä tämän yksinkertaisesti kirjoittamalla heidän sähköpostiosoitteensa tai klikkaamalla "To. .." ja valitsemalla nimesi osoitekirjastasi.
Muista, että jos haluat valita nopeasti kaksi tai useampia osoitteita samanaikaisesti, pidä CTRL-näppäintä ja valitse haluamasi nimi ja valitse sitten osoitevaihtoehdot: To ja Cc( tai Bcc).Kun olet valinnut kaikki vastaanottajat, napsauta "OK".
Jos sinulla ei ole jo osoitekirjaa, olemme kuulleet sinut. Voit tuoda yhteystietosi Outlookiin Gmailista tai vastaavasta sähköpostipalvelusta.
Vastausosoitteen muuttaminen
Oletetaan, että Outlookiin liittyy useampi kuin yksi sähköpostitili. Kuinka lähetät sähköpostia muilta tileiltäsi?
Huomaat, että "From" -painikkeesta on pieni nuoli. Napsauta tätä painiketta ja näet muut tilisi avattavassa luettelossa, jotta voit valita toisen sähköpostitilin.
Vaihtoehtoisesti voit käyttää sähköpostitiliä, jota ei ole liitetty Outlookiin, kuten jos käytät jonkun toisen tietokoneen tai käytät tietokonetta töissä ja haluat reitittää vastaukset henkilökohtaiseen tiliisi.
Jos teet tämän, pidä pari asiaa mielessäsi. Ensin lähettämäsi viesti kopioidaan Lähetetyt-kansioon, joten älä lähetä mitään henkilökohtaista, ellei aiot poistaa sitä ja tyhjentää Roskakori. Lisäksi, jos lähetät viestin työstään, he todennäköisesti tallentavat sen sähköpostipalvelimelle.
Allekirjoitukset ja kiinteä
Voit olla jo perehtynyt allekirjoitusten käsitteeseen tai voit jopa käyttää niitä itse. Pohjimmiltaan allekirjoitukset ovat erityisiä esikokoisia bittiä tekstiä, joita voit lisätä jokaiseen viestiin. Tämä voi olla yhteystietosi, elintärkeitä tietoja tuotteesta tai tapahtumasta, jota mainitset tai vain syvällinen laina, josta pidät.
Tässä esimerkissä aiomme liittää allekirjoituksen, jossa esitetään tulevat loma-suunnitelmat. Liitämme tämän allekirjoituksen kaikkiin työtilimme alkamiin sähköposteihin, mutta emme vastaa vastauksiin ja eteenpäin.
Täältä, kunnes poistat allekirjoituksen näiden asetusten avulla, loma-varoitus tulee näkyviin aina, kun kirjoitat uuden sähköpostiviestin.
Stationary?
Allekirjoitukset ovat riittävän helppoja selvittää, mutta entä kiinteä?Niin kauan kuin se on oikeassa, mennään eteenpäin ja keskustelemme siitä.Kuten allekirjoituksilla, olet todennäköisesti nähnyt jonkin tai jonkin muun muodon pysyvän sähköpostin, mutta pohjimmiltaan se toimii näin: koska lähetät sähköpostia HTML-muodossa, paikallaan vain voit määrittää taustat, eri fonttityylit ja värinviestejä.
Näet, miten tämä toimii. Valitsimme "Bears" -teeman luettelosta, joka antaa meille taustan, jossa on nalleja, jotka koristelevat sitä.
Tietenkin, jos olet töissä, saatat haluta pidättäytyä viestistä, joilla on nalleja ja sellaisia, mutta jos haluat, että viestisi todella erottuisivat, voit käyttää kiinteää ominaisuutta luomaan todella houkuttelevia tuloksia.
Viestien vastaaminen ja välittäminen
Viestien vastaaminen ja edelleenlähettäminen on yksinkertaista ja olet todennäköisesti jo huomannut nauhan vastaustyökalut.
Näet vastauksen, vastaat kaikki( käytä varoen) ja välität vaihtoehtoja, jotka ovat melko itsestään selvät, mutta mitä muita vaihtoehtoja?
Jos napsautat "Kokous", voit pyytää kokouksen, kun vastaat;tutustu kaikkiin mahdollisuuksiin, kun saat tämän.
Aiomme käsitellä kokouksia yksityiskohtaisemmin tulevassa artikkelissa, jossa keskustelemme Outlookin kalenterin valtuuksista.
Vastaus- ja välitysvaihtoehtojen asettaminen
Puhutaan avaamalla vastauksen ja eteenpäin -asetukset nopeaan ulkoasuun. Voit muokata alkuperäisten viestejä, kun vastaat tai lähetät eteenpäin tai ovatko ne liitetiedostoina vai eivät ollenkaan.
Voit myös määrittää, miten vastaukset ja välityspisteet ovat avoinna, ja ovatko kommentit etusijalla nimesi kanssa.
Loput Outlookin postiasetukset
Mail-asetuksissa on paljon muitakin asioita, joten ennen kuin jätämme sinut tänään, haluamme viettää jonkin aikaa puhumasta niistä.
Seuraavassa on muutamia perusjuttuja, kuten muokkausvaihtoehtoja, joilla voit muuttaa viestejä, oikeinkirjoitus- ja korjausvaihtoehtoja sekä allekirjoituksia ja kiinteitä vaihtoehtoja, joita koskimme jo.
Monet näistä vaihtoehdoista avautuvat alivalintoihin. Esimerkiksi, jos napsautat "Editor Options. ..", sinun on löydettävä koko joukko muita valintaruutuja( jaettu kahteen luokkaan, Proofing ja Advanced).
Vieritä alaspäin, viestin saapumisasetuksilla on mahdollisuus valita, miten Outlook hälyttää, kun viestit saapuvat postilaatikkoosi.
Sekä miten Outlook merkitsee kohteita luettaessa, kun käytät lukijaa.
Voit päättää, kuinka usein sanomat tallennetaan automaattisesti, missä ne tallennetaan ja niin edelleen.
Kun lähetät viestejä mitä tapahtuu? Valitse Lähetä viestit -vaihtoehdoista oletusarvot ja herkkyydet, automaattinen nimen tarkistus ja muutamia muita pieniä mutta erillisiä tweaksia, jotka voit tehdä käyttäjän kokemuksellasi.
Jos haluat seurata viestejä, voit tehdä muutoksia myös tähän. Esimerkiksi, voit ottaa käyttöön lukulähetyksiä, jotka lähettävät sinulle ilmoituksen aina kun joku lukee sähköpostisi.
Lopuksi löydämme joitain vaihtoehtoja muuttamaan viestisi muotoa, jota et todennäköisesti koskaan käytä.
Muut vaihtoehdot sisältävät joitain hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten esimerkiksi liimausvaihtoehtojen näyttämistä( mahdollisesti ärsyttävää) ja näytetäänkö seuraavia ja edellisiä linkkejä viestien otsikoissa, kun luet useita viestejä postilaatikossa( luultavasti hyödyllistä).
Voit myös määrittää, miten ohjelma suorittaa keskustelun puhdistamisen, mutta käsittelemme tämän ja muiden näkökulmien Outlook-sähköpostin hallinnoinnista tulevassa artikkelissa.
Sähköposti on olennainen osa Outlookia, mutta ei ole ihme, että on olemassa monia tapoja määrittää se. Tarpeettomasti sanottuna, kun opit käyttämään Outlookia, löydät itsesi palaavaksi vaihtoehtoihin, joskus muuttaa tietyt näkökohdat siitä, miten sähköposti muodostetaan ja käyttäytyy.
Emme ole tehneet tutustumista Outlookiin, meillä on vielä paljon osoitetta, kuten tapoja, joilla käsitellään lähettämistä ja vastaanottamistaliitetiedostoja, kalentereita, tehtäviä ja paljon muuta. Toistaiseksi haluaisimme kuitenkin kuulla lisää sinua, joten ota hetki aikaa, jotta pudotat meille pikaisen huomion keskustelufoorumissamme.
