1Aug
Tänään peittelemme "tylsää" Outlook-tavaraa. Ylläpito ja tietoturva, kuten Outlook 2013 -tietokannan ylläpito ja varmistaminen - täynnä tärkeitä tietoja - varmuuskopioimalla ja arkistoimalla se.
Jos olet käyttänyt Outlookia sähköpostiviestien luomiseen ja lähettämiseen, olet ottanut aikaa tuoda G-postikonttisi osoitekirjaasi tai se, että käytät jopa sähköpostiaOutlook-osoitekirja tarkoittaa, että sinulla on paljon tietoja, jotka on suojattava.
Samalla tavoin olet myös todennäköisesti viettänyt paljon aikaa ja työskennellyt luomalla kalentereita, lisäämällä tehtäviä ja todo-luetteloita ja ehkä jopa niillä muistiinpanoja, jotka haluat tallentaa.
Kaikki tämä on taipuvainen varmistamaan, että ainakin varmuuskopioit datatiedoston, koska jokainen meistä voi todistaa, että se on aika turhauttavaa ja masentavaa menettää kaikki tietosi ja aloittaa sen alusta.
-sähköpostin ohjauspaneeli
Aloitamme tarkastelemme pikaisesti Mailin ohjauspaneelia Windowsissa.
Kuten kuvasta näkyy, sinulla on pääsy Outlookin asetuksiin kolmeen avainalueeseen. Tällöin napsauttamalla joko "Sähköpostitilit" tai "Tiedostot. .." -painikkeet avaavat saman ikkunan vastaaviin välilehtiin.
Seuraavassa kuvakaappauksessa näemme Sähköposti-välilehden, jonka avulla voit tehdä toimia sähköpostitilillesi, kuten korjaamiseen tai muuttamiseen. Voit myös nähdä missä tietoja tallennetaan jokaiselle tilille.
Jos haluat vaikuttaa näihin tiedostoihin suoraan, sinun on napsautettava "Tiedostot" -välilehteä.Siellä on joitain käteviä asioita, joita voit tehdä täällä.
Voit esimerkiksi klikata "Avaa tiedoston sijainti" -painiketta nähdäksesi missä tiedostot sijaitsevat. Tämä on kätevä, koska haluat tietää, missä ne ovat, jos tarvitset skannauksen ja korjauksen niitä( käsitellään seuraavassa jaksossa).
Tässä on toinen hieno ominaisuus, jota voit käyttää Tilin asetukset -ikkunassa. Jos tiedostosi( tiedostojasi) on saanut valtavan määrän ja vie paljon levyasemaa( jotkut keräävät gigatavua gigatavua vanhasta sähköpostista), voit pakata sen.
Napsauta Tietotiedostot-välilehden "Asetukset" -painiketta ja napsauta sitten "Compact Now", kun haluat pienentää Outlook-datatiedostoasi.
Mail-ohjauspaneeli on luotettava tapa säilyttää tietojasi ja profiileja, mutta se ei ole ainoa tapa, ja Outlook-sovellus antaa sinun myös hallita postilaatikoihin. Näytämme nämä tarkastukset heti sen jälkeen, kun osoitamme, miten korjaat tietosivustosi.
PST-huoltotyökalun suorittaminen
Jos et ole huomannut tähän mennessä, Outlook-tiedot tallennetaan. PST- tai. OST-tiedostoon ja suurin osa ajasta ei ole mitään vikaa.
Valitettavasti joskus tietosi muuttuvat vioittuneiksi, mikä ei ole sama asia kuin sanoa, että se on huono tai toivottomasti palautumaton, sinun tarvitsee vain suorittaa mukana oleva Saapuneet-kansion korjaustyökalu. Saapuneet-kansion korjaustyökalu tai "ScanPST" skannata ja korjata omat kansiotiedostot, validoida ja korjata virheet ja varmuuskopioida korruptoitunut. PST- tai. OST-tiedosto vain siinä tapauksessa, että jokin vikaantuu virheen aikana.
ScanPST-työkalu löytyy Outlookin asennuskansioon, yleensä C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15.Kun löydät sen, kaksoisnapsauta ScanPST-apuohjelmaa käynnistääksesi sen.
Ensinnäkin sinun tarvitsee selata missä. PST- tai. OST-tiedostoja löytyy. Seuraavassa kuvakaappauksessa näet missä ne sijaitsevat tietokoneessamme. Valitse yksi ja napsauta "Avaa".
Jos ScanPST-työkalu löytää virheitä, se ilmoittaa sinulle niin paljon ja tarjoaa korjauksen. Napsauta aptly-otsikkopainiketta käynnistääksesi korjauksen.
ScanPST-työkalu kertoo, että Outlook-tiedosto on onnistuneesti korjattu.
Voit sulkea työkalun tai toistaa prosessin tarvittaessa muilla datatiedostoilla.
Tietojen automaattinen arkistointi
Tulee esiin joitain tärkeitä tietoja siitä, miten parhaiten arkistoida ja varmuuskopioida tietosi. Ensimmäinen asia, josta haluamme keskustella, on AutoArchive-vaihtoehtoja. Aloita napsauttamalla nauhan Tiedosto-välilehteä niin, että näet seuraavan näytön.
Huomaa välittömästi, että voit valita tilin, johon haluat osallistua( jos haluat) napsauttamalla Lisää tili -painikkeen yläpuolella olevaa avattavaa valikkoa.
Let's klikkaa "Cleanup Tools" -painiketta ja valitse vaihtoehdoista "Mailbox Cleanup".Alla ovat valinnat, jotka näet. Kaikki täällä on omistettu rasvan leikkaamiseen postilaatikostasi ja arkistoimalla vanhoja viestejä.
"AutoArchive" -painikkeen napsauttaminen tarkoittaa, että Outlook hakee automaattisesti kaikki sellaiset sähköpostikansit, jotka on määritetty. Automaattisen arkistoinnin asetusten määrittämiseksi sinun on napsautettava sähköpostikansioa hiiren kakkospainikkeella ja valittava "Automaattinen arkistointi" -välilehti.
Täällä näemme tyypillisen sähköpostikansioiden ominaisuusikkunan. AutoArchive-välilehdessä voit muuttaa kansion automaattisen arkistoinnin. Huomaa tässä kuvakaappauksessa, että kansio on määritetty automaattiseen arkistointiin omasta aikataulustaan ja toimistaan.
Voit myös määrittää kansion automaattiseen arkistointiin Outlookin yleisten oletushälytyksen asetusten mukaan. Jos olet määrittänyt kansion oletusasetuksiin ja napsauta sitten "Default Archive Settings. ..", näet seuraavan valintataulun( koska ne ovat "oletusasetuksia", kaikki tässä asetetut muutokset koskevat jokaista kansioon, joka on määritetty oletusarkkitehtuuriin).
Älä unohda, voit myös löytää nämä asetukset avaamalla Valinnat ja napsauttamalla Lisäasetukset-otsikkoa.
Siirry nyt arkistoimaan tietoja.
Tietojen arkistointi manuaalisesti
Yksinkertaisesti, jos et halua käyttää automaattista arkistointia tai haluat yksinkertaistaa arkistointiproseduuria, palaa Tilitiedot-ruudussa näkyviin Työkalut -työkaluihin ja valitse ja valitse Arkistoavaa seuraava valintaikkuna.
Helppoa, haluat vain valita kansion, jonka haluat arkistoida, valita päivämäärän arkistoosi, ja valitse sitten kansio, johon haluat tallentaa arkistosi. Se on se, olet valmis!
Outlook-tiedostojen varmuuskopiointi ja palauttaminen
Outlook-tiedostojen varmuuskopiointi on yhtä helppoa kuin kopioida. OST- tai. PST-tiedostot toiseen kiintolevyyn, pilvipalvelimeen, peukalo-asemaan tai johonkin muuhun tallennusvälineeseen. Muistatko, miten sijoitat datatiedostot?
Avaa Mail-ohjauspaneeli ja napsauta "Data Files" -painiketta. Napsauta "Avaa tiedoston sijainti. .." ja voit sitten varmuuskopioida datatiedostot.
Sivusivulla voit siirtää datatiedostoja pysyvästi pilvipaikkaan, kuten OneDrive- tai Dropbox-kansioon, mikä varmistaa, että Outlook-tietosi on aina teknisesti varmuuskopioitu.
Palauta varmuuskopioidut datatiedostot takaisin Tiedosto-välilehdelle ja valitse "Avaa Outlook-datatiedosto".
Seuraavassa kuvakaappauksessa Tiedostoselaus avautuu automaattisesti arkistoihimme, mutta voit tietenkin selata missä tiedostoasisijaitsevat.
Valitse haluamasi tiedosto ja napsauta "Avaa", jotta voit käyttää tiedostoon tallennettuja tietoja. Kun olet palauttanut, voit selata ja tarkastella kohteita normaalisti.
Jos et enää tarvitse käyttää varmuuskopioidun datatiedoston, voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ylintä kansiota ja valita sulkemisasetuksen.
Tiedostojen varmuuskopiointi ja palauttaminen on pitkälti manuaalista toimintaa, mutta jos asetat kansioita automaattisesti arkistoimaan usein, ja ne arkistoidaan pilkkeja muistuttavaksi, niin sinulla on jonkin verran turvallisuutta siellä.
Paras tapa varmistaa, ettet menetä tietoja, on kuitenkin rutiininomaisesti varmuuskopioida datatiedostot tukku. Onko sinulla jotain, jonka haluat lisätä?Kerro meille keskustelufoorumissamme. Kuten aina, odotamme palautetta.