2Aug
Jos olet yksi niistä ihmisistä, joilla on taulu tai muistio, jolla on jatkuvasti kehittyvä to-do-luettelo, tai työpöytäsi ja näytöt on koristeltu Post-® -muistilla, joka muistuttaa sinua tärkeistä tapahtumista.sinä.
Outlookin avulla voit tehdä tehtäväluetteloita, jotka koostuvat tehtävistä, joita voit tehdä kaikenlaisissa asioissa, kuten asettamispäivämäärien, muistutusten, luokkien ja muidenkin. Koko asia on luoda aktiivisempi tehtäväluettelon, jolla voit olla vuorovaikutuksessa ja pitää sinut rehellisenä.
Työskentely tehtävissä View
Olemme keskustelleet äskettäin Outlook 2013: n eri kohteista, joten jos olet uusi, suosittelemme lukemaan esittelymme.
Muussa tapauksessa avaa Outlookin Tehtävät-näkymään asti ja katsele ympärillesi. Ensi silmäyksellä huomaat, että se on melko tyhjä ja karu. Tämä johtuu siitä, että emme vielä täytä sitä monilla tavoilla, joita meidän on tehtävä ja tehtävien suorittamiseksi.
Käy läpi ja näyttäkää, kuinka voit käyttää tehtäviä kuten ammattilainen ja järjestää elämäsi edelleen Outlookin avulla. Kun sinulla on vähän aikaa ja työtä, sinulla on kattava joukko tehtäviä, joita voit asettaa muistuttamaan sinua, kun he ovat tekemättä, tai voit jopa määrittää ne toiselle henkilölle!
Tehtävien lisääminen
Aloitaksesi aiot lisätä tehtäviä.Huomaat, että tuttu kansio-osa on vasemmalla puolella. Voit lisätä uusia kansioita tähän näkymään ja tehokkaasti sitten järjestää tehtävät luokkiin. Voit jopa luoda uuden kansionryhmän, jotta voit tarvittaessa erottaa tehtävät ammatillisen ja henkilökohtaisen elämän välillä.
Aloitaksesi huomaat, että yksi tehtäväkansio ryhmä kutsuu minun tehtävät ja kaksi tehtäväluetteloa: To-Do List ja Tehtävät. Jos napsautat hiiren kakkospainikkeella ylintä kansiota, voimme luoda uuden kansiojoukon, jonka nimiimme työtehtävät.
Voit lisätä nopean tehtävän napsauttamalla "Napsauta tätä lisätäksesi uuden tehtävän" tai napsauttamalla "Uusi tehtävä" Home-nauhalla. Tutustu seuraaviin nimettömään tehtävään, johon voit hakea useita vaihtoehtoja, näyttää Tehtävä ja sen tiedot sekä hallinnoida sitä.
Täytämme tehtävämme hieman perustietojen avulla ja napsauta sitten Tallenna &Sulje. "Voit valita alkamisajankohdan, päättymispäivän( tarvittaessa), tilan, prioriteetin ja loppuprosentin. Voit myös tarkistaa "Muistutus" -ruudun ja Outlookin avulla voit tietää, milloin tehtävänne tulee.
Tehtävien tarkasteleminen, muuttaminen ja päivittäminen
Kun luodut muutamat tehtävät, voimme nähdä ne Tehtävät-näkymässä.Voit tehdä joitain peruskäsittelyt täällä, kuten päivämäärän muuttaminen tai luokan määrittäminen, mutta jos haluat todella tarkastella ja muokata, sinun on kaksoisnapsautettava sitä avaamalla se.
Tässä tehtävämme on jälleen kerran. Voimme tehdä muutoksia siihen, kuten tilan tai prioriteetin, tai voimme klikata "Tiedot" -painiketta.
Jos tehtävään liittyy muita yksityiskohtia, voit täyttää ne täällä.Vaikka tämä ei ehkä ole tärkeä useimmille ihmisille, jos käsittelet itsenäisiä urakoitsijoita tai konsultteja, niin tämä on hyvä paikka seurata, kuinka paljon he maksavat sinulle.
Muutama muu asia voidaan mainita ennen siirtymistä toistumiseen. Kun olet tekemässä tehtävän käyttöliittymässä, huomaa, että voit poistaa tai välittää tehtävän, jos päätät, että se ei ole kannattavaa, tai sinun on syötettävä joltakulta.
Voit myös hallita tehtävää, kuten merkitsemällä sen kokonaan, määrittämällä sen ja lähettämällä tilaraportin. Puhumme lisää tästä pian. Seuraavaksi tarkastellaan lyhyesti kuinka toistuvat tehtävät asetetaan.
Toistuvien tehtävien käsitteleminen
Toistuvan tehtävän luominen on sama kuin toistuvan tapaamisen tai toistuvan kokouksen luominen. Valinta, jonka näet napsautettaessa "toistuva" -painiketta, näyttää todennäköisesti melko tutulta.
Joten tässä on meidän "talk of work stuff" tehtävä, joka toistuu joka viikko keskiviikkona, ilman loppua silmissä.Huomaa myös, että vaikka et suorita tehtävää tehtävän toistuessa, toinen luodaan vielä.
Voit ohittaa tämän valitsemalla "uuden tehtävän uudistaminen" -vaihtoehdon, joka ei päivity automaattisesti x päivässä, ei regeneroi tehtävää, ennen kuin nykyinen merkintä on täydellinen.
Tehtävän asettaminen jollekulle muulle
Meillä on meidän "puhua työtavoista!" Tehtävä, joka on nyt perustettu, nyt meidän on vain pantava ne varalle jollekin toiselle! Napsauta "Assign Task" -painiketta nauhan Hallinnoi tehtävä -osiossa.
Tämä avaa tehtävän sähköpostina, jota voit sitten käsitellä muille. Tässä tapauksessa aiomme antaa tehtäväksi puhua työstä jollekin toiselle, joten lähetämme sen sähköpostitse.
Jos haluat kirjoittaa osoitteen "Vastaan" -kenttään, voit tai voit kurottaa onnekas nimen osoitekirjaasi. Eikö osoitekirjaa ole luotu? Lue lisätietoja yhteystietojen luomisesta ja hallinnoinnista, mukaan lukien yhteystietojen tuonti Gmailista suoraan Outlookiin.
Vastaanottaja saa sähköpostin, jonka jälkeen hänellä on vaihtoehto "Hyväksy" tai "Hylkää". Emme halua tehdä pomosta järkyttävää, joten lähdemme eteenpäin ja hyväksymme tehtävän. Sitä paitsi puhuminen työtehtävistä ei ole koskaan huono idea!
Lopuksi, jos valtuudet, jotka haluavat tietää edistyksen( tai sen puuttumisen) nykyisellään tehtävänne. Voit lähettää heille tilaraportin.
Kaiken kaikkiaan keskimääräinen kotivaiheen Outlook-käyttäjä käyttää todennäköisemmin tehtäviä keinona saada työtä tai tehdä kotitöitä kotiin, mutta on hyödyllistä tietää täyden valikoiman tehtävien tekemistä.Siirry nyt muuhun Home-nauhaan ja kerro siitä, mitä voit tehdä hallita tehtävää sieltä.
Tehtävien hallinta ja lajittelu näkymän mukaan
Viikon aikana jotkut tehtävät tehdään, ja jotkut eivät. Ne, jotka olet suorittanut, voit merkitä täydelliseksi ja unohtaa. Mutta niitä, joita et pääse, täytyy hallita jotenkin tai sinulla on vain yhä kasvava luettelo puhalletuista tehtävistä.
Voit hallita niitä muutamia tapoja. Katsotaanpa sitten nauhan kyseisellä alueella ja näytämme sitten, kuinka hyödyntää näitä työkaluja.
Napsauttamalla Poista luettelosta -painiketta merkitään se täydelliseksi ja poistetaan se luettelosta. Jos Outlook havaitsee ongelman, kuten jos tehtävä on toistuva tai se on epätäydellinen, se kysyy, mitä haluat tehdä sen suhteen.
Voit myös työskennellä suoraan tehtäväluettelossa näkyvien tehtävien kanssa. Katso lisätietoja seuraavasta kuvakaappauksesta. Näet, että voit napsauttaa lippukuvaketta merkitsemään sen täydelliseksi tai voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella nähdäksesi jatkotoimet.
Seuraavassa kuvakaappauksessa näet, että meidän tehtävämme "istua jalkapallon katselemisessa jalkapohjilla" on syytä huomenna, mutta olemme myös merkinneet sitä seurantaa varten myös ensi viikolla. Seuranta-tehtävän luominen pohjimmiltaan kopioi sen ajan, joka parhaiten sopii sinut mahdollisesti täydentämään sitä.Tässä tapauksessa voisimme merkitä huomisen tehtävän täydelliseksi tai poistaa sen, mutta tämä päällekkäinen tehtävä olisi vielä ensi viikolla.
Huomaa, että voit seurata tehtäviä yhdestä viidestä ennalta määritetystä välein tai luoda mukautetun seurannan.
Lopulta näkymäsi muuttaminen voi auttaa leikkaamaan suuria tehtäviä.Jos sitä ei näy Ribbon kohdalla, voit napsauttaa Muuta näkymä -painiketta ja näet nämä vaihtoehdot.
Tässä yksinkertainen lista saattaa näyttää.Mielipiteessä ei syrjitä valmistumisvaltiota tai luokkia tai mitään muuta. Se esittää kaikki aiemmat, nykyiset ja tulevat tehtävät yhdellä yksinkertaisella näkemyksellä.
Toisaalta, jos lajittelemme näkemämme aktiivisilla tehtävillä, näemme, että asiat ovat kaventuneet paljon meille.
Muista aina muokata tehtävänäkymää, jotta voit nopeasti lajitella tai piilottaa ne mahdollisimman tuottavaksi mahdollisuudeksi!
Tehtävät Lisätiedot
Lopuksi tutustumme tehtäviin. Tehtävien avulla voit muuttaa asetuksia ja muuttaa niiden käyttäytymistä ja ulkoasua. Voit tavoittaa ne Arkisto-valikosta valitsemalla Asetukset - & gt;Tehtävät. "
Voit asettaa vaihtoehtoja muistutuksia tehtäviin eräpäivällä, myöhässä ja valmiissa tehtäväväreissä, työajoissa ja muissa yksinkertaisissa vinkkejä.Joten nyt, jos haluat, että myöhässä olevat tehtävät ovat kirkkaan sinisiä tai haluat päivitysten viimeisimmän muistutuksen aloittamisen sijaan, voit tehdä muutokset täällä.
Kuten voitte sanoa, Outlook paljastaa olevansa hyvin monipuolinen sovellus, emmekä edes ole puhuneet vielä kalenterista ja muistiinpanoista! Toivomme, että voit käyttää Tehtäviä, jotta voit kehittää organisaatiosi taitoja pari lovia. He ovat todella helppoja asettaa ja määrittää, ja on mukavaa saada nämä muistutukset ja katsoa kaikki luettelossa olevat asiat hitaasti.
Tällä välin olemme kiinnostuneita kuulemaan sinulta. Onko sinulla kysymys tai kommentti, jonka haluaisit lähteä kanssamme? Pudota keskustelufoorumiin ja tulta pois.