4Aug
Monet meistä haluavat organisaatiota ja tuottavuutta. Jos käytät jo Microsoft Office -ohjelmaa, sinulla on jo äärimmäisen tärkeä työkalu, jotta voitte odottaa sitä: Outlook 2013.
Outlook on elintärkeää monissa organisaatioissa, ei pelkästään sen selkeistä sähköpostitaidoista, mutta se on myös kalenteraatiota, tehtäviä ja yhteystietoja. Tyypillinen yritys voi muodostaa yhteyden Outlookiin Exchange-palvelimeen, ja jokainen voi jakaa saman osoitekirjan ja kalenterit, joten se on erinomainen työkalu yritystason yhteistyöhön.
Valitettavasti useimmilla ihmisillä ei ole kotipesään asennettuja Exchange-palvelimia, eivätkä tietenkään tiedä, mikä se on. Mutta se on okei, Outlook toimii yhtä hyvin kotitietokoneessasi ja tarjoaa silti kaikki ominaisuudet, jotka tekevät siitä niin tehokasta tuottavuustyökalua: sähköposti, tehtävät, tapaamiset, osoitekirjat ja paljon muuta!
Outlookin käyttäminen - Tiny Primer
Outlook ei aio hämätä sinua, kun avaat sen ensimmäisen kerran. Kaikille tarkoituksille tämä on toinen sovellus Microsoft Office -ekosysteemissä ja sellaisena, sillä on melko vähän tuttuja elementtejä.
Toisin kuin muut suositut Office-sovellukset, Outlook on kuitenkin rakennettu suurelta osin eri toimintojensa ympärille - Word on ensisijaisesti tekstidokumenttien luominen, Excelissä on kyse taulukkolaskentataulukoista, PowerPoint esittelee - mutta Outlook on monien hatujen sovellus.
Outlookin oletusnäkymä on postilaatikko, jonka yläreunassa on nauha, joka on piilotettu tässä näkymässä näytön tilaa säästämiseksi.
Rakkauttavat niitä tai vihaavat niitä, nauhat ovat kaikkialla koko toimistossa. Meidän ei tarvitse viettää enää aikaa ylentämään niiden olemassaolon suhteellisia ansioita, tietenkin he ovat täällä jäädäkseen. Se sanoi, muistan aina, jos haluat piilottaa tai näyttää nauhan nopeasti, käytä vain CTRL + F1.
Jos napsautat jotakin ylävalikossa olevista valikkotoiminnoista, Ribbon näyttää ja voit valita toimintoja ja työkaluja. Jos haluat, että nauha pysyisi paikallaan, voit käyttää "CTRL + F1" -näppäintä tai napsauttaa pienen potkurin kuvaketta oikeassa alakulmassa.
Nauhan Home-välilehti muuttuu kontekstisesti riippuen siitä, millainen tila on. Edellä olevassa kuvakaappauksessa näemme Mailin vaihtoehdot.
Alhaalla Home-välilehti on muuttunut vastaamaan Kalenterin asetuksia. Huomaa, että nauha on kiinnitetty niin, että työntöaukko on muuttunut nuoleksi, jos haluat tiivistää sen uudelleen( tai käytä "CTRL + F1").
Jäljellä olevat Ribbon välilehdet - Lähetä / vastaanota, Kansio, Näytä ja tietenkin Tiedosto - ovat suurelta osin yhdenmukaisia millä tahansa tavalla, johon olet. Tutustelemme tarkemmin ne kaikki seuraavassa osiossa.
Katsotaanpa nopeasti, miten liikkua tilojen välillä ja muuttaa näkymääsi. Vasemman reunan viereen näet kansio-osan. Tämän ikkunan alaosassa on pikakuvakkeita Outlook-tilaan. Tässä esimerkissä näet Inbox, Kalenteri, Henkilöt, Tehtävät ja niin edelleen.
Jos napsautat navigaattorin yläosassa olevaa nuolta, se laajentaa ruudun, joka näyttää sähköpostitilisi kansion puun.
Samoin, jos siirryt kalenteriin, näet sovellettavan näkymän kansio-osassa.
Napsauta kolmea pistettä, jotta voit käyttää muita Outlook-tiloja, kuten Notes, Folders ja Outlook-pikakuvakkeita. Valitse "Navigointiasetukset" ja voit muuttaa navigointielementtien järjestystä.
"Compact Navigation" -toiminnon kytkeminen pois päältä valittaa käyttäjiä, joilla on suuret tarkkuusnäytöt. Voit myös lisätä tai vähentää kuinka monta kohdetta näkyy ja miten ne näkyvät.
Lähetä / vastaan
Lähetys / vastaanotto -välilehti on suunnattu erityisesti Saapuneet-kansiot -toimintoihin, mutta se näkyy muissa tiloissa( Kalenteri, Tehtävät jne.), Vaikka niillä ei ole samoja toimintoja.
Esimerkiksi tässä näemme kalenterin lähetys / vastaanotto-välilehden, joka poistuu palvelinosasta.
Riippuen siitä, minkä tyyppistä käyttämääsi sähköpostiprotokollaa( ensimmäisessä kuvakaappauksessa työskentelemme IMAP-tilin kanssa), sinulla ei ehkä ole tai voi olla vain ladata otsikoita tai merkitä / poistaa viestejä lataamatta jne.
Lähetys / vastaanottoasetukset riippuvat siis siitä, miten määrität sähköpostitilejäsi, mutta pitkä tarina lyhyt: suosittelemme IMAP: ää.
Kansio
Kaiken kaikkiaan Kansio-välilehti on melko yhdenmukainen kaikissa toimintatiloissa, lukuun ottamatta kalenteria. Alla näet Saapuneet-kansion-välilehden, jonka avulla voit tehdä kaikenlaisia kansionhallintaa( jos et käytä IMAP-tiliä, et näe IMAP-välilehteä).
AutoArchive Settings -painike on hieman sekava, koska se ei todellakaan vaikuta siihen, miten postilaatikko arkistoi vanhat sähköpostit automaattisesti. Jos haluat säilyttää postisi jalanjäljen pienen ja helpommin hallinnoida, sinun on avattava asetukset ja osallistuttava siellä AutoArchive-asetukseen. Avaa Asetukset ja valitse "Lisäasetukset" -luokka.
Kun olet löytänyt AutoArchive-vaihtoehdon, napsauta "AutoArchive Settings. .." -painiketta avata paljon hyödyllisempi valintaikkuna kuin nauhalta.
Kuten mainitsimme, suurin osa Kansion välilehdoista on melko yhdenmukaisia kaikkialla Outlookissa, paitsi Kalenteri, joka palvelee kalenterikohtaisia toimintoja. Et esimerkiksi kopioi tai siirrä kansioita, kopioit tai siirrät kalentereita ja niin edelleen.
Useimmiten teet paljon kansionhallintaa suhteessa postilaatikkoosi, koska tietenkin sähköpostin voi nopeasti tulla hankalaksi ja ylivoimainen, jos sinulla ei ole hyvä kansion rakenne ja organisaatio.
Näytä
View-asetukset sisältävät seuraavat olennaiset toiminnot. Tämä on Näytä-välilehti, joka näkyy Saapuneet-kansiossa.
Huomaa Muistutukset-ikkuna-painike, jota voit avata milloin tahansa tarkistaaksesi muistutuksesi, kuten jos unohtunut tai olette unohtanut toisen. Jos sinulla olisi muistutuksia, voit päättää hylkäämisen, lyödä torkku-painiketta tai yksinkertaisesti hylätä kaiken yhdellä kertaa.
Muut Näytä-välilehdet vaihtelevat tilan mukaan. Kalenteriin kuuluu seuraava ominaisuus, joka lisää nykyisen näkymän, järjestelyn, värin ja ulkoasun muuttamista. Jälleen Layout-osassa on paljon samoja asioita Outlookissa, mutta on tärkeää huomata, että se ei ole yleismaailmallinen, joten tehtävät, kalenterit tai sähköpostitilat eivät ole toistettavissa koko sovelluksen koko.
Lisäksi on tärkeää kiinnittää huomiota järjestelyosioon. Tässä on, mitä järjestelyosio näyttää Tehtävät-tilassa. Huomaa, miten voit lajitella ja vaihtaa Tehtävät-näkymän suurimman vaikutuksen aikaansaamiseksi.
Näkymä-välilehdellä sinun mielestäsi voit leikata ja lajitella tietoja nopeasti, kun se kasvaa ja kasvaa ajan myötä.Kalenterisi ei pysy tyhjänä, tehtävät lisääntyvät, postilaatikoita kasataan ja niin erilaiset järjestelyt ja ulkoasut voivat auttaa sinua paljon tuottavampien sijaan sokeasti heiluttaessa.
-funktio Nauhat
Keskustellaan nyt siitä, miten vaihtoehdot muuttuvat toiminnoista. Tässä on kaikki, mitä tarvitset napauttamalla perusviestiä, lisäämällä liitteitä, tunnisteita ja muotoillaksesi tekstiäsi. Ei ole mitään liian monimutkaista ja sinun pitäisi pystyä tuottamaan hämmästyttävä sähköpostiviesti.
Vertaa tätä Tehtävänauhalle, johon päästään avaamalla tai avaamalla tehtävä.Ota hetki huomata, kuinka erilainen se on sanomanauhasta.
Vertaa tätä Lisää-välilehteen. Lisää-välilehti on staattinen koko Outlookissa, joten voit vaikuttaa viestisi, tehtävän, kalenteritapahtuman jne. Sisältöön samoilla valinnoilla ja toiminnoilla.
Sähköpostiviestit eivät lisää Asetukset-välilehteä, jolla on vain muutama hyödyllinen ominaisuus. Teemat, jotka saattavat tai eivät välttämättä ole hyödyllisiä, ovat BCC( blind carbon copy, kun haluat piilottaa vastaanottajat sähköpostin otsikosta) ja seurantafunktiot. Kaiken kaikkiaan tässä ei ole mitään ratkaisevaa merkitystä, mutta jos tarvitset jonkin aikaa toimituksen tai lukun vastaanottamisen, Asetukset-välilehti on paikka, johon mennä.
Format Text -välilehti on sama riippumatta siitä, mikä toiminto olet tekemässä, eikä ole paljon puhetta. Tämä välilehti on silmiinpistävä samanlaisuus Wordissa löytyneisiin muotoilutoimintoihin, joten jos käytät Worda asiakirjojen kirjoittamiseen ja muotoilemiseen, nämä valvontaominaisuudet ovat todennäköisesti tuttuja sinulle.
Lopuksi Review-välilehti on "vain-in-tapa" -välilehti. Voit käyttää tämän välilehden todentamistyökaluja tarkistaaksesi oikeinkirjoituksesi ja kieliopillesi, löytää paremman sanan ja selvittää, kuinka monta sanaa on /task/-sähköpostiviestissä.
Tarkastelu-välilehti on sama kaikissa Outlook-sovelluksissa. Huomaa myös, että se sisältää kielitoimintoja, tässä voit määrittää kielivalinta- ja korjausasetukset. Voit myös kääntää esineitä, kuten jos vastaat ulkomaisen kumppanin kanssa tai joku lähettää hieman tekstiä toisella kielellä.
Tämä on suurelta osin Outlookin lisätoimintoja. On selvää, että ohitimme paljon yksityiskohtia, mutta tunnemme, että kun ymmärrät Ribbon-järjestelmän luonteen. Kun haluat käyttää funktiota, tiedät missä etsiä sitä.
Sähköpostitilin automaattinen ja manuaalinen määrittäminen
Lyhyesti keskustelemme sähköpostitilin automaattisesta ja manuaalisesta määrittämisestä.Kun käynnistät Outlookin ensimmäisen kerran, se estää sinua asettamaan tilin.
Sinulla on valinta, voit asettaa Outlookin heti sähköpostitilillä tai voit ohittaa tämän osan ja lisätä tilin myöhemmin.
Jos valitset "Ei", varoitusviesti johtaa periaatteessa, että Outlook on melko vaivaa ilman vähintään yhtä sähköpostitiliä.Tietenkin voit silti käyttää sitä seuraamaan tehtäviä, muistiinpanoja, kalenterin ylläpitoa ja muita asioita, mutta Outlook on todellakin sähköpostikeskeinen kokemus.
Tässä mielessä asetamme Outlookin sähköpostitilillä.Voit aluksi yrittää tehdä niin automaattisesti, jossa annat joitain kohdistettuja tietoja tilistäsi ja sovellus yrittää automaattisesti havaita asetukset.
Joskus tämä toimii, jotain ei. Jos se on, niin voitat, ja voit siirtyä eteenpäin seuraavaan jaksoon. Jos se ei ole tai tiedät, sinun on asetettava uusi palvelintyyppi, valitse sitten "Manuaalinen asetus" ja napsauta "Seuraava" jatkaaksesi.
Soveltamistarkoituksen vuoksi aiomme luoda olemassa olevan tilin automaattisella menetelmällä.Kuvaamme manuaalisia menetelmiä vain vähän. Jos sinun on luotava tili manuaalisesti, suosittelemme, että ohitat tämän osan. Tällä välin käytimme vain Outlook.com-tiliä, toimitimme salasanamme ja näet alla olevan tuloksen.
Outlook.com on eräänlainen helppo tapa ulos, jos haluat määrittää ei-Microsoftin sähköpostin, sinun on ehkä määritettävä se manuaalisesti. Jos et tiedä, miten voit tehdä sen, suosittelemme, että etsit Outlookin määrittämistä omalla sähköpostiossasi.
Se sanoi, meidän helppo esimerkki, me napsauta "Finish" ja Outlook sitten avautuu meidän kiiltävä, uusi postilaatikko.
Manuaalinen tilin asennus
Kun olet saanut melko hyvät käsitykset Outlookin perusominaisuuksista, palataan ja keskustelemme siitä, miten määritämme lisää sähköpostitilejä.On hyvä mahdollisuus olet kuin monet muut ihmiset ja sinulla on kaksi tai useampia sähköpostitilejä.Onneksi voit asettaa Outlookin toimimaan useilla eri sähköpostitileillä, kuten POP ja IMAP, ja sinulla voi olla niin monta tiliä kuin voit itse käsitellä.
POP ja IMAP?
Joten mitä tarkoitamme puhua POP ja IMAP?
POP tai Post Office Protocol on ollut ympärillä ikuisesti, ja jos olet koskaan käyttänyt ja sähköpostisovellusta muodostamaan yhteyden Internet-palveluntarjoajaltasi lähetettyyn sähköpostiviestiin tai haet sähköpostiviestiä webmail-palvelusta, todennäköisesti olet käyttänyt POP-yhteyttä.POP on hyvä ladata viestejäsi.
Jos määrität tilisi toimimaan IMAPin kanssa, Outlook kopioi verkkokansion rakenteen ja synkronoi vain tyypillisesti muutaman viikon sähköpostin kerrallaan. Sähköpostiasi ei poisteta palvelimelta, ja voit vain ladata vain viestien otsikot, mikä on fantastinen, jos sinulla on 1000 viestiä kansioissasi.
Joten sinulla on POP, joka on vanhentunut ja jotain machete-levyn ottamista sähköpostiin, ja sitten IMAP on hienompaa, nykyaikaisempaa ja paremmin sopivaa, jos haluat säilyttää saman postilaatikon verkossa ja offline-tilassa.
Kuten sanomme, mielestämme IMAP on ylivoimaisesti parempi menetelmä.
Useiden sähköpostitilien lisääminen ja hallinta
Useiden sähköpostitilien lisääminen ja hallinta Outlookissa on hyvin yksinkertainen. Jos haluat lisätä uuden sähköpostitilin, napsauta Ribbon "Tiedosto" -välilehteä ja napsauta "Lisää tili". Automaattinen tilin määrittäminen -näyttö tulee näkyviin. Jos haluat( tai tarvitset) tilin manuaalisen määrittämisen, valitse "Manuaalinen asennus" ja napsauta "Seuraava".
Kuten aiemmin mainittiin, valintasi tilityyppien välillä on todennäköisesti POP tai IMAP ja tilin määrittäminen yhdeksitai toinen yleensä ilmoittaa sähköpostipalveluntarjoajaltasi. Eli jos käytät Gmailia tai Yahoo! -sovellusta tai jopa Internet-palveluntarjoajaltasi antamaa sähköpostia, sinun tulee kysyä heiltä tai Internetistä erityisiä ohjeita ja asetuksia, joita sinun tarvitsee käyttää Outlookissa.
Toisaalta, jos käytät Outlook.comia tai muuta Exchange ActiveSync -tyyppistä palvelua, tiedot ovat melko yksinkertaisia.
Kun olet lisännyt tilisi, jos haluat hallita niitä, voit valita tilin, jonka haluat käsitellä Tiedosto-välilehden Tilatietosivun yläosassa olevasta avattavasta valikosta.
Klikkaa uudelleen "Tilin asetukset" ja "Tilin asetukset".Tuloksena olevasta ikkunasta voit luoda uuden tilin, korjata nykyisen, poistaa sen, asettaa sen oletusarvoiksi( jos sinulla on useampi kuin yksi) ja tarvittaessa muuttaa kaikki asetukset.
Tässä näemme Outlook.com-tilin asetukset. Emme voi tehdä paljon, mutta jos olet äskettäin muuttanut salasanasi, voit nopeasti korjata sen täällä.
Alla on IMAP-asetus, joka määritettiin käsin Googlen asettamien asetusten mukaan.
Whoa, siellä on paljon enemmän käynnissä, ja meidän on jopa kaivaa "More Settings. .." viilentää palvelinportteja.
Muista, että sinun tarvitsee vain tehdä tällaisia tavaroita kerran ja sitten unohtaa se. Jollei myöhemmin vaihda salasanaa tai haluat lisätä tai poistaa tilin, työsi sähköpostitiliasetuksilla on tosiasiassa päättynyt.
Jos haluat lisätietoja Gmailin IMAP-tilien lisäämisestä Outlookiin, meillä on kätevä pieni opas, joka auttaa sinua tekemään sen.
valmis, aseta, lähetä sähköpostia!
Vaikka saatat olla tyytyväinen vain Gmailin tai vain Yahoo! Jos käytät useita sähköpostitilejä, kuten henkilökohtaisia, ammatillisia ja / tai työtilejä, sähköpostin päivittäiseen käyttöön, Outlookin Outlook-sähköposti voi esimerkiksi poistaa tilien vaihtamisen, liittää tunnisteet kalenteriisi tai hallita tehtäviä..
Se on todellinen, elinkelpoinen, kaikki-in-one-tuottavuus ratkaisu, ja koska Microsoft on keskittynyt Office-sarjaan, se on tärkeä osa monien käyttäjien päivittäisiä rutiineja.
: n avulla Kun sähköpostiosoitteesi on muodostettu ja valmiina, voit aloittaa Outlookin käytön ja tutkia kaikkia sen toimintoja. Todennäköisesti se on melko helppo käyttää, ja paljon muuta on, että How-to Geek voi auttaa sinua aikaisempien artikkelien avulla tai yksinkertaisesti tiedustelemalla keskustelufoorumissamme.
