29Jun
Microsoft uskoi, että he olivat hyödyllisiä, kun he asettivat ilmoituksia uusista sähköposteista. Ilmoitusten jatkuva este voi myös häiritä ajattelumallia. Voit ottaa ilmoitukset kokonaan pois, tai - vielä parempaa - voit asettaa Outlookin ilmoittamaan sinulle vain tärkeistä sähköposteista.
Yksinkertaisen säännön luominen
Jos haluat olla herkkiä tietyille ihmisille, kuten asiakkaille, pomo tai perheenjäsenillesi, voit käyttää Outlookin sääntöjä saada ilmoituksia vain tietyistä viesteistä.Näin määritetään sääntö, joka näyttää vain tietyn lähettäjän sähköpostiviestit.
Tämän säännön helpoin tapa on löytää kyseisestä henkilöltä sähköpostia. Tässä esimerkissä luen säännön, joka ilmoittaa minulle, kun saan sähköposteja pomoiltani, koska pomosi sähköpostit ovat aina tärkeitä, eikö?Joten, haluan napsauttaa hiiren kakkospainiketta How-To Geekin päätoimittaja Whitson Gordonista ja valita "Rules" ja sitten "Create Rule" ponnahdusvalikosta.
Valitse "Luo sääntö" -valintaikkunassa olosuhteet, joista haluat vastaanottaa ilmoituksia uudesta sähköpostista. Haluan saada välitöntä ilmoitusta Whitsonista saamastani sähköposteista, joten valitsen ensimmäisen valintaruudun.
Valitsen myös "Lähetetyt" -valintaruudun ja varmistan, että nimeni on valittu avattavasta luettelosta, joten saan ilmoitukset Whitsonilta suoraan lähetetyistä sähköpostiviesteistä.Jos et halua saada ilmoituksia sähköposteista, joissa olet CC'ed tai yksi useista vastaanottajista, valitse "vain minä" avattavasta Lähetetyt-luettelosta. Napsauta "OK", kun olet tehnyt valintasi.
"Menestys" -valintaikkuna avautuu vaihtoehto "Suorita tämä sääntö nyt nykyisessä kansiossa oleviin viesteihin".Napsauta "OK".Haluan selvittää, mitä sähköpostiviestejä on My Inboxissa Whitsonista, joten valitsen valintaruutu.
Uusi sähköpostihälytykset -valintaikkuna tulee näkyviin ja vaatii välitöntä toimintaa. Minulla on tällä hetkellä vain yksi sähköpostiviesti Whitsonista postilaatikostani, joten se on ainoa, joka on tässä valintaikkunassa. Kuitenkin, jos Whitsonista olisi enemmän sähköposteja, ne kaikki olisi lueteltu täällä.Jos haluat tarkastella sähköpostiviestiä suoraan tästä valintaikkunasta, valitse sähköpostin tarkastelemiseksi ja napsauta "Avaa kohde".Sulje valintaikkuna napsauttamalla Sulje.
"Uusi sähköpostihälytys" -valintaikkuna pysyy avoimena, kunnes napsautat "Sulje", vaikka avaatkin sähköpostiviestin valintaikkunasta ja sulje sitten viesti.
Lisäasetusten luominen
Kun luot sääntöjä, voit valita lisää tarkempia vaihtoehtoja kuin käytettävissä on tärkein "Luo sääntö" -valintaikkuna. Voit tehdä tämän avaamalla "Luo sääntö" -valintaikkunan, kuten tässä artikkelissa on aiemmin kuvattu. Napsauta sitten "Lisäasetukset".
"Ohjatun säännön" valintaikkunan ensimmäinen näyttö näyttää luettelon yksityiskohtaisista tarkistusolosuhteista. Valitse niiden ehtojen valintaruudut, jotka haluat tarkistaa sähköpostiviestit. Haluan saada ilmoituksia, kun saan Whitsonin lähettämät sähköpostit vain minulle, joten valitsen nämä ehdot.
Sininen, alleviivattu teksti on linkkejä, joita napsautat määritelläksesi arvot, jotka haluat tarkistaa tässä kunnossa. Kun olet valinnut tämän ehdon, napsauta sinistä linkkiä tässä vaiheessa vaiheessa 2, jos haluat muokata arvoja.
Kun olet valinnut ehdot, jotka haluat tarkistaa, napsauta "Seuraava".
Valitse nyt vaihtoehtoja, jotka osoittavat, mitä pitäisi tehdä vastaanotetulla viestillä, joka vastaa valittuja ehtoja. Voit tehdä asioita, kuten siirtää viestin tiettyyn kansioon, lähettää sen yhdelle tai useammalle henkilölle, vastata käyttämällä mallia tai merkitä sen lukemaksi. Haluan vastaanottaa työpöytähälytyksen, kun saan Whitsonin sähköpostiviestin, joten valitsen luettelon viimeisen vaihtoehdon, "näytä Desktop Alert".Kun olet valinnut haluamasi viestin, napsauta Seuraava.
Seuraavassa ruudussa on vaihtoehtoja poikkeusten asettamiseksi sääntöön, esimerkiksi jos et halua saada ilmoitusta, jos viesti on kokouskutsu tai päivitys. Valitse poikkeukset, jotka haluat soveltaa sääntösi ja napsauta "Seuraava".En halua mitään poikkeuksia, joten napsautan "Seuraava" ohita tämä näyttö.
Viimeisellä näytöllä voit määrittää säännön nimen ja määrittää joitain sääntövaihtoehtoja, joista yksi kuuluu "Ota tämä sääntö käyttöön" heti. Jos haluat käyttää sääntöä välittömästi postilaatikossa jo oleviin viesteihin, valitse Suorita tämä sääntö nyt viesteissä, jotka ovat Saapuneet-kansiossa.
Tarkista säännön kuvaus kohdassa "Vaihe 3" ja napsauta "Valmis", kun olet valmis.
Kun saan Whitsonin sähköpostiviestin, työpöydän hälytys näkyy Windows-työpöydällä.Huomaa, että tämä eroaa "Uusi sähköpostihälytys" -valintaikkunasta. Sen sijaan se on alkuperäinen Windows-ilmoitus. Jos haluat tämän ilmoitustyypin, sinun täytyy käydä läpi "Lisäasetukset" jokaiselle luomasi säännölle. "
Sääntöjen muokkaaminen
Sääntöjen muokkaaminen, poistaminen tai tilapäisesti poistaminen käytöstä on helppoa. Haluan muuttaa sääntöäni näyttämään "Uudet postiviestit" -valintaikkunan "Desktop Alert" -valintaikkunan sijasta. Tätä varten napsautan "Koti" -välilehteä.
Napsauta Siirrä-osassa olevaa Säännöt-painiketta ja valitse "Hallinnoi sääntöjä &Hälytykset "pudotusvalikosta.
Näyttöön ilmestyy "Säännöt ja hälytykset" -valintaikkuna. Napsauta "Sähköpostiasetukset" -välilehdessä "Vaihda sääntö" ja valitse avattavasta valikosta "Muokkaa sääntöasetuksia".
Kuten aiemmin on mainittu, ohjatun ohjesäännön ensimmäinen näyttö näyttää luettelon ehtoista, joita voit tarkistaa saapuviin sähköpostiviesteihin. Valinnat, jotka tein, kun alun perin asetin sääntönäytön listan yläosassa, ja kuvaus nykyisillä asetuksilla näkyy kohtaan "Vaihe 2".En halua muuttaa ehtoja, joten napsautan "Seuraava".Jos haluat muuttaa sääntöjen ehdot, tee muutokset ja napsauta sitten "Seuraava".
Näyttöön, jossa luetellaan tulevat sähköpostiviestit( olosuhteista riippuen), poistan käytöstä "Näytä Desktop Alert" -vaihtoehdon, joka näkyy luettelon yläreunassa ja napsauttaa sitten "Next".
Oletetaan, että haluat näyttää itsellesi lisää "Uudet postiviestit" -valintaikkunan. Vieritä alas toimintoluettelon alaosaan ja valitse "Näytä tietyn viestin Uuden kohteen hälytysikkunassa" -valintaruudusta. Jos haluat muokata viestiä, joka näkyy "Uudet postiviestit" -valintaikkunassa, napsauta "Tietty viesti" -linkkiä kohtaan "Vaihe 2".
Kirjoita "Ilmoitusviesti" -valintaikkunaan viesti, joka näkyy "Uusi sähköpostihälytys" -valintaikkunassa ja napsauta "OK".
Jos haluat lisätä tai poistaa poikkeuksia, napsauta "Seuraava" päästäksesi poikkeusten luetteloon ja tee muutokset. Jos haluat muuttaa sääntön nimeä tai muuttaa muita asetuksia ohjatun ohjesäännön viimeisimmällä näytöllä, valitse poikkeukset -näytöstä uudelleen Seuraava. En halua muuttaa mitään muuta, joten napsahdan Toiminto-näytössä "Valmis" hyväksymällä muutokset ja suljemalla "Ohjattujen sääntöjen".
Palautetaan "Säännöt ja hälytykset" -valintaikkunaan. Sulje se napsauttamalla OK.Voit suorittaa säännön välittömästi napsauttamalla "Säännöt nyt" -sivun yläosassa "Sähköpostiasetukset" -välilehden.
Valitse Suorita säännöt -valintaikkunassa Valitse säännöt, joita haluat suorittaa, valitsemalla valintaruudun, jota haluat käyttää, ja napsauta "Suorita nyt".
HUOMAA: Kun olet suorittanut säännön, "Suorita säännöt nyt" -valintaikkuna ei sulkeudu automaattisesti. Sinun on napsautettava Sulje-painiketta sulkeaksesi sen. Säännöt ja hälytykset -valintaikkuna ei sulkeudu automaattisesti, joten sulje se napsauttamalla OK.
"Uudet postiviestit" -valintaikkuna tulee näkyviin omalla viestillasi yläosassa.
Outlookin säännöt-toiminto tarjoaa monia vaihtoehtoja sähköpostiviestien automaattisen käsittelyn kannalta. Voit lähettää tiettyjä viestejä tiettyihin kansioihin, tehdä toimia sähköpostiviesteissä tiettyyn tekstiin liittyvällä rivillä tai jopa poistaa viestejä automaattisesti tiettyjen ehtojen perusteella. Outlook-säännöt saattavat tuntua ylivoimaisilta, koska kaikki käytettävissä olevat vaihtoehdot ovat käytettävissä.Jos kuitenkin tiedät, miten haluat hallita tiettyjä sähköpostiviestejä, ei ole niin vaikeaa luoda ja hallita omia sääntöjäsi.