26Aug
Si vous nous dites que le courrier électronique n'est plus à la mode, nous vous demandons de jeter un coup d'œil à nos boîtes de réception.Être capable de trier et d'organiser le désordre des messages qui arrivent quotidiennement est assez important pour maintenir la santé mentale au travail.
Ce n'est pas seulement un problème de spam. Le spam existe toujours, un fait ennuyeux de la vie, mais il y a des façons d'y faire face. C'est le béguin d'autres courriels que nous recevons - mises à jour sur les logiciels, invitations à des événements, listes de diffusion auxquelles nous avons souscrit sans jamais nous souvenir de nous désabonner - qui nécessitent un moyen d'organiser, trier et classer les messages à leur place, que ce soit un dossier désigné ou la corbeille.
Nous avons beaucoup parlé d'Outlook, y compris les bases du courrier électronique comme la composition et l'envoi, les façons d'ajouter et de recevoir des pièces jointes, ainsi que l'importation de contacts et la gestion des carnets d'adresses. Nous voulons maintenant attirer notre attention sur la situation dans son ensemble, en mettant l'accent sur la gestion de la boîte de réception.
Maîtriser votre boîte de réception Outlook
Outlook a une multitude de fonctionnalités intégrées pour vous aider à filtrer votre courrier à ses bons endroits. Pour commencer, si vous cliquez avec le bouton droit sur un message ou une souris jusqu'au ruban, vous remarquerez qu'il existe une fonctionnalité appelée Étapes rapides.
Si nous le développons à partir du ruban, nous pouvons voir cette fonctionnalité dans son intégralité.
La première chose à retenir est que les étapes rapides sont essentiellement des règles( il existe une fonctionnalité appelée Règles, dont nous parlerons sous peu).La deuxième chose à retenir est que, contrairement aux règles, qui fonctionnent dans les coulisses sans votre contribution, les étapes rapides dépendent de votre entrée pour travailler.
La première chose à faire est de sélectionner l'étape rapide que vous voulez créer. Faisons un simple pour illustrer notre point.
Dans cette étape rapide, nous sélectionnons un message que nous jugeons divers et cliquez sur l'étape rapide, qui va déplacer le message dans le dossier Misc et marquer le message comme lu.
Si vous cliquez sur le bouton "Options", vous pouvez voir comment l'étape rapide est construite, et vous pouvez également la modifier, par exemple en ajoutant ou en supprimant des parties.
Par exemple, dans cette capture d'écran, vous pouvez supprimer l'étape où les messages sont marqués comme lus, donc tout est déplacé vers le dossier divers mais son statut reste inchangé.
C'est comme ça que fonctionnent les étapes rapides, nous pourrions passer beaucoup de temps à vous montrer différentes façons de les créer et de les mettre en œuvre, mais nous voulons passer aux règles pour illustrer la différence.
Les règles de base des règles
Comme nous l'avons mentionné, les étapes rapides sont quelque chose sur lequel vous agissez tandis que les règles fonctionnent automatiquement, dans les coulisses, selon les critères que vous spécifiez. Lorsque vous cliquez sur le bouton "Règles", vous devez choisir "Créer une règle. .." dans la liste déroulante.
Les principales conditions pour la création de règles sont assez simples et vous n'avez peut-être même pas besoin de vous plonger dans des options avancées, alors allons-y et examinons certains de leurs aspects les plus simples.
Dans l'image suivante, vous voyez que vous pouvez router le courrier de certains expéditeurs, ou en fonction de l'objet, ou à qui il est envoyé.À partir de là, Outlook peut vous alerter visuellement et / ou avec un son. Vous pouvez également déplacer le message vers un dossier spécifique, ce qui, contrairement à l'utilisation d'une étape rapide, se produirait sans votre contribution.
Si vous cliquez sur le bouton "Créer une règle", la boîte de dialogue de l'assistant suivante apparaît.
Vous pouvez également cliquer sur "Nouvelle règle" dans la fenêtre Règles et alertes.
Cela ouvrira la première fenêtre de l'assistant de règles, qui vous guidera tout au long du processus.
Les règles sont étonnamment simples si vous savez déjà ce que vous voulez que la règle fasse. Cliquez sur "Options avancées. .." et vous verrez ce que nous voulons dire. Non seulement vous verrez les options de l'écran de base Créer une règle, vous trouverez un tout nouveau monde d'autres règles que vous pouvez utiliser.
Imaginez que nous prenions l'étape rapide que nous avons créée plus tôt et que nous voulions la transformer en une règle. Nous souhaitons sélectionner nos critères parmi les options présentées ci-dessus, puis cliquer sur "Suivant". Dans ce cas, nous allons déplacer les messages envoyés à notre compte Geek How-To.
Sur l'écran suivant, nous choisissons l'option "Déplacer vers un dossier spécifié" puis, en bas, nous cliquons sur le lien souligné "déplacez-le dans le dossier spécifié". Nous voyons alors les options qui nous permettent de router le courrier versquel que soit le dossier que nous choisissons, qui dans ce cas est "Misc".
En cliquant sur "Suivant", il vous sera demandé s'il existe des exceptions à cette nouvelle règle. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez cliquer sur "Suivant" et vous passerez à l'écran final, où vous serez invité à nommer votre nouvelle règle, si vous voulez l'activer, l'exécuter en finissant, et enfin, vous serez en mesure de l'examiner.
C'est tout, cliquez sur "Terminer" et vous êtes prêt à partir. Vous pouvez voir cette règle en cliquant sur le bouton "Règles", puis sur "Gérer les règles et les alertes" dans les sélections déroulantes.
Vous pouvez revenir à tout moment pour modifier votre règle, en ajouter de nouvelles, faire des copies, supprimer et d'autres fonctions. N'oubliez pas, si vous voulez garder une règle, mais que vous ne voulez pas qu'elle fonctionne tout le temps, vous pouvez simplement décocher la petite case à côté.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le déplacement automatique des messages vers un dossier spécifique, nous vous recommandons de consulter cet article.
Suppression et ignorance des messages électroniques
Vous obtiendrez beaucoup de courriels dont vous n'avez pas besoin ou dont vous avez besoin, que ce soit pour un parent trop exubérant ou pour du spam, gardez votre boîte de réception apprivoisée et bien entretenue.grand défi si vous ne savez pas comment utiliser les outils à votre disposition.
Comme vous pouvez le voir clairement sur le Ruban, il y a une section entièrement consacrée à la suppression de choses, le plus notable est le gros bouton "Supprimer" et son géant X. Vous pouvez aussi simplement sélectionner un message ou un groupe de messages et cliquer surappuyez simplement sur "Supprimer" sur votre clavier.
Regardons un peu plus cette section Supprimer et voyons ce qu'elle a d'autre à offrir. Tout d'abord, il y a le bouton "Ignorer".
Que fait Ignore? Lorsque vous sélectionnez un message ou une conversation et cliquez sur "Ignorer", une boîte de dialogue apparaît.
La différence entre ceci et simplement supprimer une conversation est que l'ignorer s'appliquera à ceci et à tous les futurs messages, signifiant que si vous êtes sur une liste de diffusion et que les répondants continuent à répondre tout, vous ne les verrez plus,utile.
L'autre option notable est la fonction de nettoyage. Cliquer sur le bouton "Nettoyer" déclenchera un menu déroulant avec les options suivantes
Quelle que soit l'option choisie, vous verrez une boîte de dialogue qui offre le même résultat, tous les messages redondants seront saccagés.
Si vous cliquez sur le bouton "Paramètres", vous serez redirigé vers les options de nettoyage de la conversation. Comme vous pouvez le voir, vous pouvez utiliser la fonction Nettoyer pour archiver les anciennes conversations redondantes dans un autre dossier, ce qui est probablement l'option la plus utile ici. Il est souvent préférable de simplement archiver des éléments plutôt que de les supprimer, au cas où vous auriez besoin de vous y reporter plus tard.
Bien que ces fonctionnalités soient géniales, et nous en voyons les mérites évidents, elles ne vont pas avoir beaucoup d'effet sur les fléaux de la boîte aux lettres: spam.
Spam, Spam s'en vont!
Le spam n'a pas le même genre de titres qu'une fois qu'il l'a fait parce que, pour l'essentiel, les filtres antispam modernes font un très bon travail en éliminant tout. Si vous utilisez Gmail ou d'autres services de messagerie Web, vous n'en voyez probablement pas beaucoup, ce qui ne veut pas dire qu'il n'y en a pas, surtout si vous commettez l'erreur fatale de laisser une entreprise partager votre adresse.avec leurs partenaires marketing, ou vous cliquez sur la mauvaise case et vous inscrire par erreur pour être sur une liste de distribution.
Le point est, le spam arrive toujours, mais Outlook vous donne des moyens de le garder en grande partie sous contrôle avec les filtres indésirables. Lorsque vous recevez un message qui est clairement indésirable ou spam, vous pouvez sélectionner ce message, puis cliquez sur le bouton "indésirable" pour une liste déroulante des options. Pour les messages indésirables, vous choisissez "Bloquer expéditeur", mais pour tout le reste, vous devrez ajuster les options de courrier indésirable.
Plus votre niveau de filtrage est restrictif, plus il y a de chances que quelque chose que vous voulez réellement ou que vous deviez voir puisse être filtré par inadvertance. Si cela se produit, vous devrez traiter les e-mails concernés en utilisant les options de la capture d'écran précédente.
C'est une bonne idée de passer un peu de temps à explorer les options de courrier indésirable. Vous pouvez configurer des listes blanches à partir de certains expéditeurs et de certains destinataires, tout en bloquant explicitement les expéditeurs que vous ne connaissez pas.
Garder votre boîte de réception mince et moyenne prend le dévouement et l'attention aux détails. Pour être honnête, quelques règles bien conçues peuvent faire beaucoup de travail, mais il y aura toujours de nouveaux défis. N'oubliez pas ces outils - Étapes rapides, règles, ignorer et filtres indésirables - et vous serez sur la bonne voie pour apprivoiser votre courrier électronique.
Écoutons de vous maintenant. Parlez-nous de vos favoris Étapes et règles, ou de la façon dont vous gérez le spam. Notre forum de discussion est ouvert, alors donnez-nous vos commentaires et vos questions.
