1Sep
Organiser et suivre quotidiennement de nombreux courriels au bureau peut être un travail en soi. Aujourd'hui, nous examinons l'utilisation de codes de couleur pour faciliter l'identification des sujets de message et leur envoi.
Cette fonctionnalité a été disponible dans Office 2007 depuis le début mais nous ne l'avons jamais couverte, et c'est quelque chose que j'ai oublié.Après avoir joué avec pendant un certain temps cependant, j'ai trouvé que c'est un bon moyen de gérer la multitude d'emails que je reçois tous les jours. Ici, nous allons colorier les contacts qui envoient des messages afin qu'ils soient plus faciles à repérer. En outre, classer le sujet en différents groupes de couleurs semble aider à garder les choses droites.
Expéditeurs de code couleur
Ouvrez Outlook et cliquez pour mettre en surbrillance le message que vous voulez coder en couleur.
Allez dans Outils, puis Organiser.
Ways to Organize Inbox s'ouvre et vous souhaitez cliquer sur Utiliser les couleurs. Vous pouvez maintenant sélectionner la couleur que vous voulez associer à ce contact. Vous pouvez également choisir une couleur spécifique pour les messages envoyés uniquement à vous, ce qui est pratique pour distinguer les messages de groupe des messages personnels.
Voici un exemple de ce qui peut être fait avec les couleurs. Vous pourriez seulement vouloir créer quelques couleurs pour l'expéditeur le plus important cependant, je suis allé un peu à la mer avec cet exemple.
Catégories de couleurs
Une autre manière utile d'organiser visuellement vos messages consiste à leur ajouter des catégories de couleurs. Vous pouvez personnaliser les sujets d'e-mail liés à chaque catégorie de couleur.
Le message aura la barre de couleur de catégorie en haut et vous pouvez cliquer droit sur la barre pour changer la couleur.
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un message dans la section Catégories pour modifier la catégorie.
Vous pouvez renommer chaque catégorie selon ce qui vous convient le mieux.
Vous pourriez vouloir créer une nouvelle catégorie pour différents mails. Allez dans Actions \ Catégoriser et Toutes les catégories.
Dans l'écran Catégories de couleurs, cliquez sur Nouveau et donnez un nom et une couleur à la catégorie, vous pouvez également lui affecter un raccourci clavier.
Maintenant, vous pouvez trier vos messages électroniques en fonction du type de catégorie dans laquelle ils se trouvent.
Si vous voulez être en mesure de parcourir rapidement votre courrier électronique pour avoir une idée de ce qu'il y a, utiliser des catégories de couleurs peut être utile. J'espère que cela vous aidera à organiser vos courriels afin que vous sachiez ce que les patrons aux cheveux pointus veulent que vous fassiez plus efficacement.