7Sep
Il n'est pas nécessaire de se regrouper autour du même ordinateur ou d'envoyer des fichiers par e-mail si vous souhaitez collaborer avec d'autres personnes. Vous pouvez tous éditer la même copie du document - vous pouvez même l'éditer ensemble en temps réel.
Nous recommandons Google Docs car c'est une solution de collaboration plus mature et nous en avons le plus d'expérience. Microsoft Office Online a récemment acquis des fonctionnalités de co-écriture en temps réel, ce qui peut également valoir la peine d'être consulté.
Google Docs
Google Docs est la suite bureautique de Google. Comme la plupart des services Google, il s'agit d'une application gratuite accessible depuis votre navigateur Web. Les fichiers que vous créez dans Google Documents sont enregistrés dans Google Drive et associés à votre compte Google.Étant donné que ces fichiers sont en ligne et non sur votre ordinateur, il est facile de partager le document avec d'autres personnes. Google contrôle le document et peut donner accès à d'autres personnes.
Pour utiliser Google Documents pour la collaboration, accédez au site Web Google Drive et connectez-vous avec votre compte Google. Cliquez sur le bouton Créer et sélectionnez le type de document sur lequel vous souhaitez travailler pour créer un nouveau document. Vous pouvez également ouvrir un document existant stocké dans Google Drive ou télécharger un document à partir de votre ordinateur.
Lorsque le document est ouvert, cliquez sur le bouton Partager. Vous pouvez survoler ce bouton pour voir qui a accès à ce document.
Entrez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer sur le document. Les personnes que vous ajoutez disposent d'autorisations d'édition par défaut, mais vous pouvez également les limiter à des commentaires ou à l'affichage du document. L'autorisation "Affichage possible" est utile si vous souhaitez simplement afficher un document aux personnes.
Par défaut, les personnes recevront un e-mail lorsque vous partagerez le document avec elles. L'e-mail contient un lien vers le document afin qu'il puisse être modifié avec vous. Si vous ne travaillez pas sur le document, c'est bien - ils peuvent le modifier et vous verrez leurs changements lorsque vous reviendrez au document plus tard.
Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un document, plusieurs curseurs de saisie de texte s'affichent. Vous verrez en temps réel ce que les autres personnes tapent dans le document, de sorte que vous pouvez collaborer sur un document complexe sans vous heurter les uns les autres et avoir à résoudre les modifications conflictuelles plus tard. Il y a même une fonction de discussion que vous pouvez utiliser pour parler à vos co-auteurs.
Pour afficher la liste des documents partagés avec vous, vous pouvez cliquer sur la catégorie Partagé avec moi dans Google Drive.
Office Online
Office de Microsoft en ligne était auparavant connu sous Office Web Apps. Il s'agit d'une version Web de Microsoft Office entièrement gratuite, accessible depuis votre navigateur. Parce que c'est une application web, ce n'est pas la version complète de Microsoft Office et elle est plus limitée. Vous pouvez collaborer avec les versions de bureau de Microsoft Office, mais ce n'est pas une solution de collaboration aussi mature que Google Docs. Par exemple, une seule personne peut travailler sur le même paragraphe à la fois lors de la collaboration dans Office 2013.
Office Online est disponible sur Office.com. Il nécessite un compte Microsoft et enregistre vos documents dans le service de stockage de fichiers OneDrive de Microsoft( anciennement connu sous le nom de SkyDrive).
Pour commencer, visitez le site Office Online et ouvrez l'application de votre choix - ou visitez le site OneDrive et ouvrez un document existant. Avec un document ouvert, cliquez sur le bouton Partager en haut de la page. Vous pouvez également cliquer sur le menu FICHIER du ruban, cliquer sur Partager et sélectionner Partager avec les contacts.
Entrez les adresses e-mail que vous souhaitez partager et choisissez les autorisations que vous souhaitez accorder. Vous pouvez choisir si les personnes avec lesquelles vous partagez le document peuvent modifier le document et si elles ont besoin d'un compte Microsoft pour le faire.
Les personnes avec lesquelles vous partagez le document recevront des invitations par e-mail avec un lien vers votre document. Ils peuvent ouvrir le document, cliquer sur le bouton Modifier et sélectionner Modifier dans Word Online pour travailler dessus. Vous pouvez gérer la liste des personnes autorisées à afficher ou modifier le document à partir du volet Partage.
Il existe de nombreuses autres façons de travailler sur les mêmes documents en temps réel sur Internet, mais il vaut mieux s'en tenir à ces fonctionnalités de collaboration. Google Docs et Office Online simplifient les choses et incluent des applications bureautiques capables de fonctionner.
