Comment créer et gérer des contacts dans Outlook 2013

Outlook n'est pas très utile si vous n'avez pas de contacts. Bien sûr, vous pouvez saisir des adresses e-mail au fur et à mesure, mais cela prend du temps et est source d'erreurs. Il est préférable d'avoir vos contacts déjà dans Outlook, de sorte que vous pouvez lancer un message rapide en quelques clics.

Dans un article récent, nous avons discuté de la façon de commencer à utiliser Outlook, et aujourd'hui nous voulons étendre cela pour inclure travailler avec des contacts. Vos contacts seront le centre de votre expérience Outlook, ceux avec qui vous correspondez et comment vous utilisez l'application.

Comme vous pouvez vous y attendre, vous pouvez faire beaucoup de gestion des contacts avec Outlook, et avoir un carnet d'adresses configuré avant de commencer à l'utiliser est très logique.

Création d'un carnet d'adresses

Pour commencer à gérer vos contacts, la première chose à faire est d'ouvrir le mode Contacts pour pouvoir travailler. Il existe plusieurs façons d'ajouter des contacts à votre carnet d'adresses. Au début, vous êtes susceptible d'importer votre carnet d'adresses d'une autre source comme votre webmail ou un autre programme de messagerie.

Notez, pour chaque compte de messagerie que vous avez, vous allez avoir un carnet d'adresses. Dans cette situation particulière, nous avons un carnet d'adresses local pour notre fichier de données Outlook local, et un autre associé à notre compte de messagerie.

Dans tous les cas, couvrons les bases de sorte que si vous n'avez pas de carnet d'adresses à importer, vous pouvez commencer à ajouter des contacts manuellement. Dans la capture d'écran suivante, nous voyons une partie de notre nouveau carnet d'adresses, qui est complètement vide, pour le moment.

Pour commencer, cliquez simplement sur le bouton "Nouveau contact" et une nouvelle fenêtre de contact s'ouvrira. La première chose qui peut vous tracasser, c'est à quel point elle apparaît occupée, mais ne craignez pas, si vous regardez au-delà des nombreuses fonctionnalités sur le ruban, vous verrez que c'est un formulaire de contacts standard, banal.

Alors coupons-nous à la chasse et faisons un contact pour How-To Geek en remplissant les valeurs appropriées. Vous pouvez également ajouter une image, ce qui est inutile, mais toujours une bonne idée pour le carnet d'adresses ennuyeux et ennuyeux.

Après avoir entré votre contact ou vos contacts, vous pouvez soit cliquer sur "Enregistrer &Fermer "ou vous pouvez cliquer sur" Enregistrer &Nouveau "pour générer un autre contact. Faisons cela. Nous avons le choix entre créer un nouveau contact ou un nouveau contact pour la même entreprise.

Dans ce cas, nous choisirons ce dernier pour gagner du temps en tapant, après quoi nous cliquerons sur "Enregistrer &Fermer "pour révéler nos nouvelles entrées du carnet d'adresses.

Pas mal, nous avons déjà deux contacts que nous pouvons envoyer par mail mais, mec, cela prend du temps. Ce serait beaucoup plus facile si nous pouvions déplacer les informations de contact d'une autre source vers Outlook.

Si vous utilisez un service de messagerie Web ou un autre, vos contacts sont très probablement là et devront être importés dans Outlook. Si vous souhaitez entrer chaque contact un par un, nous vous invitons à le faire, mais nous vous recommandons d'importer votre liste de contacts principale, qu'elle provienne de Thunderbird, de Gmail ou d'un autre service de messagerie.

Importation et exportation d'enregistrements de contacts

Que vous utilisiez Gmail ou Yahoo Mail! , ou que vous ayez un compte de messagerie de 1997 que vous avez soigneusement conservé et conservé, contacts et autres, vous devrez forcément mettre des contacts dans vos contacts Outlooken masse.

Pour ce faire, vous pouvez exporter des contacts d'une autre source, puis les importer dans Outlook. Normalement, cela se fait facilement en accédant simplement aux paramètres ou aux options de votre compte de messagerie ou client, puis en choisissant l'option d'exportation des contacts.

Normalement, tout ce que vous avez à faire est de les importer dans Outlook. C'est un processus assez simple, et il sera similaire dans la plupart des applications de messagerie. Nous vous recommandons de lire notre article, qui explique comment exporter et importer des contacts dans Outlook, et vice-versa.

vCard? Qu'est-ce qu'une vCard?

Vous avez peut-être entendu des vCards( fichier de carte virtuelle ou. VCF), vous en avez peut-être même reçu un ou en utilisez un.vCards, sont un format de carte de visite électronique standard que vous pouvez échanger avec d'autres, par exemple par le biais d'une signature électronique ou d'une pièce jointe.

Peu importe, il existe plusieurs façons de gérer les vCards dans Outlook. Le scénario le plus probable est l'endroit où vous pourriez avoir besoin d'importer un contact ou de l'exporter vers une vCard. How-To Geek a une description complète de ce processus, qui vous met rapidement au courant.

Parfois, vous pouvez avoir plusieurs vCards stockées dans un seul fichier vCard. Cependant, si vous essayez de convertir ce fichier, seule la première vCard du fichier sera importée. Afin de surmonter cette limitation, vous devez d'abord convertir en un fichier. CSV, puis l'importer dans Outlook. Nous vous recommandons de lire cet article pour une description complète de ce processus.

Enfin, vous pouvez exporter tous vos contacts vers des vCards individuelles ou une seule vCard maître, comme décrit dans le paragraphe précédent. Encore une fois, nous avons un excellent petit tutoriel sur la façon de faire cela, donc avec cela, vous devriez être à la pointe sur la façon de vous obtenir des vCards dans et hors d'Outlook avec une relative facilité.

Créer et gérer des groupes de contacts

Discutons des groupes maintenant puisque pouvoir rapidement envoyer un message à un groupe d'âmes choisi assure que vous n'oublierez d'inclure personne et que vous éviterez de taper chaque nom dans le champ À:.

Pour configurer un groupe de contacts, cliquez sur "Nouveau groupe de contact" sur le ruban.

Une fois ouvert, vous devez d'abord décider de ce que vous voulez appeler votre groupe( ici nous nommons le notre "CES 2015"), puis cliquez sur "Ajouter des membres" et sélectionnez "À partir des contacts Outlook". Vous pouvez également créer un nouveau contact.le vol, ou choisissez un autre carnet d'adresses, comme si vous vouliez inclure des gens du répertoire de votre entreprise.

Dans la liste, nous sélectionnons les membres de notre groupe. Rappelez-vous, vous pouvez sélectionner des membres en maintenant "CTRL" et en cliquant sur chaque membre. Peu importe, chaque fois que vous voulez ajouter de nouveaux membres, vous sélectionnez le nom ou les noms et cliquez sur le bouton "Membres - & gt;", qui les ajoutera au groupe.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "OK".

Vous revenez à l'écran de gestion de groupe, où vous pouvez consulter les membres de votre nouveau groupe et effectuer d'autres modifications. Par exemple, vous pouvez transférer le groupe en tant que contact Vcard ou Outlook, ajouter des notes sur le groupe, envoyer un e-mail au groupe entier ou créer une réunion avec uniquement les membres du groupe.

Dans notre cas, nous allons simplement cliquer sur "Enregistrer &Fermer "pour créer officiellement le groupe et revenir à la fenêtre principale d'Outlook. Nous voyons maintenant notre nouveau groupe dans notre liste de contacts, indiqué par une icône de groupe.À droite, vous pouvez voir le membre du groupe et il y a des icônes sur lesquelles effectuer des actions. Dans cet exemple, seule l'icône d'e-mail est disponible, ainsi que le bouton "Modifier".

Vous devriez noter que le moyen le plus rapide d'envoyer un courriel à un groupe est de simplement taper son nom dans le champ À: dans ce cas, nous pourrions taper "CES 2015" et Outlook connaitrait pour envoyer le message à tout le monde.groupe.

People Options

Si vous cliquez sur "Fichier - & gt;Options ", vous pouvez configurer Outlook de plusieurs façons dans plusieurs catégories différentes.

Voici vos options de personnes. Contrairement à d'autres catégories dans les options Outlook, les options People sont peu nombreuses et assez faciles à trier.

Les options que vous trouverez ici vous permettront de décider comment les noms sont classés, s'il faut afficher un index supplémentaire et afficher les statuts et les photos en ligne.

La gestion des contacts Outlook est assez simple, mais comme vous l'avez vu, vous pouvez en faire beaucoup plus pour les garder correctemententretenu. Il est beaucoup plus compliqué de compléter votre expérience Outlook si vous avez plus d'informations dans vos contacts qu'un nom et une adresse e-mail.

Cela dit, si vous préférez utiliser Gmail comme fournisseur de messagerie principal, vous pouvez toujours utiliser Outlook pour vous aider à gérer vos contacts tout en les synchronisant avec votre compte Gmail.