10Sep
Microsoft Office enregistre les métadonnées masquées dans vos documents Office, y compris depuis combien de temps vous travaillez dessus, le nom de toutes les personnes ayant travaillé sur le document, la date de création du document et même les versions précédentes du document.
Avant de publier publiquement des documents Office ou de les envoyer à quelqu'un, vous voudrez probablement vérifier quelles informations cachées le document contient et supprimer les données sensibles. Ces métadonnées peuvent porter atteinte à votre vie privée ou être potentiellement embarrassantes.
Afficher et supprimer des données masquées
Dans Office 2013 ou Office 2010, cliquez sur le menu Fichier, cliquez sur Infos et l'outil Inspecter le document se trouve à l'avant-plan pour vous informer des informations potentiellement sensibles contenues dans le document. Cette information est plus évidente que dans les anciennes versions d'Office, mais il est toujours facile à manquer si vous n'êtes pas au courant qu'Office ajoute ces données sensibles à vos documents.
Sur Office 2007, cliquez sur le bouton Office orb du ruban, pointez sur Préparer et cliquez sur Inspecter le document.
Pour afficher les métadonnées masquées dans le document, cliquez sur le bouton Vérifier les problèmes, cliquez sur Inspecter le document et choisissez les types de métadonnées pour lesquels vous souhaitez examiner le document. Vous pouvez simplement laisser toutes les options sélectionnées pour examiner le document pour tous les types de métadonnées.
Cliquez sur Inspecter et Office examinera le document pour les métadonnées. Cliquez sur le bouton Supprimer tout à côté d'un type de métadonnées pour le supprimer.
Notez que vous ne pourrez pas récupérer la plupart de ces métadonnées après les avoir supprimées. Pour cette raison, Microsoft recommande de créer une nouvelle copie du document( utilisez la fonctionnalité Enregistrer sous) avant de supprimer les métadonnées et de publier le document. Vous aurez alors une copie du document avec les métadonnées. Bien sûr, si vous ne voulez pas du tout ces métadonnées, vous pouvez simplement les supprimer sans vous soucier de conserver une copie.
Quel type de métadonnées Office Save enregistre-t-il?
Office enregistre les propriétés du document, notamment l'auteur, l'objet, le titre, la date à laquelle vous avez créé un document, la date de dernière modification et la durée de votre travail sur le document. Ces propriétés contiendront également le nom de tout modèle que vous avez utilisé lors de la création du document, des en-têtes d'e-mail et d'autres informations connexes. Cela peut être embarrassant - par exemple, vous pouvez envoyer un rapport TPS à votre patron et dire que vous avez passé toute la journée à y travailler seul. Mais les métadonnées peuvent révéler que vous n'avez travaillé que quelques minutes sur le rapport TPS, collaboré avec d'autres personnes et que vous avez utilisé un modèle nommé "Modèle de rapport TPS inutile" lors de sa création. Pire encore, il y a d'autres implications sur la confidentialité ici - vous pouvez vouloir publier un document sur le web sans que votre nom ne soit associé à celui-ci, mais votre nom apparaîtra dans les propriétés du document par défaut.
Les en-têtes, les pieds de page, le filigrane et le texte formaté en tant que texte masqué peuvent également être inclus, mais n'apparaîtront pas si vous effectuez un survol superficiel du document. L'outil vous indique si votre document contient cette information.
Si vous avez collaboré avec d'autres personnes lors de l'écriture du document, il contiendra encore plus de données. Les métadonnées afficheront les noms de tous ceux qui ont travaillé sur le document, ainsi que les commentaires, les marques de révision, les annotations manuscrites et les versions précédentes du document. Si vous publiez un document sur lequel vous avez travaillé, vous voudrez probablement supprimer toutes ces données plutôt que de le partager.
Comment arrêter Office d'enregistrer des métadonnées
Malheureusement, vous devrez utiliser l'outil Inspecteur de document pour supprimer les données sensibles de chaque document individuel avant de le publier ou de le partager avec quelqu'un. Il n'existe aucun moyen intégré pour supprimer ces informations de plusieurs documents à la fois, ni aucun paramètre à l'échelle du Bureau pour empêcher Office d'appliquer ces données aux documents.
Toutefois, Office peut supprimer automatiquement les métadonnées chaque fois que vous enregistrez un fichier. Vous devez appliquer ce paramètre à chaque document que vous utilisez: il s'agit d'un paramètre spécifique au document et non d'un paramètre à l'échelle du système.
Pour empêcher Office d'enregistrer des métadonnées avec vos documents, cliquez sur le menu Fichier, sur Options, puis sélectionnez la catégorie Centre de gestion de la confidentialité.Cliquez sur le bouton Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité et sélectionnez Options de confidentialité.Activez l'option "Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de la sauvegarde".Si elle apparaît grisée, cliquez sur le bouton Inspecteur de document ci-dessous, exécutez l'Inspecteur des documents et supprimez toutes les informations personnelles du document. Vous devriez alors pouvoir cliquer sur la case à cocher.
Rappelez-vous, vous devrez changer cette option pour chaque document séparément.
Cette information peut être utile, et il est même parfois crucial pour la collaboration ou pour les entreprises de garder une trace de qui a travaillé sur un document. Mais quand il est temps de publier le document, vous voudrez probablement supprimer cette métadonnée.