Forget The Gimmicks: Voici la meilleure façon d'organiser votre boîte de réception Gmail

Les gadgets de la boîte e-mail ne cessent d'apparaître. Google a d'abord introduit la boîte de réception Prioritaire, et maintenant il utilise les onglets de catégorie. Dropbox a acheté Mailbox, qui transforme votre boîte de réception en plus d'une liste de choses à faire. Microsoft Outlook.com a une fonction de balayage qui nettoie automatiquement votre boîte de réception.

Tout ceci est une tentative de gestion de votre boîte e-mail pour vous. Ces trucs ne sont jamais aussi intelligents que vous, donc vous pouvez rendre votre email beaucoup plus intelligent en prenant un rôle plus actif.

Nous utiliserons Gmail ici, mais les principes devraient être similaires pour tous les clients de messagerie.

Utiliser une boîte de réception classique

Tout d'abord, nous allons nous débarrasser de la boîte de réception gimmicky que Gmail utilise aujourd'hui. Ces boîtes de réception n'obtiennent jamais correctement les catégories et la hiérarchisation. Ils vous forcent à parcourir tous vos courriels pour vous assurer de ne rien manquer et vous encouragent à continuer à recevoir des courriels inutiles en les balayant sous le tapis.

Pour utiliser une boîte de réception plus classique dans Gmail, cliquez sur l'icône représentant une roue dentée, puis sélectionnez Paramètres. Cliquez sur l'onglet Boîte de réception, cliquez sur la zone Type de boîte de réception et sélectionnez Non lu en premier. Tous les onglets et les options prioritaires disparaîtront.

Se désabonner de l'email que vous ne vous souciez pas de

Avec les catégories d'onglets et les priorités désactivées, tout votre email sera rangé dans une grande pile. Tous ces e-mails de notification de réseaux sociaux inutiles et les bulletins d'information dont vous ne vous souciez pas seront dans votre boîte de réception avec vos e-mails importants.

C'est bien - plutôt que de simplement balayer des courriels que vous ne voulez pas voir sous le tapis, vous devriez les empêcher d'arriver complètement.

Considérez le type d'e-mails que vous ne voulez pas voir. Les types courants d'e-mails inutiles incluent les notifications Facebook et Google+, les e-mails promotionnels et les bulletins d'informations que vous avez peut-être enregistrés par inadvertance. Chaque fois qu'un e-mail que vous ne souhaitez pas recevoir arrive, ouvrez-le et utilisez le lien Se désabonner - vous le trouverez généralement en bas de l'e-mail - pour vous désabonner de l'e-mail et l'empêcher d'arriver ultérieurement.

( Notez que vous ne devriez pas utiliser le lien Se désinscrire si un e-mail est en réalité un spam, car le spammeur le prend comme un signe que quelqu'un lit l'e-mail et envoie encore plus de spams à votre façon.e-mail et cliquez sur Se désabonner s'il s'agit d'une organisation légitime.)

Bien sûr, en fait, le désabonnement est un peu plus de travail à l'avance, mais cela rend votre courriel beaucoup plus gérable à long terme. Chaque fois que vous recevez un e-mail qui ne vous intéresse pas, utilisez le lien de désabonnement et évitez immédiatement l'envoi de nouveaux e-mails.

Envoyer des e-mails inutiles Vous ne pouvez pas vous désabonner de la corbeille

En vertu de la loi américaine( CAN-SPAM Act), il est illégal pour une entreprise de ne pas fournir de lien de désabonnement dans ses e-mails..Cependant, certaines entreprises n'ont pas reçu le mémo ou ne s'en soucient pas. Plutôt que de poursuivre une action en justice pour quitter leurs listes de diffusion, vous pouvez simplement créer un filtre qui envoie tous les futurs e-mails de leur part à votre corbeille, où vous n'avez pas besoin de les voir.

Lorsque vous gérez un tel e-mail dans Gmail, ouvrez-le, cliquez sur le lien Plus, puis sélectionnez Filtrer les messages comme ceux-ci. Réglez votre filtre pour bloquer les e-mails. Par exemple, si vous ne vous souciez jamais de recevoir d'autres e-mails de cet expéditeur, vous pouvez les filtrer en fonction de leur adresse e-mail. Utilisez votre filtre pour envoyer tous ces e-mails à la corbeille.

Archiver automatiquement les courriels que vous ne voulez pas voir

Certains courriels sont importants, mais vous ne voudrez peut-être pas les voir de toute façon. Par exemple, les magasins en ligne peuvent vous envoyer un accusé de réception chaque fois que vous achetez quelque chose d'eux. Il est bon d'avoir de tels reçus au cas où vous en auriez besoin, mais si vous achetez fréquemment des produits et que vous ne voulez plus voir de tels courriels, vous voudrez peut-être les empêcher d'accéder à votre boîte de réception.

Cela s'applique à de nombreux types d'e-mails. Par exemple, PayPal vous envoie un e-mail «Nous transférons de l'argent à votre banque» chaque fois que vous retirez de l'argent. Vous pouvez vouloir cet email pour vos disques, mais vous ne pouvez pas vouloir le voir dans votre boîte de réception.

Si vous archivez automatiquement ces courriels à mesure qu'ils arrivent, vous pouvez mettre ce processus sur le pilote automatique. Ouvrez simplement un tel e-mail, cliquez sur le bouton Plus dans Gmail, puis sélectionnez Filtrer les messages comme ceux-ci. Réglez votre filtre pour englober les courriels que vous voulez attraper - probablement en fonction du sujet, si c'est toujours pareil. Dites à Gmail d'archiver automatiquement les e-mails et de les marquer comme lus afin qu'ils ne vous dérangent pas.

Vous pouvez également faire en sorte que Gmail leur applique automatiquement une étiquette, telle que «Automatiquement archivé» ou une étiquette plus spécifique. Cela vous permettra de trouver rapidement les emails dans le futur si vous en avez vraiment besoin.

Configurer les étiquettes automatiques

Si vous avez suivi ce processus, vous devriez pouvoir réduire le volume des courriels entrants. Nous allons maintenant vous aider à trier les courriels qui vous intéressent.

Cette partie est facultative, mais elle peut être utile si vous recevez beaucoup d'e-mails, en particulier à des fins différentes. Par exemple, vous avez peut-être combiné plusieurs comptes Gmail dans une même boîte de réception et récupérez tous vos e-mails personnels et professionnels au même endroit.

Essayez de créer des filtres qui trient automatiquement votre email entrant dans des étiquettes spécifiques. Par exemple, vous pouvez recevoir automatiquement des e-mails de votre banque avec un libellé "Banque".Vous pouvez avoir des e-mails personnels avec une étiquette "Personnel" et des e-mails de travail avec un libellé "Travail".Les reçus pour les produits achetés pourraient obtenir une étiquette «Reçus».Vous n'avez pas besoin de faire cette partie manuellement - il vous suffit de configurer Gmail pour que votre courrier électronique soit automatiquement classé par catégories.

Code-couleur toutes ces étiquettes et vous pouvez avoir votre client e-mail catégoriser automatiquement vos e-mails et vous montrer d'un coup d'oeil d'où ils viennent. Pour colorer une étiquette dans Gmail, cliquez sur sa case de couleur dans le volet de gauche et sélectionnez une nouvelle couleur.

Avec un tel système d'étiquettes, vous pouvez même avoir l'application Gmail sur Android et les notificateurs d'email sur d'autres plateformes vous avertissent seulement quand de nouveaux messages arrivent dans des étiquettes importantes, empêchant la surcharge de notification.

Si vous voulez mettre en surbrillance certains courriels - peut-être des courriels de votre patron ou de votre conjoint - vous pourriez créer un filtre pour que les messages de cet expéditeur soient automatiquement affichés à leur arrivée. Vous pouvez sélectionner un type de boîte de réception "Favoris d'abord" dans vos paramètres de boîte de réception Gmail, de sorte que ces e-mails importants soient automatiquement placés en haut de votre boîte de réception. Cela se produirait exactement en fonction de la configuration de Gmail - vous n'auriez pas à vous battre avec le système de priorité de la boîte de réception et essayer d'apprendre à Gmail ce qui est réellement important.

Ce n'est pas un processus de set-it-and-forget-it. Bien sûr, après vous être désinscrit d'un e-mail ou avoir configuré un filtre, votre client de messagerie continuera d'agir sur tous les e-mails entrants, mais de nouveaux types de messages électroniques arriveront toujours. Vous devrez prendre des mesures pour vous désinscrire et les filtrer correctement, afin d'éviter que votre boîte e-mail ne soit à nouveau désorganisée.

Les gimmicks par e-mail essaient d'automatiser ce processus: ils essaient de masquer automatiquement les e-mails que vous ne souhaitez pas voir, de mettre en évidence ce qui est important et de classer votre e-mail par catégorie. Mais, avec un peu plus de travail à l'avance, vous pouvez configurer votre boîte mail pour qu'elle fonctionne exactement comme vous le souhaitez, éliminant ainsi le besoin de tous ces gadgets.