Qu'est-ce que BCC est, et pourquoi vous êtes une personne terrible si vous ne l'utilisez pas

Peu de commodités dans le flux de travail numérique moderne sont si largement disponibles mais si largement ignorées( ou carrément abusées) que la fonction BCC de l'e-mail. Si vous êtes coupable d'abus ou de négligence de son pouvoir( et vous avez de bonnes chances de le faire), il est temps de vous repentir et, en même temps, de réduire le spam et de protéger la vie privée de vos amis et votre famille.

Qu'est-ce que BCC et d'où vient-il?

Il existe trois emplacements d'adresses dans chaque client de messagerie: TO, CC et BCC, qui signifient respectivement "[deliver] to", "carbon copy" et "carbon carbon copy".Ces dénotations sont une survivance du monde qui a précédé le courrier électronique: lettres physiques et mémos.

Dans les notes de service du milieu du siècle, par exemple, il y aurait un emplacement TO pour le destinataire principal, un emplacement CC pour les personnes qui devaient être sur la communication mais qui n'étaient pas les destinataires principaux, et un troisième emplacement, BCC,pour les personnes qui avaient besoin d'être sur la communication aussi, mais, pour une raison quelconque, leur identité serait cachée des notes de service distribuées aux destinataires dans les tranches d'adresses TO et CC.

À l'avènement du courrier électronique, les mêmes conventions utilisées dans le courrier papier et les notes de service ont été copiées, à la fois par familiarité et parce qu'elles sont restées utiles même si le message n'était plus physiquement copié et distribué.

Si ces conventions ont existé pendant des décennies avant l'avènement de l'email et ont continué à exister dans l'intervalle d'un demi-siècle, où alors le problème se pose-t-il? Il y a deux formes d'utilisation abusive de la BCC: la copie aveugle passive-agressive du carbone( la forme malveillante de la forme) et la négligence d'utiliser la copie aveugle pour protéger la vie privée( problème résultant de l'ignorance).Jetons un coup d'oeil à comment et pourquoi éviter chacun.

Dire non à la copie carbone aveugle passivement agressive

La pire utilisation de la copie carbone invisible consiste à prendre au piège agressivement un collègue. Ce genre d'abus de BCC surgit lorsque les employés recourent à la fonction BCC pour indirectement harceler leurs collègues, pour aspirer à leur patron, ou pour s'engager dans des détournements de travail dysfonctionnels.

Image reproduite avec l'aimable autorisation d'EC Comics.

Un employé, par exemple, peut mettre son patron en tant que destinataire du BCC sur un e-mail qu'il envoie à un autre employé afin que son patron voit qu'il communique avec l'autre employé ou que l'autre ne respecte pas une obligationou date limite. Ce type de communication secret-écureuil est généralement mal vu sur le lieu de travail et nous ne sommes pas sur le point d'approuver un comportement qui engendre un environnement de travail agressif mesquin et passif.

Notre seul conseil à ce sujet est: Arrêtez.

À moins que votre département des ressources humaines ou votre chef explicitement vienne à vous et vous demande de BCC vos communications, vous devriez éviter la pratique.

Si les personnes en dehors de la communication principale doivent être maintenues dans la boucle, même les plus élevées, la meilleure pratique consiste à les inclure comme destinataires CC et à informer les destinataires des OT de qui a été inclus et pour quelle raison.

Non seulement cela crée un dialogue plus mature sur le lieu de travail, mais cela vous évite aussi un événement particulièrement embarrassant: si votre patron ou un autre destinataire BCC utilise la fonction réponse-tout, ils se démasquent et révèlent qu'ils ont été au courant.contenu de l'e-mail précédent. Essayez d'expliquer cela au collègue avec qui vous conspiriez au refroidisseur d'eau.

Heureusement, le nombre de personnes utilisant malicieusement la fonction BCC est faible, ce qui nous conduit à ceux qui constituent le gros de l'abus: les inconscients.

Les amis ne copient pas les amis

Si la majorité des gens n'utilisent pas malicieusement la fonction BCC dans le cadre d'une campagne de guerre psychologique contre leurs collègues, où cela nous mène-t-il? Il nous laisse avec millions de personnes qui négligent involontairement même d'utiliser la fonction BCC en premier lieu.

Image reproduite avec l'aimable autorisation de la bibliothèque publique de Denver, Western History Collection.

Pourquoi la fonction BCC est-elle si importante? Il vous permet d'envoyer un e-mail à quelqu'un sans que celui-ci ne reçoive tous les autres destinataires de l'e-mail, protégeant efficacement ses informations privées. Voici un exemple d'email forward, tiré de nos propres archives email:

Tout flou bleu dans l'image filtrée par confidentialité ci-dessus est une adresse e-mail. Non seulement il y avait plus de 40 adresses e-mail dans la liste des destinataires vers lesquels nous étions inclus, mais il y a deux groupes de blocs avant restants dans l'e-mail transféré( voir ci-dessus) qui incluent respectivement 13 et 8 adresses e-mail. Cela signifie qu'il y a plus de 60 adresses e-mail dans le corps entier de l'e-mail.

Maintenant, vous vous demandez peut-être "Alors quoi? Qu'importe? "Cela compte pour plusieurs raisons. Tout d'abord, il y a la question simple de la vie privée et le respect de la vie privée des personnes sur votre liste de contacts( qu'ils soient amis, famille ou associés d'affaires) avec respect. Il va sans dire que les gens qui lancent des courriels de masse avec des douzaines de leurs amis et associés ne prennent pas le temps de communiquer personnellement avec chacun de ces douzaines de destinataires et leur demandent s'ils aimeraient que leurs coordonnées soient partagées avec tous les autres.liste des destinataires. C'est carrément irrespectueux de partager des informations de contact sans la permission de l'individu en question.

Cela devient encore plus irrespectueux et gênant, plus la foule de personnes que vous envoyez est grande. Si vous envoyez un courriel à dix personnes dans une petite organisation civique qui se connaissent déjà, le problème pourrait être discutable. Si vous êtes enseignant et que vous envoyez des douzaines( sinon des centaines) d'articles supplémentaires à des étudiants, vous partagez soudainement les coordonnées personnelles de beaucoup de personnes avec beaucoup d'autres personnes avec lesquelles ils ne souhaitent pas partager.

Pire encore, si quelqu'un répond accidentellement "Répondre à tous" à l'un des e-mails que vous envoyez avec des emplacements TO et CC complètement chargés, chaque personne sur la liste de destinataires d'origine reçoit la réponse. Au mieux, c'est relativement inoffensif, mais cela gâche certainement le temps de tout le monde en ouvrant l'email pour voir ce qu'il y a de neuf dans la discussion. Au pire, comme cela s'est souvent produit dans les entreprises du monde entier, le courrier électronique peut prendre vie de lui-même alors que des centaines d'employés répondent, argumentent et interagissent avec le courrier électronique. Une telle réaction - toutes les réactions en chaîne peuvent s'étendre sur des milliers de courriels et peuvent même engendrer des guerres de feu( il y avait une telle guerre de flamme chez Tandem Computers à la fin du 20e siècle qui durait années ).

Deuxièmement, et d'une manière plus pratique pour ceux d'entre vous qui se soucient peu de l'étiquette électronique et protègent la vie privée de vos amis, ces courriels en vrac créent involontairement de petites listes d'adresses électroniques pour les logiciels malveillants et les spammeurs. Si votre adresse e-mail se termine par un énorme e-mail envoyé dans le monde proverbiale, vous pouvez être sûr que quelque part le long de la ligne, vous finirez sur une liste de spam. Pire encore, si l'un des utilisateurs qui finit avec votre courrier électronique envoyé dans les boîtes de réception finit par être touché par un logiciel malveillant qui se reproduit via les listes de contacts et les adresses e-mail trouvées dans la boîte, vous risquez de recevoir un e-mail malveillanttrouver son chemin vers vous.

Utiliser BCC judicieusement

Si vous êtes dans ce dernier camp, ceux qui ignorent la fonction BCC, vous vous demandez probablement ce que vous pouvez faire pour éviter les faux pas de sécurité et de confidentialité que nous avons décrits ci-dessus. Ne vous inquiétez pas, une fois que vous savez à quel point il est terrible d'ignorer la fonction BCC, il devient évident ce que vous devez faire pour vous laver de vos mauvais comportements de messagerie précédents.

Tout d'abord, et par-dessus tout, vous commencez par vous demander: "Dois-je vraiment envoyer cet email à tout le monde sur ma liste de contacts? Trente d'entre eux?»La réponse à ces questions pour la plupart des courriels est la suivante: Non. Non, vous n'avez pas besoin d'envoyer un courriel personnel ou de transmettre à tout le monde dans votre liste de contacts.

Deuxièmement, quand vous vous trouvez avec une raison légitime d'envoyer un courriel à beaucoup de gens en même temps. Comme, par exemple, si vous passez à un nouveau fournisseur de messagerie ou si vous souhaitez envoyer votre nouvelle adresse postale à une centaine de vos amis et parents, la seule chose à faire est de placer leur adresse dans la fente BCC.Cela garantit que tous les maux de la messagerie électronique TO / CC sont éliminés: les adresses e-mail de tous les destinataires restent privées, il n'y a pas de risque de spam ou de malware sur l'ordinateur d'un destinataire récoltant l'email d'un autre destinataireSi l'un d'eux a besoin de vous répondre pour poser une question ou une autre, il ne fera pas part de ses questions ou de ses commentaires à toutes les autres personnes.

BCC augmente la confidentialité, augmente la sécurité et réduit la boîte de réception que vos amis et vos associés doivent traverser. Il n'y a absolument aucune raison d'éviter de l'utiliser quand cela est aussi simple que de mettre les adresses dans un emplacement d'adresse différent.