6Jul
Trello peut être un excellent moyen de gérer des projets, de communiquer avec votre équipe, d'organiser des idées et de servir de sorte de «tableau blanc Internet» où les gens peuvent échanger des idées et collaborer dans un espace partagé.
Après avoir créé un tableau, vous pouvez commencer à ajouter les membres du projet qui composeront l'équipe. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet "Afficher le menu" sur le côté droit, vu ici.
Une fois que vous avez rassemblé tous les membres de votre forum et que vous êtes prêt à partir, vous pouvez commencer à ajouter de nouvelles listes. Les titres de ces listes peuvent être tout ce qui dépend du type de projet que vous créez, du flux de travail sur la façon dont vous souhaitez gérer les affectations individuelles et de la manière dont vous préférez gérer votre contenu globalement.
A titre d'exemple, nous avons listé quelques idées différentes ci-dessous. Dans chaque liste, vous trouverez l'option "Ajouter une carte", que vous pouvez cliquer ici.
Une fois la carte créée dans la liste, cliquez dessus, et vous verrez une fenêtre qui ressemble à ceci:
Et c'est dans ces cartes que la vraie organisation commence. Tout de l'ajout de membres à "Abonnez-vous à une carte"( ce qui signifie qu'ils recevront une alerte soit sur leur email ou téléphone lorsqu'une nouvelle action se produit), à l'étiquetage d'une carte pour sa sous-section se produit dans les boutons sur le côté.
Vous pouvez modifier la description d'une carte( par exemple, "Brainstorm only", un lien vers une recherche pertinente, des clips YouTube, etc.), ainsi que créer une "Checklist", voir ci-contre.
Les listes de contrôle sont un excellent moyen de gérer des cartes individuelles et de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont constamment au courant de l'endroit où une partie donnée du projet est à un moment donné.Pour ajouter une liste de contrôle et la remplir avec de nouveaux éléments, passez simplement la souris sur le bouton "Liste de contrôle", cliquez sur "Ajouter" et commencez à remplir les tâches.
D'autres paramètres dans chaque carte incluent l'option d'ajouter une date d'échéance, qui peut être mise à jour ou modifiée par tous les membres qui ont reçu l'autorisation sur la carte.
Le flux d'activité peut être trouvé dans le menu de droite, et tant qu'une carte n'est pas marquée comme "Privé", toutes les actions de votre équipe peuvent être vues d'un flux simple à suivre.
Une autre grande caractéristique de Trello est que tous vos fichiers et dossiers peuvent être attachés directement dans les cartes elles-mêmes. Plus besoin de fouiller dans une liste interminable de dossiers Dropbox avec des mots de passe compliqués ou d'essayer d'amener quelqu'un à organiser correctement ses permissions Drive, avec tout ce dont Trello a besoin pour télécharger directement sur le serveur.
Mais, si votre équipe n'est pas encore prête à "dropper" son Dropbox, le service s'intègre automatiquement à de nombreux services cloud les plus populaires et vous permettra d'attacher du contenu directement à partir de votre compte associé.
Ensuite, c'est là qu'interviennent les étiquettes.
Les étiquettes sont un surnom universel qui peut facilement vous permettre de séparer vos sections en sous-sections, et ainsi de suite. Supposons, par exemple, que vous ayez quelque chose dans votre liste "Affectée" mais que vous ne sachiez pas à quel département appartient l'article? Les étiquettes
vous permettent de colorier rapidement un contenu spécifique, donc celui qui est attaché à la carte peut rapidement reconnaître à qui elle appartient et quel est le but de l'assignation. Ce repère visuel rend le système d'organisation facile, pas très différent des onglets de couleur que vous verrez sur le dessus des dossiers alignés dans un classeur.
Enfin, vous pouvez choisir de "partager" une carte avec n'importe qui par e-mail, ou simplement le lier dans votre espace de flux de travail en dehors du réseau Trello.
Certaines des fonctionnalités supplémentaires et amusantes de Trello incluent la possibilité d'ajouter des autocollants amicaux à une carte ou un membre, dont quelques-uns sont inclus dans l'abonnement Basic, et une bibliothèque supplémentaire qui s'ouvrira si vous vous inscrivez au TrelloAbonnement mensuel Gold.
Business Class vous obtiendrez les mêmes autocollants, mais au lieu de payer les 5 $ par mois dans son ensemble, vous pouvez choisir de donner des adhésions premium à chacun de vos employés à un prix à la carte de seulement 3,75 $ par personne.
Des paramètres supplémentaires dans la barre de menus vous permettront de contrôler soigneusement les autorisations pour les membres de votre équipe, y compris ceux qui peuvent lire les cartes, qui peuvent les commenter et qui a la possibilité d'archiver, supprimer ou déplacer les anciennes affectationsdéjà servi leur but.
C'est ici que vous trouverez également le menu "Power Ups", incluant l'option de voir toutes les tâches et leurs propriétaires dans un format de calendrier complet avec les dates d'échéance et les horaires correspondants, ainsi que la possibilité de permettre aux membres de votre équipe"Vote" sur des cartes particulières.
L'idée derrière le système de vote est que si tout le monde n'arrive pas à s'entendre sur une idée ou sur quelle mission travailler, vous pouvez ouvrir la porte à un vote. L'option qui obtient le plus grand nombre de votes est le prochain projet envoyé.
Si une seule carte ne suffit pas, il y a toujours l'option d'en faire plus. Séparer votre main-d'œuvre de cette façon peut aider à éliminer trop de diaphonie excessive entre les différents départements, et est toujours une bonne option si vous vous inquiétez des autorisations ou des gens qui voient des projets privés en action avant qu'ils soient prêts pour le grand public.
Une fois qu'une carte a atteint son but, vous pouvez la ranger dans l'archive en appuyant simplement sur un bouton. Les archives contiendront du contenu pendant plus de 30 jours avant d'être définitivement supprimées, alors assurez-vous de ne jamais envoyer quoi que ce soit dans cette zone de Trello à moins d'être absolument certain d'en avoir fini définitivement.
Trello peut être un moyen utile, facilement accessible pour vous et les membres de toute votre équipe pour rester organisé à travers le chaos agité de la journée de travail. En utilisant toutes ses nombreuses fonctionnalités et astuces, vous pouvez garder votre tête claire, vos projets sur la bonne voie, et l'étendue de vos missions publiées à temps, à chaque fois.