26Jun
Si vous êtes un utilisateur Outlook.com, vous pouvez être intéressé de savoir que la mise en place de règles pour gérer vos emails entrants et sortants peut vous simplifier la vie.
Quelles sont les règles?
Dans leur forme la plus simple, les règles Outlook sont des actions que votre compte de messagerie exécutera automatiquement en fonction des instructions que vous avez spécifiées. Il existe deux catégories principales de règles que vous pouvez créer. Ce sont des règles organisationnelles et des règles basées sur les notifications. Ces règles ne seront pas rétroactives, ce qui signifie qu'elles ne s'appliqueront qu'aux messages non lus.
- Organisez vos e-mails - Ces règles se concentrent sur l'archivage et l'organisation des messages en fonction des expéditeurs, des mots-clés et des dossiers de votre compte Outlook. Ils sont utiles pour placer des e-mails dans des dossiers ou des catégories pertinents.
- Rester actuel - Ces règles vous enverront des notifications basées sur vos messages entrants. Ils sont utiles si vous souhaitez recevoir des notifications de nouveaux messages électroniques sur vos appareils mobiles.
Création de nouvelles règles dans Outlook.com
Une fois connecté à votre compte de messagerie Outlook.com, cliquez sur le bouton "Paramètres", puis sur l'option "Gérer les règles" pour créer une nouvelle règle.
Maintenant, cliquez sur le bouton "Nouveau" pour créer votre première règle. Comme vous pouvez le voir, il y a deux sections principales. Sur la gauche, vous allez affecter une ou plusieurs conditions pour identifier les e-mails auxquels votre nouvelle règle s'appliquera. Le côté droit est l'endroit où vous allez définir quelle action Outlook prendra avec vos emails.
Pour cet exemple, nous choisirons deux des neuf conditions que l'email doit rencontrer, ainsi que deux des huit actions.
CONDITIONS ACTIONS
Nous allons d'abord cliquer sur le lien conditions pour ajouter une seconde condition. Disons que tous les emails de "[email protected]" qui ont le mot "apple" dans la ligne d'objet doivent être envoyés dans un dossier appelé "Apple Emails" et doivent être catégorisés comme "IMPORTANT! !!"
en éditant votre règle jusqu'à ce que les deux sections ressemblent aux images ci-dessous.
Enfin, cliquez sur "Créer une règle" et laissez-le prendre effet. A partir de maintenant, tous les emails de [email protected] qui contiennent le mot apple seront classés comme importants et déplacés dans votre dossier "Apple Emails".
Si vous voulez modifier l'une de vos règles précédemment créées, il vous suffit de cliquer sur la règle et de la modifier dans la fenêtre qui apparaît. Pour supprimer une règle, il suffit de cliquer sur la petite corbeille à côté de la règle.
Créer des règles à partir de messages électroniques
La page "Gérer les règles" n'est pas le seul moyen de créer des règles pour vos courriels. Alternativement, si vous souhaitez créer une règle basée sur un e-mail que vous avez reçu, trouvez-la simplement dans votre boîte de réception et cliquez dessus avec le bouton droit. Ensuite, sélectionnez l'option "Créer une règle".
Vous pouvez également cliquer sur l'e-mail pour l'ouvrir et créer une règle en sélectionnant l'option dans le menu "Extended".
Une fois que vous avez fait cela, vous verrez une fenêtre contextuelle comme indiqué ci-dessous, dans laquelle vous pouvez personnaliserrègle au besoin.
Organisation de vos règles
Il est important de se rappeler qu'Outlook.com sélectionne automatiquement les règles que vous définissez et les implémente en fonction de l'ordre dans lequel elles apparaissent dans votre liste de règles. C'est pourquoi il est important d'organiser vos règles par ordre d'importance. Cliquez simplement sur les flèches haut et bas à côté des règles pour les mettre en ordre selon vos besoins.
Limites des règles
Maintenant que vous savez comment créer et organiser vos règles, vous devez savoir qu'il existe également certaines limitations aux règles dans l'application Web Outlook.com. Il y a une limite au nombre de règles que vous pouvez créer. Pour une raison quelconque, vous ne disposez que de 64 Ko pour vos règles Outlook.com. Il n'y a pas de réponse définitive sur le nombre de règles que vous pouvez créer car la taille des règles varie en fonction de la longueur de la règle et du nombre de conditions et d'actions que vous avez définies. Une fois que vous avez atteint votre limite, Outlook.com vous indiquera que vous ne pouvez plus créer de règles. C'est à ce moment que vous devrez consolider les règles ou supprimer les anciennes règles qui ne sont plus nécessaires.
Outre la limite de la quantité de règles que vous êtes autorisé à créer, si vous utilisez également l'application de bureau Microsoft Outlook avec des règles, vous pouvez recevoir un avertissement indiquant que vos règles sont en conflit avec celles de l'application de bureau. Vous devrez revérifier pour vous assurer que vous pouvez désactiver les règles en conflit ou les supprimer si nécessaire.
Félicitations, vous savez maintenant à peu près tout ce que vous devez savoir sur la création, la manipulation et l'utilisation de règles dans l'application Web Microsoft Outlook. Amusez-vous à gérer votre communication numérique en toute simplicité sur Outlook.com.