26Jun
Il arrive un moment, la recherche d'emploi, ou le partage de photos avec des membres plus âgés de la famille, où vous pouvez avoir besoin d'envoyer des choses à l'ancienne - comme une pièce jointe à un courriel. Si vous envoyez un courriel au travail, cela peut faire partie de votre répertoire de courriel.
La chose à propos des pièces jointes est, il y a une sorte de code non écrit en ce qui concerne leur envoi. Par exemple, si vous pouvez envoyer un fichier volumineux dans un e-mail( cela dépend de combien le service ou le FAI que vous utilisez permettra), ce n'est pas forcément efficace. De même, l'envoi de plusieurs fichiers est généralement mieux fait compressé dans un fichier conteneur.
Bien sûr, selon le type de fichier, il peut ou non arriver à destination. Les fichiers tels que ceux se terminant par. EXE,. BAT et d'autres types d'exécutables seront souvent( généralement) bloqués ou dépouillés en raison de leur association avec des logiciels malveillants. Si vous voulez envoyer un fichier comme celui-ci, vous devrez probablement le placer dans une archive. ZIP.
Composer un e-mail et gérer des contacts dans Outlook est assez simple, et même si l'ajout et la gestion de pièces jointes devraient être une seconde nature à l'heure actuelle, beaucoup d'utilisateurs ne réalisent pas qu'ils pourraient le faire mieux.
Ajout d'une pièce jointe
Pour ajouter une pièce jointe, vous pouvez faire glisser un fichier ou des fichiers vers un message électronique vide, et il sera collé en pièce jointe. Ou, cliquez sur le bouton "Joindre un fichier" sur le ruban, dans la section Inclure.
Vous devez naviguer jusqu'à l'emplacement où se trouve le fichier que vous voulez joindre, puis sélectionner le ou les fichiers que vous voulez inclure dans votre message, puis cliquer sur "Insérer". Sinon, cliquez sur la petite flèche et sélectionnez "Insérercomme texte "et votre pièce jointe sera insérée en ligne, ce qui signifie qu'il apparaîtra dans votre message au lieu de fichier séparé.
Une fois joint, vous pourrez le voir dans le champ Attaché sous la ligne Objet.
Enfin, disons que vous avez attaché votre pièce jointe, et vous réalisez que c'est la mauvaise. Pas de problème, vous pouvez simplement sélectionner la pièce jointe cliquez sur le bouton "Supprimer" de votre clavier, ou vous pouvez cliquer-droit et sélectionnez "Supprimer".
fichiers ne sont pas la seule chose que vous pouvez joindre au message, vous pouvez également joindrearticles et signatures.
Attaching Other Stuff
Les éléments peuvent inclure des cartes de visite( fichiers. VCF, discutés précédemment), des calendriers et des éléments Outlook, qui peuvent être des notes, des tâches, des contacts et d'autres éléments que vous ouvrez dans Outlook. Les calendriers
sont une autre chose que vous voudrez peut-être partager de temps en temps, et si vous cliquez sur le bouton "Joindre un élément", vous verrez que c'est facile à faire. Partager votre calendrier ne signifie pas que vous devez partager chaque élément chaque jour. Vous pouvez juste partager quelques jours ou une semaine, comme pour une escapade d'entreprise ou un itinéraire de vacances en famille.
Le partage d'un calendrier vous donne des options pour choisir le calendrier, la plage de dates, les détails et d'autres options avancées.
Lorsque vous cliquez sur "OK", vous verrez alors que le calendrier sera attaché à l'e-mail afin qu'il puisse être ouvert et visualisé, mais il sera également collé dans le message réel afin que les destinataires puissent facilement le voir en un coup d'œil. Les éléments Outlook
sont essentiellement tout ce que vous pouvez créer dans Outlook, qui peut ensuite être joint et envoyé à d'autres utilisateurs Outlook. Dans la capture d'écran suivante, vous voyez comment cela fonctionne. Vous choisissez la source puis, à partir de là, choisissez l'élément ou les éléments( vous pouvez en choisir plus d'un) que vous souhaitez joindre.
Remarque: vous pouvez décider si vous voulez que l'élément arrive en tant que pièce jointe physique réelle ou en ligne uniquement en tant que texte. C'est la même chose que nous avons discuté précédemment où vous pouvez "Insérer comme texte" et il apparaîtra comme faisant partie du message physique.
Les cartes de visite peuvent être ou ne pas être l'une de ces choses que vous utilisez ou dont vous avez besoin, mais c'est un moyen très pratique de partager vos détails immédiats dans un ensemble simple et pratique. Si vous souhaitez partager votre carte de visite( ou celle de quelqu'un d'autre), choisissez-la simplement dans le menu Attach Item et vos contacts apparaîtront
Choisissez la carte ou les cartes que vous souhaitez attacher et cliquez sur "OK"et sera également joint en tant que fichier. VCF, ce qui signifie qu'il peut être importé dans n'importe quel carnet d'adresses prenant en charge de tels fichiers.
Le partage de contacts sous forme de cartes de visite est un moyen très rapide et pratique de fournir à quelqu'un d'autre des informations de contact, ou d'importer des informations de contact sans avoir à les taper à la main dans votre carnet d'adresses.
Manutention des pièces jointes
Bien sûr, avec l'email, il y a toujours l'opportunité de recevoir et de donner. Alors, que faites-vous lorsqu'un message contenant des pièces jointes arrive dans votre boîte de réception? Habituellement, c'est assez simple, comme dans l'image suivante. Vous voyez notre message de test est arrivé avec une image jointe.
Si nous cliquons simplement sur la pièce jointe, vous voyez que les options apparaissent dans l'appel du ruban Outils de pièces jointes. De là, vous pouvez agir. Notez également que si vous recevez plusieurs fichiers, vous pouvez enregistrer toutes vos pièces jointes en même temps et si vous ne savez pas s'il est judicieux d'ouvrir la pièce jointe, vous pouvez le supprimer, mais il est probablement plus sage de supprimer le message sivous avez des doutes.
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur n'importe quelle pièce jointe d'un message et utiliser le menu déroulant pour effectuer les mêmes actions que celles du ruban.
Lors de la gestion des pièces jointes, les mises en garde abondent. Les pièces jointes peuvent être dangereuses, comme l'atteste toute personne ayant utilisé le courrier électronique au cours des vingt dernières années. Bottom line, n'ouvrez rien qui ne soit pas de quelqu'un que vous ne connaissez pas ou de confiance, et toujours utiliser un scanner de virus / malware sur votre ordinateur.
Gestion de plusieurs fichiers ou fichiers volumineux en tant que pièces jointes
Nous avons parlé un peu de la façon de gérer une ou peut-être quelques pièces jointes, mais que faire si vous voulez joindre des dizaines, voire des centaines de fichiers? Ou, et si vous voulez joindre un gros fichier?
Envoyer des pièces jointes volumineuses est une sorte de peu cool, surtout si quelqu'un reçoit beaucoup de courrier électronique dans le processus. Le problème avec l'envoi de fichiers volumineux par courrier électronique n'est pas tant le fait que votre serveur de messagerie autorise les pièces jointes au-delà d'une certaine taille. Pour la plupart, vous n'enverrez probablement pas un fichier beaucoup plus grand qu'un mégaoctet ou deux, ou du moins vous ne devriez pas.
Néanmoins, il y aura des moments où vous devez envoyer quelque chose qui est un peu compliqué.Si vous utilisez un service de messagerie Web tel que Yahoo, Gmail ou Microsoft, ils auront des limites de taille( 25 Mo, 25 Mo, 20 Mo, respectivement), tout comme votre FAI, par ex. Comcast, Time Warner, AT & T, etc. seront également( en général environ 10 Mb).
Dans la plupart des cas, lorsque les fichiers sont trop volumineux ou trop nombreux, nous nous en remettons à utiliser un service de cloud, qui est abondant et offre assez d'espace libre pour envoyer la grande majorité des fichiers. Plus souvent qu'autrement, le simple téléchargement de vos fichiers sur un lecteur de nuage et leur partage est plus rapide et plus fiable que le courrier électronique. Nous vous expliquons comment envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique au cas où vous souhaiteriez en savoir plus.
En ce qui concerne l'envoi de plusieurs fichiers, vous ne devriez pas avoir de problème à condition que ce soit quelques-uns, mais une fois que vous commencez à attacher des dizaines de photos ou de documents, les choses peuvent devenir un peu gênantes. Encore une fois, pensez à utiliser un service cloud. Peu importe, nous vous suggérons de compresser définitivement plusieurs fichiers avant de les envoyer. Windows a un support natif pour les fichiers zip, vous n'avez donc pas besoin de vous inquiéter que votre destinataire ne puisse pas l'ouvrir.
S'il vous plaît consulter cet article, qui explique tout ce que vous devez savoir sur les fichiers compressés.
Cela semble être un très bon endroit pour terminer notre discussion sur les pièces jointes. Ce n'est pas un sujet compliqué, mais peu importe que vous utilisiez Outlook, Gmail ou tout autre courrier électronique, l'envoi de fichiers peut nécessiter quelques étapes supplémentaires au-delà de leur simple jonction.
Pour l'instant, nous avons couvert les parties les plus élémentaires des puissances de messagerie de l'Outlook - contacts, adressage, composition - toutesqui, sont des choses assez simples. Maintenant, avec des pièces jointes, vous avez une connaissance assez bien arrondi des choses simples.
Maintenant, il est temps d'intensifier notre jeu. Lorsque vous utilisez Outlook et que vous accumulez des courriers électroniques, vous devez apprendre à les gérer à l'aide d'outils tels que les étapes rapides et les règles, dont nous parlerons dans une fonctionnalité à venir. En attendant, et comme toujours, nous vous encourageons à nous faire part de vos commentaires dans notre forum de discussion.