9Jul
Lorsque vous savez que vous allez être absent du bureau pendant quelques jours, vous pouvez configurer l'Assistant d'absence du bureau pour qu'il réponde automatiquement, en informant les gens que vous profitez de vos vacances pendant qu'ils sont bloqués au travail.
Pour créer une réponse d'absence du bureau dans Outlook, nous allons créer un modèle d'e-mail avec le message que nous voulons utiliser, puis créer une règle qui enverra une réponse avec ce message à tous les e-mails reçus pendant une plage de dates spécifique.
REMARQUE: Outlook doit être ouvert pour que la règle s'exécute et que votre réponse d'absence du bureau soit envoyée. Alors, assurez-vous de laisser votre ordinateur allumé et Outlook en cours d'exécution lorsque vous êtes hors du bureau.
Étape 1: Créer un modèle de message
Pour créer un modèle de message dans Outlook, assurez-vous que l'onglet "Accueil" est actif et cliquez sur le bouton "Nouvel e-mail" dans la section Nouveau.
Entrez le message que vous voulez envoyer en réponse automatique dans la boîte de message. N'entrez pas d'adresse e-mail ou de sujet. Ensuite, cliquez sur l'onglet "Fichier".
Cliquez sur "Enregistrer sous" dans la liste des options sur le côté gauche de l'écran backstage.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez "Modèle Outlook( *. oft)" dans la liste déroulante "Enregistrer en tant que type".
Vous êtes dirigé vers le dossier des modèles utilisateur. Entrez un nom pour le modèle dans la boîte "Nom de fichier", en gardant l'extension ".oft", et cliquez sur "Enregistrer".
Si vous souhaitez copier votre modèle d'e-mail de réponse d'absence du bureau vers un autre PC ou le sauvegarder, le chemin d'accès complet au dossier des modèles utilisateur est C: \ Users \ & lt; nom d'utilisateur & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates. Remplacer & lt; nom d'utilisateur & gt;avec votre nom d'utilisateur Windows.
Fermez la fenêtre du message en cliquant sur le bouton "X" dans le coin supérieur droit.
Une boîte de dialogue s'affiche vous demandant si vous souhaitez enregistrer un brouillon du message. Vous n'avez pas à le faire car vous l'avez enregistré en tant que modèle, mais vous pouvez le faire si vous le souhaitez. Cliquez sur "Oui" si vous voulez enregistrer le brouillon, ou "Non" si vous ne le faites pas.
Étape 2: Créer une règle pour répondre automatiquement aux nouveaux messages électroniques
Maintenant que nous avons notre modèle d'e-mail de réponse d'absence du bureau, nous allons créer une règle pour utiliser ce modèle pour répondre à tous les messages entrants pendant une période donnée. Assurez-vous que l'onglet "Accueil" est actif.
Dans la section Déplacer, cliquez sur le bouton "Règles" et sélectionnez "Gérer les règles &Alertes "dans la liste déroulante.
Vous pouvez également cliquer sur l'onglet "Fichier" pour accéder à l'écran backstage. Assurez-vous que l'écran "Info" est actif( cliquez sur "Info" à gauche si nécessaire) puis cliquez sur "Manage Rules &Alertes "bouton.
Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, assurez-vous que l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez appliquer cette règle est sélectionnée dans la liste déroulante "Appliquer les modifications à ce dossier".Si vous souhaitez que cette règle s'applique à tous vos comptes dans Outlook, nous vous montrerons comment procéder plus tard dans cet article. Cliquez sur l'onglet "Règles de messagerie" s'il n'est pas déjà actif, puis cliquez sur le bouton "Nouvelle règle".
Sur le premier écran de la boîte de dialogue Assistant de règles, cliquez sur "Appliquer la règle sur les messages que je reçois" dans la section "Démarrer à partir d'une règle vide".L'option est ajoutée à la case "Étape 2: Modifier la description de la règle( cliquez sur une valeur soulignée)".Il n'y a rien à modifier pour cette partie de la règle, alors cliquez sur le bouton "Suivant" pour continuer.
Le deuxième écran de la boîte de dialogue Assistant de règles vous permet de sélectionner les conditions à vérifier lorsque vous recevez des courriels. Pour envoyer votre réponse d'absence pendant une plage de dates spécifique, cochez la case "Réception dans une période donnée" dans la case "Étape 1: Sélectionner les conditions".La condition est ajoutée à la "Étape 2: Modifier la description de la règle( cliquez sur une valeur soulignée)", comme avant, mais cette fois, il y a une partie de la description à éditer. Pour ajouter une plage de dates, cliquez sur le lien "dans une plage de dates spécifique" dans la zone Étape 2.
Dans la boîte de dialogue Date de réception, cochez la case "Après", cliquez sur la liste déroulante et cliquez sur la date après laquelle vous souhaitez recevoir la réponse automatique d'absence. Par exemple, si vous voulez que votre réponse d'absence du bureau commence à être envoyée le 8 février, sélectionnez le 7 février pour la date après.
Ensuite, cochez la case "Avant", sélectionnez une date dans la liste déroulante de date à droite de la case à cocher Avant. La date que vous sélectionnez doit être le jour après que vous souhaitez que la réponse d'absence du bureau cesse d'être envoyée. Par exemple, si vous voulez que le 15 février soit le dernier jour où votre réponse d'absence est envoyée, sélectionnez 16 février comme date avant.
Les dates que vous avez sélectionnées sont ajoutées à la condition dans la case Étape 2.Cliquez sur le bouton "Suivant" dans la boîte de dialogue Assistant de règles pour continuer.
Sur le troisième écran de la boîte de dialogue Assistant de règles, vous choisissez ce que vous voulez faire avec les e-mails entrants pendant la plage de dates. Nous voulons répondre à tous les courriels en utilisant le modèle que nous avons créé dans la première section. Nous cochez donc la case «Répondre à l'aide d'un modèle spécifique» dans la case «Étape 1: Sélectionner une( des) action( s)».Pour sélectionner le modèle que nous avons créé, cliquez sur le lien "un modèle spécifique" dans la case "Étape 2: Modifier la description de la règle( cliquez sur une valeur soulignée)".
Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, sélectionnez "Modèles utilisateur dans le système de fichiers" dans la liste déroulante "Rechercher dans".
Sélectionnez le template que vous avez créé( dans notre cas, le modèle "Out of Office Reply") et cliquez sur le bouton "Ouvrir".
Le chemin d'accès complet au modèle sélectionné est ajouté à l'action sélectionnée. Cliquez sur le bouton "Suivant" pour continuer.
Sur le quatrième écran de l'assistant de règles, vous pouvez sélectionner les exceptions que vous souhaitez appliquer à la règle, par exemple si vous souhaitez exclure certaines personnes ou certains groupes( "sauf si des personnes ou un groupe public").Nous n'allons pas ajouter d'exceptions à notre règle, alors cliquez sur le bouton "Suivant" pour continuer.
Entrez un nom pour la règle dans la case "Étape 1: Spécifiez un nom pour cette règle".La case "Activer cette règle" est cochée par défaut, donc la règle sera automatiquement activée. Ne vous inquiétez pas, cependant. Il ne sera pas exécuté avant la date après que vous avez spécifiée.
Nous ne voulons pas exécuter la règle sur les messages déjà dans notre boîte de réception, alors laissez la case "Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans la boîte de réception" désactivée. Si vous souhaitez exécuter cette règle sur tous vos comptes de messagerie dans Outlook, cochez la case "Créer cette règle sur tous les comptes".Cliquez sur le bouton "Terminer".
La règle est ajoutée à la liste. Cliquez sur "OK" pour fermer la boîte de dialogue Règles et alertes.
Maintenant, quand quelqu'un vous envoie un email pendant la date que vous avez spécifiée, il recevra automatiquement le message dans le modèle d'email que vous avez créé.
Même si l'expéditeur reçoit une réponse automatique indiquant que vous n'êtes pas au bureau, vous recevez toujours son e-mail avec une icône indiquant qu'une réponse automatique a été envoyée. Cependant, vous pouvez vous sentir justifié de l'ignorer jusqu'à votre retour.
Une fois que la plage de dates de la règle est passée, la règle ne s'applique pas aux e-mails entrants. Cependant, vous pouvez toujours désactiver la règle. Pour ce faire, ouvrez à nouveau la boîte de dialogue Règles et alertes comme décrit précédemment et décochez la case située à gauche de la règle dans la liste. Cliquez sur "OK" pour fermer la boîte de dialogue.
Lorsque vous utilisez cette règle pour envoyer une réponse d'absence automatique, la réponse est envoyée une fois à chaque expéditeur au cours d'une seule session Outlook. Une session est lorsque vous ouvrez Outlook jusqu'à ce que vous quittiez l'application. Cela empêche les réponses en double d'être envoyées au même expéditeur qui vous envoie plusieurs messages. Outlook suit qui a reçu une réponse automatique au cours de chaque session, mais cette liste est réinitialisée lorsque vous quittez Outlook. Ainsi, laissez Outlook ouvert( ne quittez pas et ne rouvrez pas) pour que la règle s'exécute et que la réponse d'absence automatique soit envoyée à tous ceux qui vous envoient des e-mails et que les expéditeurs ne reçoivent pas plusieurs réponses d'absence.