27Jun
Avec la quantité de courriels que vous recevez au cours d'une journée donnée, il est difficile de les garder tous en ligne droite, peu importe comment vous organisez votre boîte de réception. Aujourd'hui, nous vous montrons comment utiliser la fonction Notes pour mieux vous organiser.
L'une des fonctionnalités d'Outlook dont on parle peu et qui est peut-être sous-utilisée est Notes. L'utilisation de notes dans Outlook peut vous aider à vous souvenir d'idées importantes et à organiser votre travail. Nous examinons ici l'utilisation de Notes dans Outlook 2010, mais la fonctionnalité est disponible dans Office 2002 et versions ultérieures.
Utilisation de Notes dans Outlook 2010
Pour accéder à la fonction Notes dans Outlook 2010, cliquez sur le bouton Notes dans le volet de navigation.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton fléché pour afficher plus ou moins d'éléments. De cette façon, vous pouvez avoir des notes sous la forme d'un bouton plus grand pour un accès plus facile si vous l'utilisez beaucoup.
La fonction Notes s'ouvre et pour créer une nouvelle note, cliquez sur Nouvelle note dans le ruban.
Une fois que vous avez créé votre note, fermez-la et elle sera automatiquement sauvegardée dans votre liste.
Sous l'onglet Accueil de la vue actuelle, vous pouvez modifier les options d'affichage de vos notes. Ici, nous l'avons mis à Notes List afin que nous puissions facilement voir le contenu de la note et d'autres informations détaillées.
Si vous les affichez sous forme d'icônes, vous pouvez passer la souris sur la note et voir un aperçu de son contenu.
Vous pouvez également trier vos notes par ordre alphabétique dans Icon View. Cliquez avec le bouton droit sur une zone vide de la fenêtre et sélectionnez Trier dans le menu contextuel.
Dans l'écran Trier, sélectionnez Triez les éléments par sujet et si vous voulez qu'il soit croissant ou décroissant, puis cliquez sur OK.
Voilà!Vos notes sont ensuite triées par ordre alphabétique. Vous pouvez également les trier par couleur, contact, icône. .. etc.
Si vous avez quelques notes ouvertes dans Windows 7, vous pouvez facilement y accéder à partir de la barre des tâches avec tout ce que vous avez ouvert dans Outlook.
Ajouter un nouveau bouton de note à la barre d'outils d'accès rapide
Si vous utilisez beaucoup la fonction Notes, vous pouvez l'ajouter à la barre d'outils Accès rapide. Pour l'ajouter, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Autres commandes .
Outlook Les options s'ouvriront. .. dans le menu des commandes, sélectionnez Toutes les commandes .
Puis faites défiler vers le bas et mettez en surbrillance Nouvelle note et cliquez sur le bouton Ajouter.
Vous devriez le voir dans la section Personnaliser la barre d'outils Accès rapide, cliquez sur OK pour fermer les options Outlook.
Maintenant, vous verrez l'icône Nouvelle note dans la barre d'outils Accès rapide.
Cliquez dessus et vous serez capable de créer une nouvelle note tout en regardant dans votre boîte de réception sans aller dans la section Notes.
Email Notes
Une autre fonctionnalité intéressante avec Notes dans Outlook est que vous pouvez également les envoyer par e-mail. Cliquez avec le bouton droit sur la note que vous souhaitez envoyer et sélectionnez Transférer.
Maintenant, envoyez-le comme vous le feriez pour tout autre courriel.
Vous pouvez également lier Notes à vos contacts. Ouvrez une note et cliquez sur l'icône dans le coin supérieur gauche et sélectionnez Contacts.
Saisissez maintenant le nom du contact auquel vous souhaitez lier la note ou cliquez sur le bouton Contacts pour parcourir votre liste de contacts.
Déplacer ou copier des notes dans le calendrier ou dans d'autres dossiers
Il peut arriver que vous souhaitiez déplacer ou copier vos notes vers un autre emplacement dans Outlook. Ici, nous regarderons la copie d'une note dans le calendrier. Sélectionnez le menu déroulant Déplacer dans le ruban, puis sélectionnez pour le déplacer ou le copier vers un autre emplacement.
Choisissez où vous souhaitez déplacer ou copiez-le dans. .. dans ce cas le Calendrier, puis cliquez sur OK.
Le calendrier s'ouvrira et vous pourrez alors le parcourir et le programmer comme vous le souhaitez. Notes
Personnaliser vos notes
Si vous n'êtes pas satisfait de l'aspect typique de vos notes jaunes, elles peuvent être personnalisées. Cliquez sur l'onglet Fichier pour accéder à Backstage View et cliquez sur Options.
Cliquez sur Notes et Journal et sous les options Notes, vous pouvez personnaliser la couleur, la police et la taille.
Voici un exemple de note après avoir personnalisé la couleur, la taille et la police.
Conclusion
Si vous vivez dans Outlook pendant le jour ouvrable et que vous voulez un moyen rapide et facile de noter vos pensées, l'utilisation de la fonctionnalité Notes peut s'avérer utile. Ce guide devrait certainement vous aider à comprendre et à utiliser Notes dans Outlook. Et vous? Utilisez-vous la fonction Notes? Les trouvez-vous comme un outil utile pour mieux organiser votre travail? Laissez un commentaire et laissez-nous savoir.