20Jul
Microsoft OneNote 2016 est un excellent outil de prise de notes gratuit, non seulement pour vous-même, mais aussi si vous voulez collaborer sur des notes et des projets avec d'autres, comme des collègues ou des membres de la famille. Nous allons vous montrer de différentes manières de partager vos blocs-notes OneNote.
Pour partager vos notes et blocs-notes dans OneNote 2016 avec d'autres, assurez-vous que votre bloc-notes est synchronisé avec votre compte OneDrive en ligne, afin que les autres utilisateurs puissent y accéder. Cela le synchronisera avec Internet, mais ne le rendra pas automatiquement disponible pour les autres. Pour ce faire, vous devez le partager manuellement avec les autres afin qu'ils puissent l'afficher et, si vous le souhaitez, le modifier.
Pour accéder aux différents outils de partage de notes et d'ordinateurs portables dans OneNote 2016, cliquez sur l'onglet "Fichier".
Sur l'écran des coulisses, cliquez sur "Partager" dans la liste des éléments sur la gauche.
Comment partager un bloc-notes avec quelqu'un par courrier électronique
Vous pouvez inviter des personnes à afficher ou à modifier votre bloc-notes en leur envoyant un courrier électronique à l'aide de l'option Partager avec des personnes sur l'écran Partager un bloc-notes. Seules les personnes que vous invitez spécifiquement pourront accéder à votre ordinateur portable. L'option Partager avec des contacts est la valeur par défaut, elle est donc automatiquement sélectionnée dans l'écran Partager un ordinateur portable.
Entrez un nom ou une adresse e-mail dans la zone "Saisir les noms ou adresses e-mail".Si vous entrez un nom figurant dans votre carnet d'adresses Outlook, des contacts correspondant au nom ou à l'adresse e-mail que vous avez commencé à taper s'afficheront pour vous permettre de choisir facilement la personne de votre choix. Vous pouvez également cliquer sur le bouton "Rechercher dans le carnet d'adresses pour les contacts" à droite de la zone Noms de type ou adresses électroniques. Pour partager votre bloc-notes avec plusieurs personnes, mettez un point-virgule entre chaque adresse e-mail.
Lorsque vous partagez un bloc-notes avec d'autres personnes, vous pouvez choisir de leur permettre d'afficher le bloc-notes ou de les autoriser à modifier le bloc-notes. Pour spécifier s'ils peuvent modifier le bloc-notes, sélectionnez "Peut modifier" ou "Afficher" dans la liste déroulante située à droite de la zone Noms de type ou adresses électroniques.
Si vous souhaitez inclure un message pour les destinataires de l'e-mail, entrez une note dans la zone située sous l'adresse e-mail.
Cliquez sur "Partager" pour envoyer un lien vers les personnes avec lesquelles vous avez choisi de partager le portable.
La personne avec laquelle vous avez partagé le portable est ajoutée à la liste Partagé avec au bas de l'écran.
Si vous décidez de révoquer l'accès pour quelqu'un avec qui vous avez partagé un ordinateur portable, faites un clic droit sur la personne dans la liste Partagé avec et sélectionnez "Supprimer l'utilisateur" dans le menu contextuel. Vous pouvez également modifier l'autorisation pour cette personne dans ce menu.
Les personnes auxquelles vous avez envoyé des invitations recevront un e-mail contenant un bouton "Afficher dans OneDrive".
Lorsqu'ils cliquent sur le bouton Afficher dans OneDrive dans le message électronique, le bloc-notes s'ouvre dans OneNote Online, où ils peuvent être affichés et modifiés, en fonction de l'autorisation que vous leur avez attribuée.
Si vous autorisez les personnes avec lesquelles vous avez partagé votre ordinateur portable à le modifier, le bouton "Modifier dans le navigateur" est disponible dans OneNote Online.
Comment partager un bloc-notes à l'aide d'un lien
Le partage d'un bloc-notes OneNote à l'aide d'un lien est similaire au partage avec des personnes par courrier électronique. La principale différence est que lorsque vous partagez un carnet avec des personnes par courrier électronique et que vous décidez ensuite de révoquer l'accès au bloc-notes, vous devez supprimer chaque utilisateur séparément, comme indiqué dans la section précédente. Cependant, partager un bloc-notes à l'aide d'un lien vous permet de révoquer l'accès à tous ceux que vous avez partagés en un clic.
Pour obtenir un lien de partage, accédez à l'écran Share Notebook comme indiqué au début de l'article. Cliquez sur "Obtenir un lien de partage" sous Partager.
Pour obtenir un lien de partage qui permettra aux utilisateurs d'afficher le bloc-notes, mais pas de le modifier, cliquez sur "Créer un lien" à droite de "Voir le lien".
Un lien s'affiche dans une zone sous View Link. Sélectionnez le texte du lien et appuyez sur Ctrl + C sur votre clavier pour le copier.
Vous pouvez envoyer le lien aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le portable. Vous pouvez également partager le lien avec d'autres utilisateurs à l'aide des médias sociaux, d'un logiciel de messagerie instantanée, d'un logiciel de collaboration, de l'affichage du lien sur un site Web ou de toute autre méthode qui vous convient.
Lorsqu'ils cliquent sur le lien dans l'e-mail, le bloc-notes s'ouvre dans OneNote Online, exactement comme lorsque nous utilisions l'option Partager avec les contacts dans la section précédente. Notez que parce que nous avons partagé le bloc-notes avec un lien de vue, il n'y a pas de bouton Modifier dans le navigateur et le bloc-notes ne peut pas être modifié.
Si vous souhaitez collaborer avec un tiers sur un bloc-notes et lui permettre de modifier le bloc-notes, cliquez sur le bouton "Créer un lien" situé à droite de "Modifier le lien".
Tout comme avec le lien Voir, vous obtiendrez un lien que vous pouvez copier et envoyer à quelqu'un.
Pour annuler l'accès au bloc-notes, cliquez simplement sur le bouton "Désactiver le lien" à côté du type de lien que vous souhaitez arrêter de partager. Tout le monde qui a ce lien ne sera pas en mesure d'accéder à l'ordinateur portable.
Comment partager un bloc-notes au format PDF
Dans les deux cas ci-dessus, les personnes avec lesquelles vous partagez le bloc-notes ont accès à l'ensemble du bloc-notes. Peut-être que vous voulez partager seulement une certaine section ou seulement certaines des notes dans le cahier. Vous pouvez créer un fichier PDF contenant des notes, des sections ou tout le bloc-notes et envoyer ce fichier à toute personne avec qui vous souhaitez partager le bloc-notes. Cliquez sur ce lien pour obtenir des instructions sur l'exportation d'une note au format PDF.
Comment partager un bloc-notes avec une réunion
Vous n'avez plus besoin de prendre des notes seul dans les réunions. Vous pouvez partager un bloc-notes OneNote avec les autres participants à la réunion et leur demander de prendre également des notes. De cette façon, vous pouvez être sûr que vous ne manquez pas un point d'action important ou une décision clé prise au cours de la réunion.
Si vous participez à une réunion en ligne dans Skype ou Lync planifiée à l'aide d'Outlook, vous pouvez partager un bloc-notes avec les autres participants à l'aide de l'option Partager avec la réunion sur l'écran Partager le bloc-notes. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton «Partager avec la réunion» et sélectionné la réunion à laquelle vous participez, un lien vers le cahier est envoyé à tous les participants à la réunion. Ils peuvent accéder à l'ordinateur portable et tout le monde peut ajouter à l'ordinateur portable en même temps.
Vous pouvez également utiliser l'une des méthodes décrites dans les sections précédentes pour partager un bloc-notes OneNote avec d'autres personnes dans une réunion.
Comment déplacer un bloc-notes partagé
Si vous avez partagé un bloc-notes et que vous devez le déplacer vers un emplacement différent, vous pouvez le déplacer, mais ce n'est pas aussi simple que de sélectionner un nouvel emplacement. Vous devez informer toutes les personnes avec lesquelles vous avez partagé le portable et suivre ce processus pour déplacer le portable vers un nouvel emplacement.
OneNote est un excellent programme pour collecter des informations, faire du brainstorming, partager des notes avec vos amis ou collègues et accéder à vos notes et documents sur presque tous les appareils. Si vous avez utilisé Evernote et que vous souhaitez passer à OneNote en raison du plan libre plus limité ou des forfaits payants plus chers, Microsoft fournit désormais un outil gratuit pour migrer facilement d'Evernote vers OneNote.