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Aujourd'hui, nous couvrons les trucs Outlook "ennuyeux".Maintenance et sécurité, comme dans, conservation et sécurisation de votre fichier de données Outlook 2013 - plein de toutes vos données importantes - en le sauvegardant et en l'archivant.
Pour l'instant, si vous avez utilisé Outlook pour composer et envoyer des e-mails, et que vous avez pris le temps d'importer vos contacts Gmail dans votre carnet d'adresses ou si vous utilisez même unCarnet d'adresses Outlook, signifie que vous avez beaucoup de données à protéger.
De même, vous avez probablement passé beaucoup de temps et de travail à créer vos calendriers, à ajouter des tâches et des listes de tâches, et peut-être même avoir un tas de notes que vous souhaitez enregistrer.
Tout se résume à faire en sorte que vous sauvegardez au moins occasionnellement votre fichier de données car, comme chacun d'entre nous peut en témoigner, il est assez frustrant et déprimant de perdre toutes vos données et de recommencer à zéro.
Mail Control Panel
Pour commencer, jetez un coup d'œil au panneau de contrôle Mail dans Windows.
Comme le montre l'image, vous avez accès à trois zones clés de votre configuration d'Outlook. Cela dit, cliquer sur les boutons "Comptes de messagerie. .." ou "Fichiers de données. .." ouvrira la même fenêtre, sur les onglets correspondants.
Dans la capture d'écran suivante, nous voyons l'onglet E-mail, qui vous permettra d'effectuer des actions sur vos comptes de messagerie tels que la réparation ou la modification. Vous pouvez également voir où les données sont stockées pour chaque compte.
Si vous souhaitez affecter directement ces fichiers de données, vous devez cliquer sur l'onglet "Fichiers de données".Il y a des choses pratiques que vous pouvez faire ici.
Par exemple, vous pouvez cliquer sur le bouton "Ouvrir l'emplacement du fichier" pour voir où se trouvent vos fichiers de données. C'est pratique, car vous voudrez savoir où ils se trouvent au cas où vous auriez besoin de les scanner et de les réparer( voir la section suivante).
Vous pouvez utiliser une autre fonctionnalité intéressante dans la fenêtre Paramètres du compte. Si votre fichier de données a pris énormément de place et qu'il occupe des tonnes d'espace disque( certaines personnes collectent des gigaoctets sur des gigaoctets d'anciens e-mails), vous pouvez le compresser.
Cliquez sur le bouton "Paramètres" dans l'onglet Fichiers de données, puis cliquez sur "Compacter maintenant" pour réduire la taille de votre fichier de données Outlook.
Le panneau de configuration de Mail est un moyen fiable de gérer vos fichiers de données et vos profils, mais ce n'est pas la seule solution et l'application Outlook vous permet également d'administrer vos boîtes aux lettres. Nous vous montrerons ces contrôles juste après avoir montré comment réparer vos fichiers de données.
Exécution de l'outil de maintenance PST
Si vous ne l'aviez pas encore remarqué, les données Outlook sont stockées dans un fichier. PST ou. OST, et la plupart du temps, il n'y a rien de mal à cela.
Malheureusement, parfois vos données sont corrompues, ce qui n'est pas la même chose que de dire que la récupération est mauvaise ou irrémédiablement impossible, il vous suffit d'exécuter l'outil de réparation de la boîte de réception inclus. L'outil de réparation de la boîte de réception ou "ScanPST" analysera et réparera votre fichier de dossiers personnels, validant et corrigeant les erreurs tout en effectuant une sauvegarde de votre fichier. PST ou. OST corrompu au cas où quelque chose se passe mal pendant la récupération.
L'outil ScanPST se trouve dans le dossier d'installation de votre Outlook, généralement C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15.Lorsque vous le trouvez, double-cliquez sur l'utilitaire ScanPST pour le démarrer.
La première chose que vous aurez à faire est de naviguer jusqu'à l'emplacement de vos fichiers. PST ou. OST.Dans la capture d'écran suivante, vous voyez où ils se trouvent sur notre ordinateur. Nous en choisissons un et cliquez sur "Ouvrir".
Si l'outil ScanPST trouve des erreurs, il vous en informera autant et vous proposera de les réparer. Cliquez sur le bouton approprié pour initier la réparation.
Une fois terminé, l'outil ScanPST vous indiquera que votre fichier Outlook a été réparé avec succès.
Vous pouvez fermer l'outil ou répéter le processus sur d'autres fichiers de données si nécessaire.
Archivage automatique de vos données
Finissons les choses avec des informations importantes sur la meilleure façon d'archiver et de sauvegarder vos données. La première chose que nous voulons discuter sont vos options AutoArchive. Pour commencer, cliquez sur l'onglet "Fichier" sur le ruban afin que vous voyez l'écran suivant.
Notez immédiatement que vous pouvez choisir le compte auquel vous souhaitez participer( le cas échéant) en cliquant sur le menu déroulant situé au-dessus du bouton Ajouter un compte.
Cliquons sur le bouton "Outils de nettoyage" puis sélectionnez "Nettoyage de la boîte aux lettres" dans les options. Voici les choix que vous verrez. Tout ici est dédié à la réduction de la graisse de votre boîte de réception et à l'archivage des anciens messages.
Cliquer sur le bouton "AutoArchive" signifie qu'Outlook va archiver automatiquement tous les dossiers de courrier qui ont été configurés en tant que tels. Pour définir vos options d'archivage automatique, vous devez cliquer avec le bouton droit sur un dossier de courrier et sélectionner l'onglet "Archivage automatique".
Ici, nous voyons une fenêtre Propriétés de dossier de courrier typique. L'onglet Archivage automatique vous permet d'ajuster la manière dont le dossier est archivé automatiquement. Notez que dans cette capture d'écran, le dossier est configuré pour l'archivage automatique en fonction de son programme et de ses actions.
Vous pouvez également affecter le dossier à l'archivage automatique en fonction des paramètres d'archivage automatique par défaut d'Outlook. Si vous définissez le dossier sur les paramètres par défaut, puis cliquez sur "Paramètres d'archivage par défaut. .." vous verrez le dialogue suivant( car ils sont "par défaut", les modifications que vous définissez ici s'appliquent à chaque dossier configuré pour l'archivage par défaut).
N'oubliez pas, vous pouvez également trouver ces paramètres en ouvrant les options et en cliquant sur le titre "Avancé".
Passons maintenant à l'archivage manuel de vos données.
Archivage manuel de vos données
Simplement, si vous ne voulez pas utiliser l'archivage automatique, ou si vous voulez faciliter une procédure d'archivage par vous-même, revenez aux outils de nettoyage trouvés sur l'écran Informations sur le compte et cliquez sur "Archiver".ouvrez le dialogue suivant.
Assez facile, vous voulez simplement choisir le dossier que vous souhaitez archiver, sélectionnez la date de vos éléments d'archive, puis choisissez un dossier où vous souhaitez enregistrer votre archive. Voilà, vous avez terminé!
Sauvegarde et restauration de votre fichier de données Outlook
La sauvegarde de vos fichiers de données Outlook est aussi simple que de copier vos fichiers. OST ou. PST sur un autre disque dur, un serveur cloud, une clé USB ou un autre support de stockage. Vous vous souvenez comment localiser vos fichiers de données?
Ouvrez le panneau de contrôle Mail et cliquez sur le bouton "Fichiers de données".Cliquez sur "Ouvrir l'emplacement du fichier. .." et vous pouvez sauvegarder vos fichiers de données.
D'un autre côté, vous pouvez déplacer définitivement vos fichiers de données vers un emplacement dans le cloud, tel qu'un dossier OneDrive ou Dropbox, garantissant ainsi que vos données Outlook sont toujours sauvegardées techniquement.
Pour restaurer votre fichier de données sauvegardé, revenons à l'onglet Fichier et sélectionnez "Ouvrir fichier de données Outlook."
Dans la capture d'écran suivante, l'explorateur de fichiers ouvre automatiquement à nos archives, mais vous pouvez évidemment naviguer partout où vos fichiers de donnéessont situés.
Sélectionnez le fichier que vous voulez, et cliquez sur "Ouvrir" afin que vous puissiez accéder aux données enregistrées dans le fichier. Une fois restauré, vous serez en mesure de parcourir et d'afficher les éléments comme vous le feriez normalement.
Si vous n'avez plus besoin d'accéder à votre fichier de données sauvegardé, vous pouvez simplement cliquer avec le bouton droit sur le dossier le plus haut et sélectionner l'option de fermeture.
La sauvegarde et la restauration de fichiers de données sont en grande partie une activité manuelle, mais si vous configurez fréquemment vos dossiers pour l'archivage automatique et qu'ils sont archivés dans un emplacement tel qu'un dossier cloud, vous disposez d'un minimum de sécurité.
La meilleure façon de vous assurer que vous ne perdez aucune donnée, cependant, est de sauvegarder régulièrement vos fichiers de données en gros. Vous avez quelque chose à ajouter? S'il vous plaît laissez-nous savoir dans notre forum de discussion. Comme toujours, nous attendons vos commentaires avec impatience.