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Si vous êtes une de ces personnes qui a un tableau blanc ou un bloc-notes avec une liste de choses à faire en constante évolution, ou votre bureau et vos moniteurs sont ornés de Post-its rappelant des événements importants, alors cet article pourtoi.
Outlook vous permet de créer des listes de tâches composées de tâches, dont vous pouvez effectuer toutes sortes de tâches, telles que la définition des dates d'échéance, des rappels, des catégories, etc. Le but est de créer un type de liste de tâches plus actif avec lequel vous pouvez interagir et vous garder honnête.
Travailler dans la vue des tâches
Nous avons discuté des différentes subtilités d'Outlook 2013 récemment, donc si vous êtes novice, nous vous recommandons de lire notre introduction.
Sinon, ouvrez Outlook jusqu'à la vue Tâches et jetez un coup d'œil.À première vue, vous remarquerez que c'est plutôt vide et stérile. C'est parce que nous avons encore à remplir avec la multitude de choses que nous devons faire et les courses à exécuter.
Passons en revue et vous montrons comment utiliser les tâches comme un pro et organiser votre vie avec Outlook. Avec un peu de temps et de travail, vous aurez un ensemble complet de tâches, que vous pouvez configurer pour vous rappeler quand ils sont dus, ou vous pouvez même les assigner à une autre personne!
Ajout de tâches
Pour commencer, vous allez vouloir ajouter des tâches. Vous remarquerez qu'il y a le volet de dossiers familier sur le côté gauche. Vous pouvez ajouter de nouveaux dossiers à cette vue, puis organiser vos tâches en catégories. Vous pouvez même créer un nouveau groupe de dossiers afin de pouvoir à nouveau séparer vos tâches entre votre vie professionnelle et personnelle, si nécessaire.
Pour commencer, vous remarquerez qu'il existe un appel de groupe de dossiers de tâches Mes tâches et deux dossiers de sous-tâches: Liste des tâches et Tâches. Si vous cliquez avec le bouton droit sur le dossier le plus haut, nous pouvons créer un "Nouveau groupe de dossiers" que nous nommerons Tâches de travail.
Vous pouvez ajouter une tâche rapide en cliquant sur "Cliquez ici pour ajouter une nouvelle tâche" ou vous pouvez cliquer sur "Nouvelle tâche" sur le ruban Accueil. Découvrez la tâche sans titre suivante, à laquelle vous pouvez appliquer un certain nombre d'options, afficher la tâche, ses détails, ainsi que la gérer.
Remplissons un peu notre tâche avec quelques détails de base puis cliquez sur "Enregistrer &Fermer. »Vous pouvez choisir la date de début, la date de fin( le cas échéant), le statut, la priorité et le pourcentage d'achèvement. Vous pouvez également cocher la case "Rappel" et demander à Outlook de vous informer lorsque votre tâche arrive à échéance.
Affichage, modification et mise à jour des tâches
Après avoir créé quelques tâches, nous pouvons les voir dans notre vue Tâches. Vous pouvez faire du bricolage de base ici, comme changer la date d'échéance ou assigner une catégorie, mais si vous voulez vraiment voir et modifier, vous devez double-cliquer pour l'ouvrir.
Voici notre tâche encore une fois. Nous pouvons y apporter des modifications telles que le statut ou la priorité, ou nous pouvons cliquer sur le bouton "Détails".
S'il y a d'autres détails associés à la tâche, vous pouvez les remplir ici. Même si cela peut ne pas être pertinent pour la plupart des gens, si vous faites affaire avec des entrepreneurs indépendants ou des consultants, alors c'est un bon endroit pour garder une trace de combien ils vous coûtent approximativement.
Il y a quelques autres choses que nous pouvons mentionner avant de passer aux récurrences. Pendant que vous êtes dans l'interface de tâche, prenez un moment pour noter que vous pouvez supprimer ou transférer la tâche si vous décidez que cela ne vaut pas la peine de poursuivre, ou si vous avez besoin de la contribution de quelqu'un d'autre, respectivement.
Vous pouvez également gérer la tâche, en la marquant par exemple, en l'affectant et en envoyant un rapport d'état. Nous en parlerons plus bientôt. Pour l'instant, voyons brièvement comment configurer les tâches récurrentes.
Utilisation de tâches récurrentes
La création d'une tâche récurrente revient à créer un rendez-vous périodique ou une réunion récurrente. La boîte de dialogue que vous voyez lorsque vous cliquez sur le bouton "Récurrence" vous semblera probablement assez familière.
Alors, voici notre tâche "parler du travail", qui se répète chaque semaine mercredi, sans aucune fin en vue. Notez également que même si vous n'effectuez pas la tâche au moment où la tâche se reproduit, une autre sera générée.
Vous pouvez remplacer cela en sélectionnant l'option "regénérer une nouvelle tâche" qui, au lieu de se répéter automatiquement le jour x, ne régénérera pas la tâche tant que la tâche en cours n'est pas terminée.
Affectation d'une tâche à quelqu'un d'autre
Nous avons notre tâche "parler du travail!" Tout est mis en place, maintenant nous avons juste besoin de mettre en gage sur quelqu'un d'autre! Cliquez sur le bouton "Affecter une tâche" dans la section Gérer la tâche du ruban.
Cela ouvrira la tâche sous forme d'e-mail, que vous pourrez ensuite adresser à d'autres personnes. Dans ce cas, nous allons simplement assigner la tâche à quelqu'un d'autre, nous lui enverrons un courriel.
Si vous voulez taper l'adresse dans le champ "To" vous pouvez, ou vous pouvez arracher le nom chanceux de votre carnet d'adresses. Vous n'avez pas configuré de carnet d'adresses? Découvrez comment créer et gérer des contacts, notamment comment importer vos contacts depuis Gmail directement dans Outlook.
Ce destinataire recevra un e-mail avec l'option "Accepter" ou "Refuser". Nous ne voulons pas que le boss soit contrarié, alors nous allons simplement aller de l'avant et accepter la tâche. D'ailleurs, parler de trucs de travail n'est jamais une mauvaise idée!
Enfin, si les pouvoirs-que-être veulent connaître la progression( ou l'absence de progrès) sur votre tâche actuellement assignée. Vous pouvez leur envoyer un rapport d'état.
Dans l'ensemble, l'utilisateur moyen d'Outlook est plus susceptible d'utiliser des tâches pour effectuer des tâches ou effectuer des corvées à la maison, mais il est utile de connaître l'étendue de vos capacités de création de tâches. Passons maintenant au reste du ruban Accueil et parlons de ce que vous pouvez faire pour gérer la tâche à partir de là.
Gestion des tâches et tri par vue
Au cours de votre semaine, certaines tâches seront effectuées, d'autres non. Ceux que vous complétez, vous pouvez marquer comme complet et oublier. Mais ceux que vous n'obtenez pas devront être gérés d'une façon ou d'une autre, ou vous aurez juste une liste croissante de tâches explosées.
Il y a plusieurs façons de les gérer. Regardons cette zone du ruban et ensuite vous montrer comment tirer le meilleur parti de ces outils.
Cliquez sur le bouton "Supprimer de la liste" pour le marquer comme terminé et le retirer de la liste. Si Outlook rencontre un problème, par exemple si la tâche est récurrente ou incomplète, il vous demandera ce que vous voulez faire à ce sujet.
Vous pouvez également travailler directement avec les tâches que vous voyez dans votre liste de tâches. Découvrez la capture d'écran suivante pour plus de détails. Vous voyez que vous pouvez simplement cliquer sur l'icône de drapeau pour la marquer comme complète, ou vous pouvez cliquer avec le bouton droit pour voir vos options de suivi.
Vous voyez ici dans la capture d'écran suivante, que notre tâche "rester assis à regarder le football avec nos pieds vers le haut" est due demain, mais nous l'avons également marqué pour le suivi la semaine prochaine aussi. Créer une tâche de suivi la duplique essentiellement pour le moment qui vous convient le mieux pour le compléter. Dans ce cas, nous pourrions marquer la tâche de demain comme terminée ou l'enlever, mais cette tâche en double serait encore due la semaine prochaine.
Remarque: vous pouvez effectuer des tâches de suivi à partir de l'un des cinq intervalles prédéfinis, ou vous pouvez créer un suivi personnalisé.
Enfin, changer votre vue peut aider à découper un grand nombre de tâches. Si ce n'est pas affiché sur le ruban, vous pouvez cliquer sur le bouton "Modifier vue" et vous verrez ces options.
Voici à quoi pourrait ressembler une simple liste. La vue ne fait aucune distinction entre les états d'achèvement ou les catégories, ou toute autre chose. Il présente simplement toutes vos tâches passées, présentes et futures dans une vue simple.
D'autre part, si nous classons notre point de vue en fonction des tâches actives, nous voyons que les choses se réduisent beaucoup pour nous.
Rappelez-vous toujours de changer votre vue des tâches afin de les trier rapidement ou de les masquer pour un potentiel de productivité maximal!
Tâches Options
Enfin, familiarisons-nous avec les options de la tâche. Les options de tâche vous permettent de modifier les paramètres et d'en modifier le comportement et l'apparence. Vous pouvez les atteindre à partir du menu Fichier, en cliquant sur "Options - & gt;Tâches. "
Vous pouvez définir des options pour les rappels sur des tâches avec des dates d'échéance, des couleurs de tâches en retard et terminées, des heures de travail et d'autres modifications simples. Alors maintenant, si vous voulez que les tâches en retard soient d'un bleu brillant ou que vous souhaitiez des rappels par défaut à la fin de la journée au lieu de commencer, vous pouvez apporter les modifications ici.
Comme vous pouvez le constater, Outlook se révèle être une application très complète, et nous n'avons pas encore parlé de calendrier et de notes! Nous espérons que vous serez en mesure d'utiliser les tâches pour améliorer vos compétences organisationnelles de quelques crans. Ils sont vraiment faciles à configurer et à assigner, et c'est agréable d'avoir ces rappels et de regarder tout ce qui se trouve sur votre liste.
En attendant, nous sommes intéressés à vous entendre. Vous avez une question ou un commentaire que vous aimeriez nous laisser? Rendez-vous sur notre forum de discussion et lancez-vous.
