2Aug
Sauf si vous menez une vie sans responsabilités, le soleil se lève probablement et s'installe sur votre calendrier quotidien. Si vous ne savez pas ce qui se passe au quotidien, vous pouvez vous retrouver rapidement perdu dans un labyrinthe de rendez-vous manqués et de rencontres surprises.
Parlons des Calendriers d'Outlook car en dehors de l'e-mail,( peut-être même plus parfois), être organisé et productif repose sur la capacité à gérer les événements et à faire les choses. Une des choses que Outlook fait avec beaucoup d'aplomb, peut-être mieux que la plupart des autres applications, est l'agenda. Les fonctions de calendrier d'Outlook sont incomparables lorsqu'il s'agit de créer, de modifier et de partager des événements.
Cet article se concentrera principalement sur les choses simples. Nous vous montrerons comment créer et gérer vos agendas, ajouter des rendez-vous, des réunions et les partager avec d'autres personnes dans votre carnet d'adresses pour faciliter la collaboration. Au moment où nous aurons terminé, nous montrerons comment, au-delà de l'utilisation d'Outlook pour les bases comme le courrier électronique ou les contacts et les carnets d'adresses, vous pouvez intégrer le calendrier dans votre vie bien remplie et améliorer votre maison ou votre petit bureau.
Notions de base sur le calendrier
Lorsque vous utilisez Outlook, vous disposez de ses fonctionnalités de calendrier. Même si vous n'avez pas configuré de compte de messagerie, vous pouvez toujours utiliser Outlook pour le reste de ses fonctionnalités. Cependant, le calendrier fonctionne mieux si vous pouvez tirer parti de ses fonctionnalités collaboratives. Ainsi, l'utilisation d'un compte de messagerie électronique vous permet d'envoyer des invitations à des réunions et de recevoir des notifications de participants.
Peu importe, voici votre calendrier quotidien de base, c'est-à-dire le calendrier par défaut associé à votre profil Outlook par défaut. C'est la vue mensuelle, mais vous pouvez utiliser les fonctions de l'onglet Arrangement pour changer la vue.
Par exemple, ci-dessous est la vue de la semaine de travail( par rapport à la vue hebdomadaire complète).C'est très simple, avec le temps( vous pouvez le régler à votre ville), et une boîte de recherche. Si vous avez des réunions ou des rendez-vous, vous les verrez ici, et vous pourrez passer à la semaine précédente ou suivante en cliquant respectivement sur les boutons «Rendez-vous précédent» ou «Rendez-vous suivant» le long des bords du calendrier.
Penchons-nous un peu sur la façon de modifier l'agencement de votre calendrier pour mieux répondre à vos besoins spécifiques ou particuliers.
Flexion du muscle de votre calendrier
Vous pouvez faire un peu de modifier l'agencement et l'apparence de votre calendrier. Si vous consultez l'onglet Affichage ci-dessous, vous pouvez voir toute une gamme de styles que vous pouvez utiliser pour un calendrier adapté à vos besoins organisationnels.
Découvrez le calendrier suivant. Nous avons apporté quelques modifications mineures à son apparence. Pour un, vous pouvez changer la couleur, ce qui est une touche subtile mais agréable.
L'onglet Affichage vous permet d'ajouter plusieurs autres vues pour accentuer le mode dans lequel vous vous trouvez. Par exemple, la barre des tâches vous permet d'ajouter des calendriers, des personnes et des tâches à la colonne de droite( voir ci-dessus).Cette barre de tâches est personnalisable selon le mode dans lequel vous vous trouvez, donc même si vous avez activé les tâches et le calendrier, comme dans la capture d'écran ci-dessus, si vous passez à votre boîte de réception, vous devrez réactiver-Do Bar.
C'est une bonne idée de jouer avec l'onglet Affichage dans chaque mode car ils ne seront pas tous identiques. Par exemple, le volet de lecture n'est pas très utile dans l'affichage du calendrier, mais c'est certainement un excellent ajout à votre boîte de réception.
De même, consultez une vue de calendrier quotidienne avec la vue quotidienne des tâches activée. Vous pouvez voir ici votre calendrier quotidien avec vos tâches ci-dessous.
Nous parlerons beaucoup plus des tâches dans un prochain article, mais concentrons-nous maintenant sur tout ce que vous pourriez vouloir savoir sur les rendez-vous et les réunions.
Ajout de rendez-vous et de réunions
Regardons la configuration des rendez-vous et des réunions. Dans l'exemple suivant, nous organisons une soirée pizza. Le sujet est bien sûr la nature du rendez-vous, et même si une soirée pizza n'est pas nécessairement un «rendez-vous», vous avez l'idée. Vous pouvez ensuite ajouter d'autres détails tels que l'endroit où se déroule la soirée pizza et ses heures de début et de fin.
Il y a beaucoup d'espace( techniquement illimité) pour ajouter des notes, des instructions ou des directions à l'événement. Bien sûr, ce n'est pas vraiment une fête si vous n'avez pas d'autres personnes là-bas. Nous aurons donc besoin d'inviter des participants. Une fois que vous invitez des gens, ce n'est plus un rendez-vous. Au lieu de cela, Outlook le remplace par une réunion. Dans la capture d'écran suivante, nous voyons notre nouveau rendez-vous transformé en réunion.
Vous pouvez saisir des noms à la main ou cliquer sur le bouton «À» pour ajouter des participants à votre carnet d'adresses. Si vous n'avez pas encore configuré de carnet d'adresses, nous pouvons vous indiquer comment ajouter et gérer des contacts, ainsi qu'importer des contacts d'autres sources, telles que Gmail.
Vous pouvez couper directement à la chasse et cliquez simplement sur "Nouvelle réunion" dans l'onglet Accueil du ruban. Lorsque vous invitez des participants, vous avez la possibilité de demander d'autres options de réponse.
Si vous demandez une réponse( plutôt que de simplement mettre le mot dehors et de le laisser à cela), alors les invités auront une chance de RSVP.Notez que cela fonctionne à merveille avec un produit Microsoft tel qu'un compte de messagerie Outlook.com, dans lequel des réponses sont proposées directement dans le message.
Dans Gmail, vous pouvez utiliser une invitation à peu près de la même manière. Cependant, vous répondez, il sera envoyé à l'organisateur de l'événement et automatiquement ajouté à leur Outlook.
Maintenant que nous sommes clairs sur les rendez-vous et les réunions, nous allons les modifier et les annuler parce que le changement est inévitable, et parfois nos plans les mieux conçus échouent.
Modification ou annulation des réunions et suivi des réponses
Quelque chose est arrivé, et nous devons déplacer notre soirée pizza à samedi soir. Ce n'est pas un problème pour nous mais qu'en est-il de nos participants? Eh bien, leurs plans sont entièrement à eux, mais Outlook au moins, il est facile de les alerter aux changements.
Pour modifier une réunion et alerter vos participants, ouvrez d'abord l'événement à partir de votre calendrier Outlook et apportez les modifications dont vous avez besoin. Dans ce cas, nous ne faisons que déplacer la réunion un jour. Notez que vous pouvez cliquer sur "Envoyer la mise à jour" et vos invités seront mis à jour lors de la modification.
À ce stade, si des participants avaient déjà accepté votre invitation, ils devront la réaccepter.
Le moment est peut-être venu de montrer comment suivre les progrès de votre réunion. Cliquez sur le bouton "Suivi" et à partir d'ici vous pouvez voir les progrès de votre réunion.À l'heure actuelle, un seul invité a accepté alors peut-être que ce samedi n'est pas un bon moment.
Euh oh, encore une fois quelque chose vient de se lever et nous devons annuler la réunion. Cliquez simplement sur le bouton "Annuler la réunion".Votre invitation va maintenant changer et vous obtiendrez un bouton "Envoyer l'annulation" pour cliquer et envoyer les mauvaises nouvelles.
C'est aussi simple que cela, vos précédents invités recevront un e-mail mis à jour et l'événement sera supprimé de votre calendrier Outlook.
Events
Avec vos rendez-vous-rendus-réunions saisies et enregistrées, vous le verrez sur votre calendrier. Lorsque vous passez la souris dessus, vous verrez les détails pertinents.À ce stade, si tout est bon, vous pouvez le quitter et passer à d'autres choses.
Si, toutefois, vous voulez le changer ou le supprimer, vous pouvez l'ouvrir en double-cliquant dessus ou en utilisant l'action appropriée sur le ruban, qui est le bouton "Ouvrir".
Vous pouvez également accéder à la plupart des contrôles du même ruban à partir du menu contextuel.
Lorsque votre réunion ou rendez-vous est ouvert, notez l'onglet Options, qui vous permettra de modifier certains paramètres( Occupé, Provisoire, Absence de bureau, etc.), de définir un rappel, de modifier le fuseau horaire et enfin de définirl'événement comme récurrent.
Les événements récurrents sont courants, comme une réunion hebdomadaire ou un événement trimestriel, ou simplement un déjeuner avec un ami. Il est donc bon de savoir comment les définir. Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran, cela devrait être assez facile à mettre en place. Vous pouvez définir l'heure du rendez-vous, le modèle, et bien sûr la plage ou la durée de la récurrence.
Vous voyez dans l'image suivante, nous avons mis en place un événement récurrent pour chaque lundi à 13h00, qui se poursuivra indéfiniment.
Il est important de se rappeler que même si les réunions et les rendez-vous présentent plusieurs différences clés, ils sont toujours visibles et peuvent être modifiés de la même manière. Ainsi, toutes les options de rendez-vous sont les mêmes pour les réunions.
Joindre un fichier ou un document à un élément du calendrier
Imaginons que vous ayez pris un rendez-vous, par exemple pour amener votre animal de compagnie chez le vétérinaire, ou pour changer votre huile, et dans les deux cas, vous avez un document ou une imageattacher à cela pour ne pas oublier.
Dans l'exemple suivant, notre huile est finalement changée, et nous avons un coupon pour cela. Vous pouvez imprimer le coupon et essayer de le mémoriser à l'avance, ou vous pouvez simplement l'attacher au rendez-vous alors quand Outlook vous le rappelle, le coupon est juste là pour que vous puissiez l'imprimer pendant que vous y réfléchissez.
Pour ce faire, vous voulez cliquer sur "Joindre un fichier", puis naviguer vers l'emplacement où il est enregistré.Vous pouvez insérer le fichier tel quel, le coller en ligne sous forme de texte ou insérer l'emplacement du fichier sous forme de lien hypertexte. Dans ce cas, nous allons simplement joindre le PDF tel quel.
Bien sûr, cela va être une fonctionnalité très utile si vous avez besoin de partager des documents pour une réunion d'affaires, envoyer des documents d'étude aux étudiants, ou chaque fois que la situation pourrait exiger des informations supplémentaires.
Gestion et partage des calendriers
La gestion des calendriers vous permettra d'accomplir deux choses. Vous pouvez ouvrir des calendriers à partir de diverses sources et créer et enregistrer des groupes de calendriers.
Si vous cliquez sur le bouton "Ouvrir le calendrier", vous pouvez créer un calendrier à partir de plusieurs sources, y compris à partir d'Internet, ou vous pouvez créer un calendrier vierge. L'un des avantages de créer un calendrier vierge est que vous êtes capable de séparer votre travail et votre vie privée.
Dans la capture d'écran suivante, vous voyez plusieurs calendriers ont été créés, et nous avons également créé un groupe spécial pour le travail. Vous pouvez réellement faire glisser des événements d'un calendrier à un autre;vous voyez comment nous avons une entrée pour une réunion hebdomadaire dans le calendrier que nous avons choisi de montrer.
Le fait de pouvoir faire glisser des événements sur plusieurs calendriers signifie que si vous avez passé du temps à ajouter un rendez-vous ou une réunion, si vous décidez ultérieurement de le faire sur un calendrier différent, vous n'avez pas besoin de recréer les événements.
Enfin, vous pouvez partager des calendriers, ce qui devrait être assez explicite, à noter cependant est la possibilité d'envoyer un calendrier par courrier électronique. Nous avons couvert cela brièvement dans un article précédent, c'est simplement une autre façon de l'accomplir. Ici, dans la capture d'écran suivante, vous voyez ce qu'il se passe lorsque vous utilisez cette option.
Vous pouvez spécifier le calendrier que vous partagez, la plage de dates( d'un seul jour à l'ensemble du calendrier), le niveau de détails à partager( disponibilité simple, détails limités et complets), puis quelques options avancées.
Le partage de cette manière signifie que vous pouvez diffuser rapidement, facilement et de manière transparente vos informations de calendrier avec d'autres utilisateurs Outlook, ainsi que d'intégrer les calendriers qui vous sont envoyés.
Options du calendrier
Il y a pas mal d'options de calendrier à trier( mais pas autant que pour les e-mails).La plupart de ces options sont destinées à configurer le calendrier pour travailler plus efficacement avec vos besoins professionnels et personnels.
Par exemple, vous pouvez modifier vos heures de travail et votre semaine de travail, ajouter des vacances, changer le fuseau horaire, définir la couleur par défaut et même choisir entre Fahrenheit et Celsius. Parcourez-les à votre guise et essayez ce qui vous convient le mieux.
Les fonctionnalités de calendrier d'Outlook sont de premier ordre et si vous travaillez dans une organisation avec un serveur central Exchange, vous connaissez probablement la manière dont vous pouvez collaborer sur les calendriers partagés, voir les événements, etc. Tout cela fonctionne parfaitement dans votre propre installation Outlook locale pour plus de puissance et de commodité.
A la maison, c'est bien d'avoir un agenda avec autant de fonctionnalités dans le même programme. Il n'est pas nécessaire de passer d'une application de messagerie à votre application de calendrier, vous pouvez planifier des événements et inviter rapidement les participants en quelques clics seulement, et bien plus encore.
Mais, ça suffit de parler de nous. Pourquoi n'entendons-nous pas de vous maintenant? Faites-nous savoir vos pensées ou faites vos commentaires dans notre forum de discussion.
