Comment attribuer un nom à une plage de cellules dans Excel

Lors de la création de formules dans Excel, vous pouvez référencer des cellules d'une autre partie de la feuille de calcul dans vos formules. Mais si vous avez beaucoup de formules, toutes ces références de cellules peuvent devenir confuses. Il y a un moyen facile d'éliminer la confusion.

Excel inclut une fonctionnalité, appelée "Noms", qui peut rendre vos formules plus lisibles et moins déroutantes. Au lieu de référencer une cellule ou une plage de cellules, vous pouvez attribuer un nom à cette cellule ou plage et utiliser ce nom dans les formules. Cela rendra vos formules beaucoup plus faciles à comprendre et à maintenir.

Dans la formule ci-dessous, nous référençons une plage de cellules( en gras) d'une autre feuille de calcul, appelée "Product Database", dans le même classeur. Dans ce cas, le nom de la feuille de calcul nous donne une bonne idée de ce qui est contenu dans la plage de cellules, "A2: D7".Cependant, nous pourrions utiliser un nom pour cette plage de cellules pour rendre la formule plus courte et plus facile à lire.

= SI( ISBLANK( A11), "", VLOOKUP( ALL, 'Base de données produit '! A2: D7 , 2, FALSE))

REMARQUE: Pour plus d'informations sur la fonction VLOOKUP utilisée dans la formule ci-dessus, voir notrearticle sur l'utilisation de VLOOKUP dans Excel. Vous pouvez également apprendre à utiliser la fonction "IF" et d'autres fonctions utiles.

Comment créer un nom pour une cellule ou une plage de cellules à l'aide de la zone de nom

Pour attribuer un nom à une plage de cellules, sélectionnez les cellules que vous souhaitez nommer. Les cellules ne doivent pas être contiguës. Pour sélectionner des cellules non contiguës, utilisez la touche "Ctrl" pour les sélectionner.

Cliquez sur la souris dans la "boîte de nom" au-dessus de la grille de la cellule.

Tapez un nom pour la plage de cellules dans la zone et appuyez sur "Entrée".Par exemple, nous avons appelé les cellules sélectionnées dans notre feuille de calcul "Produits".Il existe des règles de syntaxe à respecter lors du choix d'un nom. Vous pouvez seulement commencer un nom avec une lettre, un trait de soulignement( _) ou une barre oblique inverse( \).Le reste du nom peut être composé de lettres, de chiffres, de points et de traits de soulignement. Il existe des règles de syntaxe supplémentaires sur ce qui est valide et non sur la définition des noms.

Rappelez-vous la formule au début de cet article? Il contenait une référence à la feuille de calcul "Products Database" dans le classeur et une plage de cellules sur la feuille de calcul. Maintenant que nous avons créé le nom "Produits" pour représenter la plage de cellules de notre feuille de calcul "Base de données de produits", nous pouvons utiliser ce nom dans la formule, indiquée en gras ci-dessous.

= SI( ISBLANK( A11), "", VLOOKUP( ALL, Produits , 2, FALSE))

REMARQUE: Lorsque vous créez un nom à l'aide de la "zone de nom", la portée du nom est par défaut le classeur. Cela signifie que le nom est disponible pour être utilisé sur n'importe quelle feuille de calcul dans le classeur en cours sans référence à une feuille de calcul spécifique. Vous pouvez choisir de limiter la portée à une feuille de calcul spécifique, de sorte que le nom de la feuille de calcul doit être utilisé lorsque vous faites référence au nom, comme dans l'exemple au début de cet article.

Comment modifier les noms à l'aide du gestionnaire de nom

Excel fournit un outil appelé "Gestionnaire de noms" qui facilite la recherche, la modification et la suppression des noms dans votre classeur. Vous pouvez également utiliser le gestionnaire de noms pour créer des noms, si vous souhaitez spécifier plus de détails sur le nom. Pour accéder au gestionnaire de noms, cliquez sur l'onglet "Formules".

Dans la section "Noms définis" de l'onglet "Formules", cliquez sur "Gestionnaire de noms".

La boîte de dialogue Gestionnaire de nom s'affiche. Pour modifier un nom existant, sélectionnez le nom dans la liste et cliquez sur "Modifier".Par exemple, nous allons modifier le nom "Produits".

La boîte de dialogue "Modifier le nom" s'affiche. Vous pouvez modifier le "Nom" lui-même et ajouter un "Commentaire" au nom, en fournissant plus de détails sur ce que le nom représente. Vous pouvez également modifier la plage de cellules auxquelles ce nom est attribué en cliquant sur le bouton "Expand Dialog" situé à droite de la zone d'édition "Refers to".

REMARQUE: Vous verrez que la liste déroulante "Scope" est grisée. Lorsque vous modifiez un nom existant, vous ne pouvez pas modifier la "portée" de ce nom. Vous devez choisir l'étendue lorsque vous créez le nom pour la première fois. Si vous souhaitez que la portée soit une feuille de calcul spécifique, plutôt que le classeur entier, vous pouvez créer un nom d'une manière qui vous permet de spécifier initialement la portée. Nous allons vous montrer comment faire cela dans une section ultérieure.

A titre d'exemple, disons que nous avons ajouté un autre produit à notre "Base de données de produits" et que nous voulons l'inclure dans la gamme de cellules "Produits".Lorsque nous cliquons sur le bouton "Expand Dialog", la boîte de dialogue "Edit Name" se réduit pour ne contenir que la case d'édition "Refers to".Nous sélectionnons la plage de cellules directement dans la feuille de calcul "Base de données de produits", y compris la ligne contenant le produit nouvellement ajouté.Le nom de la feuille de calcul et la plage de cellules sont automatiquement entrés dans la zone d'édition "Refers to".Pour accepter votre sélection et revenir à la boîte de dialogue "Modifier le nom", cliquez sur le bouton "Réduire la boîte de dialogue".Cliquez sur "OK" dans la boîte de dialogue "Modifier le nom" pour accepter les modifications apportées au nom.

Comment supprimer un nom en utilisant le gestionnaire de nom

Si vous décidez que vous n'avez plus besoin d'un nom, il est facile de le supprimer. Simplement, accédez à la boîte de dialogue "Gestionnaire de noms" comme nous l'avons vu dans la section précédente. Ensuite, sélectionnez le nom que vous voulez supprimer dans la liste des noms et cliquez sur "Supprimer".

Dans la boîte de dialogue de confirmation qui s'affiche, cliquez sur "OK" si vous êtes sûr de vouloir supprimer le nom sélectionné.Vous êtes renvoyé à la boîte de dialogue "Gestionnaire de noms".Cliquez sur "Fermer" pour le fermer.

Comment créer un nom à l'aide de la boîte de dialogue "Nouveau nom"

Lorsque vous créez un nouveau nom en sélectionnant une ou plusieurs cellules puis en entrant un nom dans la zone "Nom", la portée par défaut est le classeur entier. Alors, que faites-vous si vous voulez limiter la portée d'un nom à une feuille de calcul spécifique?

Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez attribuer le nom. Cliquez sur l'onglet "Formules" puis cliquez sur "Définir le nom" dans la section "Noms définis".

REMARQUE: Vous n'avez pas besoin de sélectionner les cellules en premier. Vous pouvez également les sélectionner en utilisant le bouton "Expand Dialog" plus tard, si vous le souhaitez.

La boîte de dialogue "Nouveau nom" s'affiche. Notez qu'il est très similaire à la boîte de dialogue "Modifier le nom" mentionnée plus haut. La principale différence est que maintenant vous pouvez changer la portée du nom. Dites que nous voulons limiter la portée du nom à la feuille de calcul "Facture".Nous le ferions si nous voulions pouvoir utiliser le même nom pour une plage de cellules sur une autre feuille de calcul.

Tout d'abord, nous allons entrer le nom que nous voulons utiliser, qui dans notre cas est "Produits".Rappelez-vous les règles de syntaxe lors de la création de votre nom. Ensuite, pour limiter la portée du nom "Produits" à la feuille de calcul "Facture", nous sélectionnons celle-ci dans la liste déroulante "Portée".

REMARQUE: Vous pouvez également accéder à la boîte de dialogue "Nouveau nom" en cliquant sur "Nouveau" dans la boîte de dialogue "Gestionnaire de noms".

Entrez plus de détails sur le nom, si vous le souhaitez, dans la zone "Commentaire".Si vous n'avez pas sélectionné les cellules auxquelles vous attribuez le nom, cliquez sur le bouton "Expand Dialog" situé à droite de la zone d'édition "Refers to" pour sélectionner les cellules de la même manière que nous l'avons fait précédemment. Cliquez sur "OK" pour terminer la création du nouveau nom.

Le nom est automatiquement inséré dans la même "Name Box" que nous avons utilisé pour attribuer un nom à une plage de cellules au début de cet article. Maintenant, nous pouvons remplacer la référence de la plage de cellules( 'Product Database'! $ A $ 2: $ D: 7) par le nom( Products) dans les formules de la feuille de calcul "Invoice", comme nous l'avons fait plus haut.

Comment utiliser un nom pour représenter une valeur constante

Il n'est pas nécessaire de faire référence aux cellules lors de la création d'un nom. Vous pouvez utiliser un nom pour représenter une constante, ou même une formule. Par exemple, la feuille de calcul ci-dessous montre le taux de change utilisé pour calculer le prix en euros pour les différentes tailles de widgets. Parce que le taux de change change souvent, il serait utile qu'il soit situé dans un endroit facile à trouver et à mettre à jour. Comme les noms sont faciles à modifier, comme nous l'avons vu précédemment, nous pouvons créer un nom pour représenter le taux de change et affecter une valeur au nom.

Notez que la formule contient une référence de cellule absolue à une cellule contenant le taux de change actuel. Nous préférons utiliser un nom qui se réfère au taux de change actuel afin qu'il soit plus facile de le modifier et les formules utilisant le taux de change sont plus faciles à comprendre.

Pour créer un nom qui sera assigné à une valeur constante, ouvrez la boîte de dialogue "Nouveau nom" en cliquant sur l'onglet "Formules" puis en cliquant sur "Définir le nom" dans la section "Noms définis".Entrez un nom pour représenter la valeur constante, par exemple "ExchangeRate".Pour attribuer une valeur à ce nom, entrez un signe égal( =) dans la zone d'édition "Refers to" suivi de la valeur. Il ne devrait pas y avoir d'espace entre le signe égal et la valeur. Cliquez sur "OK" pour terminer la création du nom.

REMARQUE: Si vous utilisez une formule à plusieurs endroits dans votre classeur, vous pouvez entrer cette formule dans la zone d'édition "Refers to" afin que vous puissiez simplement entrer le nom dans chaque cellule où vous devez utiliser la formule.

Maintenant, nous pouvons utiliser le nouveau nom dans les formules où nous voulons utiliser le taux de change. Lorsque nous cliquons sur une cellule avec une formule contenant une référence de cellule absolue, notez que le résultat est "0.00".C'est parce que nous avons supprimé le taux de change de la cellule référencée. Nous remplacerons cette référence de cellule par le nouveau nom que nous avons créé.

Mettez en surbrillance la référence de la cellule( ou une autre partie de la formule que vous voulez remplacer par un nom) et commencez à taper le nom que vous avez créé.À mesure que vous tapez, tous les noms correspondants s'affichent dans une boîte contextuelle. Sélectionnez le nom que vous voulez insérer dans la formule en cliquant dessus dans la fenêtre contextuelle.

Le nom est inséré dans la formule. Appuyez sur "Entrée" pour accepter la modification et mettre à jour la cellule.

Notez que le résultat est mis à jour en utilisant le taux de change auquel le nom fait référence.

Les noms sont très utiles si vous créez des classeurs Excel complexes avec beaucoup de formules. Lorsque vous devez distribuer vos classeurs à d'autres personnes, l'utilisation de noms facilite la compréhension de vos formules par d'autres, ainsi que par vous-même.