6Aug
Microsoft Access est utilisé dans de nombreuses entreprises pour stocker et accéder aux informations. Vous pouvez également créer facilement un rapport simple à l'aide de l'assistant de création de rapports.
Ouvrez votre base de données Access et cliquez sur Rapports situés sous le champ Objets sur le côté gauche. Dans la barre d'outils supérieure, cliquez sur le bouton Nouveau pour démarrer un nouveau rapport.
Dans la fenêtre Nouveau rapport, sélectionnez Assistant de rapport et, ci-dessous, choisissez dans la liste déroulante quelle requête ou table vous souhaitez rassembler des données pour créer le rapport. Dans ce cas, je veux créer un rapport sur les clients de Tech_Company. Après avoir sélectionné les données correctes, cliquez sur OK.
La partie suivante de l'assistant vous permet de sélectionner les différents champs de la table ou de la requête que vous avez sélectionnés. C'est génial quand vous voulez seulement créer un rapport basé sur des données spécifiques dans une table. Mettez en surbrillance les informations dans les champs disponibles et appuyez sur la flèche pour les déplacer dans les champs sélectionnés. Ici, j'ai sélectionné le prénom, le nom, la ville et le numéro de téléphone du client.À ce stade, vous pouvez sélectionner Terminer, mais utilisons un peu plus de fonctionnalités de l'assistant, cliquez sur Suivant.
Dans cette fenêtre, vous pouvez choisir d'ajouter un groupement à différentes parties de vos données. Parce que je montre un rapport simple( des tutoriels supplémentaires sur la rédaction de rapports personnalisés sont à venir), cliquez simplement sur Suivant.
Vous choisissez ici l'ordre dans lequel les données apparaîtront dans le rapport. C'est une personnalisation que vous devrez décider en fonction de la façon dont vous souhaitez présenter les données. Ici, je choisis de trier le nom de famille de chaque client par ordre croissant.
C'est ici que vous choisirez la disposition du rapport. Encore une fois en fonction de la façon dont vous souhaitez présenter les données permettra de déterminer la mise en page. Pour ce rapport, je choisis Layout = Tabular, Orientation = Portrait, et je trouve généralement préférable de cocher la case "Ajuster la largeur du champ afin que tous les champs tiennent sur une page. Cela garantit que toutes les données pertinentes sont sur chaque page et non dispersées sur plusieurs pages. Cliquez sur Suivant.
Ensuite, vous choisirez le style ou l'apparence du rapport. Encore une fois, utilisez votre meilleur jugement créatif. Pour ce rapport, je choisis Bold. Cliquez sur Suivant.
Vous avez presque terminé!Choisissez un nom pour votre rapport. S'il s'agit d'un rapport que vous prévoyez d'enregistrer et d'exécuter de temps en temps, assurez-vous d'utiliser une bonne convention de nommage afin que vous et les autres utilisateurs de la base de données puissiez facilement trouver le rapport et l'exécuter. Après avoir nommé votre rapport, cliquez sur Terminer.
Vous allez maintenant voir les résultats du rapport que vous avez créé.De là, vous pouvez imprimer le rapport, revenir en arrière et faire des modifications de conception, ou peut-être ajouter des tables ou des champs supplémentaires. Si vous êtes satisfait de l'apparence du rapport, sauvegardez-le et vous pourrez ensuite le retirer lorsque vous en aurez besoin.
Si vous n'êtes pas du tout familier avec Access, je vous recommande d'aller à la feuille de route pour la formation Access 2003.
