6Aug
Si vous souhaitez que Outlook 2010 reste propre et s'exécute plus rapidement, une méthode consiste à configurer la fonctionnalité d'archivage automatique. Aujourd'hui, nous vous montrons comment configurer et gérer la fonctionnalité dans Outlook 2010.
L'utilisation de l'archivage automatique vous permet de gérer l'espace dans votre boîte aux lettres ou sur le serveur de messagerie en déplaçant les anciens éléments vers un autre emplacement sur votre disque dur.
Activer et configurer l'archivage automatique
Dans Outlook 2010, l'archivage automatique n'est pas activé par défaut. Pour l'activer, cliquez sur l'onglet Fichier pour accéder à Backstage View, puis sur Options.
La fenêtre Options Outlook s'ouvre, puis cliquez sur Avancé puis sur le bouton Paramètres d'archivage automatique.
La fenêtre AutoArchive s'ouvre et vous remarquerez que tout est grisé.Cochez la case en regard de Exécuter l'archivage automatique tous les. ..
Remarque: Si vous sélectionnez l'option Supprimer définitivement les anciens éléments, les messages ne seront pas archivés.
Vous pouvez maintenant choisir les paramètres de gestion de la fonctionnalité d'archivage automatique. Sélectionnez la fréquence d'exécution, l'invite avant l'exécution de la fonctionnalité, le lieu de déplacement des éléments et les autres actions que vous souhaitez exécuter pendant le processus. Après avoir effectué vos sélections, cliquez sur OK.
Configurer manuellement les dossiers individuels
Pour plus de contrôle sur les dossiers individuels archivés, cliquez avec le bouton droit sur le dossier et cliquez sur Propriétés.
Cliquez sur l'onglet Archivage automatique et choisissez les paramètres que vous souhaitez modifier pour ce dossier. Par exemple, vous pourriez ne pas vouloir archiver un certain dossier ou déplacer des données archivées dans un dossier spécifique.
Si vous souhaitez archiver et sauvegarder manuellement un élément, cliquez sur l'onglet Fichier, Outils de nettoyage, puis sur Archiver.
Cliquez sur le bouton radio en regard de Archivez ce dossier et tous les sous-dossiers .Sélectionnez le dossier que vous souhaitez archiver. Dans cet exemple, nous souhaitons archiver ce dossier dans un emplacement spécifique.
Les fichiers. pst sont enregistrés dans votre dossier de documents et si vous avez besoin d'y accéder plus tard, vous le pouvez.
Après avoir installé AutoArchive, vous pouvez trouver des éléments dans les fichiers archivés. Dans le volet de navigation, développez le dossier Archives dans la liste. Vous pouvez ensuite afficher et accéder à vos messages.
Vous pouvez également y accéder en cliquant sur l'onglet Fichier \ Ouvrir puis sur Ouvrir le fichier de données Outlook.
Vous pouvez ensuite naviguer jusqu'au fichier archivé que vous souhaitez ouvrir.
L'archivage des anciens emails est un bon moyen de garder une bonne boîte aux lettres propre, d'accélérer votre expérience Outlook et d'économiser de l'espace sur le serveur de messagerie. L'autre bonne chose est que vous pouvez configurer vos archives d'email et dossiers spécifiques pour répondre à vos besoins d'email.
