11Aug
Google Docs n'a pas le ruban encombré de fonctionnalités que vous trouverez dans Microsoft Office, mais il a quelques astuces utiles dans sa manche. Vous ne trouverez peut-être jamais ces fonctionnalités à moins que vous ne les recherchiez.
La suite bureautique basée sur le Web de Google a mûri au fil des ans et offre maintenant tout, de l'accès hors ligne au support additionnel de tiers. C'est toujours une suite bureautique facile à utiliser qui fonctionne partout avec d'excellentes fonctionnalités de collaboration en temps réel.
Activer l'accès hors connexion
Google Docs peut fonctionner hors connexion. Cela vous permet de créer de nouveaux documents, de continuer à travailler sur les documents actuels et même de visualiser vos documents sans connexion Internet. Lorsque vous vous reconnectez à Internet, vos modifications seront synchronisées en ligne.
Cette fonctionnalité nécessite Google Chrome, elle fonctionne donc sur Windows, Linux, Mac OS X et les Chromebooks. Pour configurer cette fonctionnalité, ouvrez le site Web Google Drive, cliquez sur le bouton en forme de roue dentée dans l'angle supérieur droit du site, puis sur Paramètres. Dans le volet Général, assurez-vous que l'option "Synchroniser votre travail sur cet ordinateur pour pouvoir le modifier hors connexion" est activée, puis cliquez sur Terminé.Pour utiliser Google Docs hors connexion, il vous suffit de retourner au site Web Google Drive dans Chrome lorsque vous ne disposez pas d'une connexion Internet.
Collaborez en temps réel
Google Docs offre de meilleures fonctionnalités de collaboration que la version bureautique de Microsoft Office. Vous pouvez collaborer en temps réel, et tout le monde ayant accès au document pourra le modifier immédiatement. Vous verrez les curseurs d'autres personnes dans le document et pourrez les regarder en temps réel.
Cliquez sur Fichier & gt;Partager pour commencer à partager le document. Vous pouvez inviter des personnes individuelles par leur adresse e-mail ou autoriser toute personne disposant d'un lien spécial vers le document à le modifier.
Le partage ne se limite pas à l'édition: la fonction de partage peut vous permettre de partager un document avec une ou plusieurs personnes afin qu'elles puissent l'afficher. Ils auront toujours la copie la plus récente, donc cela peut être plus pratique que d'envoyer un fichier par courrier électronique. Vous pouvez également donner aux personnes la possibilité de laisser des commentaires sur un document afin que vous puissiez obtenir leurs commentaires sans leur permettre de modifier votre document.
Publier un document
Google Docs vous permet de publier rapidement un document en ligne. Cliquez simplement sur Fichier & gt;Publier sur le Web et cliquez sur le bouton Démarrer la publication. Vous recevrez un lien public vers le document sous forme publiée, afin que vous puissiez le partager avec d'autres personnes et qu'elles puissent le consulter. Vous n'avez pas besoin d'héberger le document sur vos propres serveurs quelque part.
Cette fonctionnalité est séparée de la fonction de partage. Lorsqu'un document est publié, toute personne disposant du lien peut le voir. Quand il est partagé, il ne peut être partagé qu'avec une poignée de personnes. Lorsque les utilisateurs accèdent à un document partagé, ils voient l'éditeur Google Docs. Lorsqu'ils accèdent à un document publié, ils le voient comme une page Web typique.
Aller à la prochaine typo / précédente Typo
Pour une correction rapide des erreurs, utilisez le raccourci clavier Ctrl + 'pour aller à la prochaine faute de frappe dans le document en cours et Ctrl +;aller à la faute de frappe précédente. Cela vous permet de corriger rapidement les fautes de frappe sans faire défiler le document en cours et rechercher ces soulignements rouges.
Google Docs a également récemment acquis une fonction de vérification orthographique qui vous permet de parcourir rapidement les problèmes d'un document actuel, une fonctionnalité qui lui manquait depuis longtemps - il suffit de cliquer sur Outils & gt;Vérifier l'orthographe pour l'utiliser.
Rechercher et insérer des liens
Google Docs intègre la puissance de la recherche Google pour vous aider à insérer facilement des liens dans votre document actuel. Plutôt que d'ouvrir un nouvel onglet du navigateur et de rechercher une page que vous souhaitez lier, vous pouvez effectuer une recherche directement depuis la boîte de dialogue du lien. Pour ce faire, cliquez sur Insérer & gt;Option de lien. Tapez une recherche dans la boîte de dialogue et Google affichera les pages qui correspondent à votre recherche - cliquez sur celui-ci pour créer un lien vers l'adresse sélectionnée.
Configurer vos styles de texte
Plutôt que de mettre en forme manuellement chaque bit de texte dans votre document, vous devez formater votre texte en utilisant des styles à la place. Cela signifie que, plutôt que de définir tous vos titres sur une certaine taille de police et un texte en gras, il vous suffit de cliquer sur la boîte de style et de les définir sur "Titre 1".
Vous pouvez également modifier facilement les paramètres de police utilisés pour différents styles. Commencez par formater du texte pour utiliser le type de mise en forme que vous souhaitez utiliser pour un style. Sélectionnez ce texte, cliquez sur la zone de style en haut de l'écran et cliquez sur la flèche à droite du style que vous souhaitez modifier. Cliquez sur l'option "Mettre à jour le nom du style" pour correspondre "et ce style utilisera maintenant le type de formatage que vous avez sélectionné.
Pour enregistrer ces styles personnalisés et les utiliser dans d'autres documents, cliquez sur le menu Options en bas de la liste et sélectionnez "Enregistrer comme styles par défaut".
Gérer votre dictionnaire personnel
Si Google Docs pense qu'un mot est une faute de frappevous savez que c'est correct, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le mot souligné et sélectionner Ajouter au dictionnaire personnel. Vous pouvez ensuite cliquer sur Outils & gt;Dictionnaire personnel et modifier la liste des mots dans votre dictionnaire personnel. Si vous ajoutez accidentellement un mot mal orthographié à cette liste, vous devrez le supprimer avant que Google ne vous en avertisse à nouveau.
Cette option est une fonctionnalité assez récente - auparavant, Google Docs ne vous permettait pas de supprimer les mots que vous avez ajoutés à cette liste. Vous pouvez donner un coup d'oeil à la liste et vous assurer que vous n'avez pas accidentellement ajouté des mots incorrects à la liste dans le passé.
Copier et coller avec le Presse-papiers Web
Google Docs dispose d'une fonction de presse-papiers Web qu'il partage sur Google Docs, Sheets et Slides. Ce presse-papiers est associé à votre compte Google, il vous suivra donc sur tous les ordinateurs que vous utilisez. Contrairement au presse-papiers de votre système d'exploitation standard, le Presse-papiers Web peut contenir plusieurs éléments. Le presse-papiers prend en charge le texte, les images, les dessins et d'autres éléments de données provenant de documents Google.
Pour utiliser cette fonctionnalité, sélectionnez du texte, cliquez sur Modifier, utilisez le menu du Presse-papiers Web. C'est le meilleur moyen de copier certains types de données, tels que des dessins, entre différents types de documents Google. Les éléments que vous enregistrez dans votre Presse-papiers Web seront effacés après 30 jours si vous n'interagissez pas avec eux.
Utiliser l'outil de recherche
Google Docs contient une barre latérale conçue pour la recherche - ouvrez-la en cliquant sur Outils & gt;Recherche. Cette barre latérale vous permet de rechercher des images, des citations et des résultats Web afin de pouvoir les insérer facilement dans un document. Il facilite également la recherche d'études universitaires et permet d'insérer rapidement les notes de bas de page ou les citations appropriées pour les formats de citations MLA, APA ou Chicago. Vous pouvez également insérer rapidement des citations dans les résultats Web. Cela peut constituer un moyen facile de créer une bibliographie pour un journal scolaire.
Installer les modules complémentaires
Les modules complémentaires sont une fonctionnalité relativement nouvelle. Il s'agit de logiciels tiers créés avec Google Apps Script. Vous pouvez les installer en cliquant sur Outils & gt;Gérer les modules complémentaires. Ils peuvent ensuite être utilisés à partir du menu Add-ons.
Par exemple, vous pouvez installer un add-on Thesaurus qui vous permet de sélectionner n'importe quel mot et de cliquer sur Add-ons & gt;Thésaurus & gt;Trouver des synonymes pour le mot sélectionné pour afficher les synonymes lors de l'écriture d'un document. D'autres ajouts comprennent un créateur de bibliographie facile, un outil de création de diagrammes et un générateur de table des matières.
Google Docs a aussi plus d'astuces. Le fichier & gt;Télécharger en tant que menu est particulièrement utile, vous permettant de télécharger votre document dans de nombreux formats différents. Vous pouvez le télécharger en format PDF ou Microsoft Office si vous devez envoyer ou envoyer le document par courrier électronique dans un format de fichier spécifique.