Comment ne plus jamais télécopier un document

Les télécopieurs transportent encore des camions dans les bureaux du monde entier. Les agences gouvernementales, les avocats, les médecins et d'autres organisations à mobilité lente ont souvent encore besoin de fax - au mieux, c'est un mal nécessaire.

Le fax est souvent considéré comme plus sécurisé que le courrier électronique, même si ce n'est pas le cas. Les télécopieurs communiquent par téléphone sans cryptage et les télécopieurs sont souvent conservés dans des zones occupées où les documents peuvent facilement être saisis par n'importe qui.

Alternatives à la télécopie

Il existe de nombreuses alternatives à la télécopie. Si vous n'êtes pas limité par les lois ou parce que la personne à l'autre extrémité vous demande d'utiliser le fax, essayez l'une des alternatives suivantes:

• Email Documents : Oui, l'humble email peut remplacer beaucoup de fax. Vous êtes probablement en train de faxer un document tapé depuis un ordinateur, alors pourquoi s'embêter à utiliser un fax? Joignez le fichier à un e-mail ou insérez simplement le texte important dans un e-mail.
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• Scanner et envoyer par courriel : Si vous avez un télécopieur qui fonctionne également comme un scanner, vous pouvez l'utiliser pour numériser des documents papier sur votre ordinateur en tant que fichiers PDF.Joignez ces fichiers PDF à un e-mail pour les envoyer. Vous pourriez même essayer d'utiliser votre téléphone pour numériser le document - bien sûr, ce ne sera pas la meilleure qualité, mais nous avons vu des télécopies de qualité médiocre.
• Télécharger des documents: Certaines organisations peuvent vous permettre de télécharger ces fichiers de documents numérisés sur le Web plutôt que de simplement les envoyer par courrier électronique.
• Utiliser le courrier escargot : Le courrier escargot est une alternative plus lente à la télécopie qui est pire à bien des égards, mais ce n'est pas toujours mauvais. Si vous n'avez pas de télécopieur et que le document n'est pas urgent, vous pouvez généralement envoyer un document à la plupart des organisations au lieu de l'envoyer par télécopie. Bien sûr, vous devez faire face au système postal, mais au moins vous n'avez rien à envoyer par fax.

Signer des documents sans les imprimer

Il se peut que vous deviez signer des documents et les envoyer à quelqu'un, et une fois qu'ils sont imprimés, vous pourriez être tenté de les faxer. Après tout, l'alternative serait d'imprimer le document, de le signer, de le scanner dans votre ordinateur et de l'envoyer par courrier électronique. Plutôt que de perdre votre temps à le faire, vous pouvez utiliser un logiciel pour appliquer votre véritable signature à un document sur votre ordinateur. Capturez simplement votre signature une fois et elle sera stockée sous forme d'image que vous pouvez appliquer aux documents. Vous pouvez facilement signer de futurs documents sans les imprimer.

Si vous avez une tablette avec un stylet, vous pouvez même utiliser le stylet pour signer un document directement sur votre écran.

Faxer un document en ligne

Les services de fax en ligne vous permettent de faxer un document sans avoir besoin d'un télécopieur personnel ou même d'une ligne téléphonique. Vous utilisez une interface Web pour télécharger un document et entrer le numéro de téléphone du destinataire. Le service s'occupe lui-même de toutes les affaires du dernier kilomètre, en faxant votre document au télécopieur distant via leurs propres lignes téléphoniques.

Si vous avez rarement besoin d'envoyer des fax, ces services vous permettront d'envoyer quelques pages ici et là sans dépenser un centime. Si vous devez télécopier des documents plus souvent, vous devrez peut-être payer quelque chose, mais vous devrez quand même payer un télécopieur et une ligne téléphonique.

Ces services impliquent techniquement la télécopie, mais au moins ils n'ont pas envie d'utiliser un vieux télécopieur maladroit et n'exigent pas que vous ayez un téléphone fixe.

Recevoir un fax en ligne

Recevoir un fax peut être un casse-tête si vous avez un bureau à domicile. Votre télécopieur doit être allumé et écouter les télécopies tout le temps. Vous avez besoin d'une ligne dédiée pour recevoir des fax afin de ne manquer aucun fax lorsque vous êtes au téléphone. Vous pourriez essayer de demander aux gens de vous faxer un document à un moment précis lorsque vous êtes sûr que votre téléphone fixe n'est pas attaché.

Plutôt que de faire face à toutes ces absurdités, demandez aux gens de vous scanner et de vous envoyer des documents par courrier électronique. Vous pouvez également utiliser d'autres outils si vous ne voulez pas compter sur le courrier électronique. Par exemple, vous pouvez utiliser JotForm avec Dropbox pour créer une page Web où les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers PDF et apparaître dans un dossier de votre Dropbox.

Vous pouvez également essayer d'utiliser un service qui vous fournit un numéro de fax dédié et vous permet d'y recevoir des fax. Ceux-ci coûtent généralement de l'argent - après tout, le service de télécopie doit payer pour un numéro de téléphone fixe dédié et le surveiller pour vous.eFax offre 10 pages entrantes gratuites par mois, bien qu'elles ne vous fournissent aucune page gratuite. HelloFax vous permet d'envoyer cinq pages gratuites, mais c'est tout. Chaque service de télécopie en ligne gratuit a un attrait comme celui-ci - l'offre gratuite existe pour vous attirer, alors que vous devez payer pour les fonctionnalités les plus importantes. La télécopie implique l'interfaçage avec les télécopieurs et les numéros de téléphone fixe, ce qui n'est pas gratuit. Il est également souvent utilisé à des fins commerciales, et les entreprises sont prêts à dépenser de l'argent pour ce genre de chose.

Le dernier recours: utiliser un télécopieur réel sans posséder un

Si vous ne voulez pas traiter avec les services en ligne ou le courrier postal et que vous n'avez absolument pas d'autre choix que d'envoyer le document occasionnel par télécopie, il existe toujours une alternative à l'achatvotre propre télécopieur et en utilisant un téléphone fixe. Vous pouvez probablement visiter un magasin local qui offre la copie et ils vous laisseront payer quelques centimes pour envoyer un fax. Ce n'est pas idéal si vous envoyez fréquemment des télécopies, mais si vous devez télécopier quelque chose une fois par an, cela peut être une bonne option.

Bien sûr, cela implique toujours l'utilisation d'un télécopieur. Certaines entreprises exigent simplement des télécopies et vous ne vous sentez pas à l'aise de télécharger des documents extrêmement sensibles sur un service de télécopie basé sur le Web. Vous ne pouvez pas faire grand-chose si vous devez faire affaire avec une organisation qui exige des télécopies.

La télécopie sera toujours avec nous pour un moment encore, ne serait-ce qu'en raison des règlements qui encouragent les organismes de soins de santé et juridiques à continuer à utiliser l'ancien système de télécopie au lieu des alternatives modernes.

Crédit d'image: Abhisek Sarda sur Flickr, récits d'un youkai errant sur Flickr, AuthenticEccentric sur Flickr