Comment exporter et importer des règles dans Outlook

Si vous utilisez Outlook depuis un certain temps, vous disposez probablement de quelques règles pour vous aider à gérer votre vague de courrier électronique. Si vous avez un nouvel ordinateur ou si vous réinstallez Windows, vous n'avez plus besoin de tout configurer, il vous suffit de les exporter.

Une règle dans Outlook est une série d'étapes que vous configurez pour prendre automatiquement des actions spécifiques sur les messages électroniques reçus. Par exemple, vous pouvez afficher automatiquement une notification lorsque vous recevez des e-mails importants, déplacez des e-mails similaires dans un dossier spécifique ou marquez un message pour un suivi à un moment précis.

Heureusement, Outlook peut sauvegarder ces règles. Ceci est utile si vous devez réinstaller Windows, configurer Outlook sur un nouvel ordinateur ou partager vos règles avec d'autres personnes.

Comment exporter vos règles Outlook

Pour commencer, assurez-vous que l'onglet "Accueil" est actif. Dans la section "Déplacer", cliquez sur "Règles" et sélectionnez "Gérer les règles &Alertes "dans le menu déroulant.

NOTE: Vous pouvez également accéder aux règles et alertes en cliquant sur l'onglet "Fichier" puis en cliquant sur "Gérer les règles &Alertes "sur l'écran" Informations sur le compte ".

La boîte de dialogue "Règles et alertes" s'affiche. Dans l'onglet "Règles de messagerie", cliquez sur "Options" dans la barre d'outils située au-dessus de la liste des règles que vous avez créées.

NOTE: Toutes les règles listées ici seront sauvegardées, pas seulement les règles sélectionnées.

Dans la boîte de dialogue "Options", cliquez sur "Exporter les règles".

La boîte de dialogue "Enregistrer les règles exportées sous" s'affiche. Accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer votre fichier de sauvegarde de règles. Entrez un nom pour votre fichier de sauvegarde dans la boîte d'édition "Nom de fichier".Le type "Rules Wizard rules( *. rwz)" est sélectionné par défaut dans la liste déroulante "Save as type" et l'extension. rwz est automatiquement ajoutée au fichier. Si vous partagez vos règles avec d'autres personnes utilisant la même version d'Outlook que vous, cliquez sur "Enregistrer".Si vous partagez votre fichier de règles avec quelqu'un utilisant une ancienne version d'Outlook, vous devez sélectionner un autre type de fichier de règles avant d'enregistrer le fichier, comme indiqué ci-dessous.

En plus du format de fichier de règles pour la version actuelle d'Outlook, la liste déroulante "Enregistrer en tant que type" fournit trois formats supplémentaires pour le fichier de règles, pour les personnes qui utilisent encore Outlook 2002, 2000 ou 98. Sélectionnezde ces options si nécessaire, puis cliquez sur "OK" pour enregistrer le fichier de règles.

REMARQUE: Si vous partagez vos règles avec plusieurs personnes à l'aide de versions antérieures différentes d'Outlook, sélectionnez la version la plus ancienne, car les anciens fichiers de règles peuvent toujours être ouverts dans les versions plus récentes d'Outlook.

Une fois que vous avez exporté votre fichier de règles, cliquez sur "OK" dans les boîtes de dialogue "Options" et "Règles et alertes" pour revenir à l'écran Courrier principal( ou à l'écran "Informations sur le compte")..

Vous pouvez maintenant sauvegarder le fichier. rwz résultant sur n'importe quel lecteur externe ou réseau ou le partager avec d'autres personnes.

Comment importer vos règles Outlook

Maintenant, disons que vous avez configuré votre nouvel ordinateur, installé Office, importé le fichier de données Outlook que vous avez sauvegardé( les règles ne sont pas sauvegardées dans les fichiers de données Outlook) depuis votre ancien ordinateur, et vous êtesprêt à vérifier le courrier électronique. Importons les règles que vous avez créées et sauvegardées, afin qu'Outlook puisse agir automatiquement sur les e-mails dès leur réception. Ouvrez la boîte de dialogue "Règles et alertes" de l'une des deux manières indiquées précédemment. Notez que la liste des règles est vide. Pour résoudre ce problème et importer vos règles, cliquez sur "Options".

Dans la boîte de dialogue "Options", cliquez sur "Importer des règles".

La boîte de dialogue "Importer des règles depuis" s'affiche. Accédez au dossier dans lequel vous avez enregistré votre fichier de sauvegarde des règles, sélectionnez le fichier. rwz, puis cliquez sur "Ouvrir".

Vous remarquerez que la liste des règles dans la boîte de dialogue "Règles et alertes", derrière la boîte de dialogue "Options" encore ouverte, remplit vos règles personnalisées. Cliquez sur "OK" dans la boîte de dialogue "Options" pour le fermer et revenir à la boîte de dialogue "Règles et alertes".

Si vous avez coché le courrier électronique avant d'importer vos règles, vous pouvez exécuter vos règles maintenant sur l'e-mail que vous avez déjà reçu. Pour ce faire, cliquez sur "Exécuter les règles maintenant" dans la barre d'outils au-dessus de la liste des règles de la boîte de dialogue "Règles et alertes".

Dans la boîte de dialogue "Exécuter les règles maintenant", sélectionnez les règles que vous souhaitez exécuter et cliquez sur "Exécuter maintenant".Une fois les règles exécutées, cliquez sur "Fermer" puis sur "OK" dans la boîte de dialogue "Règles et alertes" pour le fermer. Maintenant, vos règles vont s'exécuter automatiquement, en vérifiant les courriels que vous recevez et en effectuant les actions que vous avez spécifiées, tous dans les coulisses.

REMARQUE: Certaines règles peuvent ne pas fonctionner sur d'autres ordinateurs si des dossiers spécifiques, des personnes, etc. sont utilisés dans les règles créées sur l'ordinateur d'origine, mais ne sont pas disponibles sur les autres ordinateurs.