26Aug

Kako poboljšati upravljanje e-poštom u programu Outlook s brzim koracima i pravilima

Ako nam kažete da je poruka e-pošte pustila iz mode, molimo vas da pogledate naše pristigle pretince. Biti u stanju razvrstati i organizirati nered poruka koje dolaze svakodnevno je prilično ključ za održavanje zdravlja na radnom mjestu.

Ne radi se samo o spamu. Neželjena pošta i dalje postoji, dosadna činjenica života, ali postoje načini za rješavanje tog problema. To je slom drugih e-poruka koje dobivamo - ažuriranja o softveru, pozivima na događaje, popise za slanje putem kojih smo se pretplatili, ali nikada ne zaboravimo otkazati pretplatu - sve to zahtijeva neki način organiziranja, razvrstavanja i slanja poruka na svoje mjesto, bilo da je to određena mapa ili otpad.

Razgovarali smo vrlo malo o Outlooku, uključujući osnove e-pošte poput skladanja i slanja, način dodavanja i primanja privitaka, uvoz kontakata i upravljanje adresarima.Želimo sada skrenuti pozornost na veću sliku, usredotočujući se na upravljanje poštanskim sandučićima.

Mastering Inbox Inbox

Outlook ima obilje ugrađenih značajki koje vam pomažu filtrirati poštu na odgovarajuća mjesta. Da biste započeli, ako desnom tipkom miša kliknete poruku ili miš do vrpce, primijetit ćete da postoji značajka koja se zove Brzim koracima.

buy instagram followers

Ako ga proširimo s Vrpce, možemo vidjeti ovu značajku u cijelosti.

Prva stvar koju trebate zapamtiti je Quick Steps u osnovi su pravila( postoji značajka koja se zove Pravila, o kojima ćemo raspravljati uskoro).Druga stvar koju treba zapamtiti je da, za razliku od pravila, koja funkcioniraju iza kulisa bez vašeg unosa, Quick Steps oslanjaju se na vaš input za rad.

Prva stvar koju ćete učiniti jest odabrati Quick Step koji želite stvoriti. Učinimo jednostavno kako bismo ilustrirali našu točku.

U ovom Brzom koraku odaberite poruku koju smatramo različitim i kliknite Brzi korak, koji će premjestiti poruku u mapu Misc i označiti poruku kao Read. Ako kliknete gumb "Opcije", možete vidjeti kako je izrađen Quick Step i možete je i urediti, kao što je dodavanje ili uklanjanje dijelova iz ili s njega.

Primjerice, na ovom snimku zaslona možete ukloniti korak u kojem su poruke označene kao Read, tako da je sve premješteno u mapu Miscellaneous, ali njegov status ostaje nepromijenjen.

Na taj način funkcioniraju Quick Steps, mogli bismo provesti dosta vremena i pokazati vam različite načine na koje se mogu stvoriti i implementirati, no želimo se prebaciti na pravila kako bismo ilustrirali razliku.

Osnovna pravila

Kao što smo spomenuli, Quick Steps su nešto na što djelujete dok Pravila funkcioniraju automatski iza kulisa, prema kriterijima koje odredite. Kada kliknete gumb "Pravila", na padajućem popisu odaberite "Izradi pravilo. ..".

Primarni uvjeti za stvaranje pravila su prilično osnovni i možda čak ni nećete morati ukrcati ni u kakve napredne opcije, pa nastavimo i pregledavamo neke od njihovih jednostavnijih aspekata.

Na sljedećoj slici vidite da možete usmjeravati poštu od određenih pošiljatelja, ili na temelju predmeta ili na koga se šalje. Od tamo, možete ga vidljivo vizualno i / ili zvukom obavijestiti. Također možete premjestiti poruku u određenu mapu, koja za razliku od korištenja brzog koraka, dogodila se bez vašeg unosa.

Ako kliknete gumb "Create Rule", vidjet ćete sljedeći dijaloški okvir čarobnjaka.

Također možete kliknuti "Novo pravilo" iz prozora pravila i upozorenja.

Na taj način će se otvoriti prvi prozor čarobnjaka pravila, koji vas vodi kroz proces.

Pravila su iznenađujuće jednostavna ako već znate što želite učiniti pravilom. Kliknite "Napredne opcije. .." i vidjet ćete što mislimo. Ne samo da ćete vidjeti opcije iz zaslona osnovnog pravila za stvaranje, nego ćete pronaći cijeli novi svijet drugih pravila koja možete koristiti.

Zamislite da uzmemo Quick Step koji smo ranije stvorili i želite ga pretvoriti u pravilo.Želimo odabrati naše kriterije iz gore navedenih opcija, a zatim kliknite "Dalje". U tom ćemo slučaju premjestiti poštu koja se šalje našem računu Kako doći do Geek.

Na sljedećem zaslonu odaberemo opciju "preselimo u određenu mapu", a zatim na dnu kliknemo podvučenu vezu "premjestimo je u određenu mapu". Nakon toga prikazujemo opcije koje će nam omogućiti usmjeravanje pošte nabez obzira na mapu koju odaberemo, što je u ovom slučaju "Misc."

Nakon što kliknete "Dalje", bit ćete upitani ako postoje iznimke od ovog novog pravila. Ako nema, tada možete kliknuti "Dalje" i napredovati ćete do konačnog zaslona, ​​od vas će se tražiti da navedete novo pravilo, želite li ga uključiti, pokrenuti nakon dovršetka i konačno, moći ćete je pregledati.

To je to, kliknite "Završi" i dobro ste ići. Ovo pravilo možete vidjeti tako da kliknete gumb "Pravila", a zatim "Upravljanje pravilima i upozorenjima" na padajućim izborima.

Možete se vratiti u bilo kojem trenutku kako biste promijenili pravilo, dodali nove, izradili kopije, izbrisali i druge funkcije. Ne zaboravite, ako želite zadržati pravilo, ali ne želite da se cijelo vrijeme pokreće, možete samo isključiti mali okvir pokraj njega.

Ako želite saznati više o automatskom premještanju poruka u određenu mapu, preporučujemo da provjerite ovaj članak.

Brisanje i zanemarivanje poruka e-pošte

Dobit ćete puno e-pošte koju ne želite ili trebate, bez obzira radi li se o nadređenom roditelju ili izravno neželjenu poštu, čuvanje pristigle pošte spremljeno i dobro njegovanoveliki izazov ako ne znate kako koristiti alate koji su Vam na raspolaganju.

Kao što vidite vidljivo na vrpci, tu je odjeljak posvećen posvećenom brisanju stvari, a najznačajniji je veliki gumb "Izbriši" i njegov divovski X. Također možete jednostavno odabrati poruku ili grupu poruka i kliknuti na taj gumb ilijednostavno dodirnite "Izbriši" na tipkovnici.

Pogledajmo to odjeljak Brisanje malo više i pogledajte što još ima za ponuditi. Prvo, tu je gumb "Ignoriraj".

Što zanemaruje? Kada odaberete poruku ili razgovor i kliknite "Ignoriraj", pojavljuje se dijaloški okvir.

Razlika između ovog i jednostavno brisanje razgovora je da se ignoriranje primjenjuje na ovu i sve buduće poruke, što znači da ako ste na popisu e-pošte i ispitanici i dalje odgovarati, vi ih više nećete vidjeti, što je prilično darnkoristan.

Druga značajna opcija je značajka Čišćenje. Klikom na gumb "Očistiti" otvorit će se padajući izbornik sa sljedećim opcijama

Bez obzira na opciju koju odaberete, vidjet ćete dijaloški okvir koji nudi isti ishod, sve će suvišne poruke biti proslijeđene.

Ako kliknete gumb "Postavke", bit ćete zainteresirani za opcije razgovora čišćenja. Kao što možete vidjeti, značajku Clean Up možete koristiti za arhiviranje starih, zanemarivih razgovora u alternativnu mapu, koja je ovdje vjerojatno najkorisnija.Često je bolje jednostavno arhivirati stvari umjesto da ih izbrišete, samo u slučaju da ih kasnije trebate uputiti.

Iako su ove značajke sjajne i vidimo očiglednu prednost u njima, oni neće imati puno utjecaja na one nečiste pristrave pristigle pošte: spam. Spam

, neželjena pošta idi!

Spam ne dobiva iste vrste naslova koje je nekoć činio, jer u većini slučajeva moderni spam filtri čine prilično dobar posao u tome da sve to izbace. Ako upotrebljavate Gmail ili druge usluge web-pošte, vjerojatno nećete vidjeti puno, što ne znači da nije tu, pogotovo ako napravite pogrešnu pogrešku pri prihvaćanju da neka tvrtka podijeli vašu adresus njihovim marketinškim partnerima, ili kliknete pogrešan okvir i pogrešno se prijavite da biste bili na popisu za distribuciju.

Točka je, spam se i dalje događa, ali Outlook vam daje načine da se nadamo da će ga uglavnom pod kontrolom s junk filtrima. Kada primite poruku koja je jasno bezvrijedna ili neželjena, možete odabrati tu poruku, a zatim kliknite gumb "Junk" za padajući popis opcija. Za neželjene poruke odabrat ćete "Blokiraj pošiljatelja", ali za sve ostalo, trebat ćete prilagoditi opcije neželjenog e-pošte.

Što je ograničavajuća razina filtriranja, to je veća vjerojatnost da se nehotice filtriraju ono što stvarno želite ili trebate vidjeti. Ako se to dogodi, morat ćete liječiti pogođene poruke e-pošte pomoću izbora vidljivih na prethodnom snimku zaslona.

Dobro je provesti neko vrijeme istraživati ​​Opcije bezvrijedne e-pošte. Možete postaviti dopuštene dozvole od određenih pošiljatelja i određenih primatelja, dok izričito blokira pošiljatelje za koje ne znate da nemate povjerenja.

RELATED ARTICLES
Kako stvoriti i upravljati kontaktima u programu Outlook 2013
Kako sastaviti i poslati e-poštu u programu Outlook 2013

Čuvanje svoje pristigle pošte mršavo i srednje zahtijeva predanost i pažnju na detalje. Da budem iskren, nekoliko dobro osmišljenih pravila može nadoknaditi puno posla, ali uvijek će biti novih izazova. Zapamtite ove alate - brze korake, pravila, ignoriranje i filtre bezvrijednosti - i bit ćete dobro na putu da priviknete svoju e-poštu.

Čujemo sada od vas. Recite nam o vlastitim omiljenim brzim koracima i pravilima, ili kako postupate s neželjenim sadržajem. Naš forum za raspravu je otvoren, stoga nam posudite svoje komentare i pitanja.