8Sep

Kako stvoriti i upravljati kontaktima u programu Outlook 2013

Adresar zatvoriti

Outlook ne koristi puno ako nemate kontakte. Naravno, adrese e-pošte možete unijeti dok idete, ali to je dugotrajno i sklona pogreškama. Bolje je da vaši kontakti već budu u programu Outlook, tako da možete brzo ukloniti brzu poruku u samo nekoliko klikova.

U nedavnom članku razgovarali smo o tome kako započeti s upotrebom programa Outlook, a danas ga želimo proširiti kako bismo uključili rad s kontaktima. Vaši kontakti bit će središte vašeg iskustva s programom Outlook, onima s kojima vam odgovara i način na koji upotrebljavate aplikaciju.

Kao što očekujete, možete učiniti puno za upravljanje kontaktima s programom Outlook i imat ćete adresar postavljen prije nego što počnete koristiti ga ima puno smisla.

Izrada adresara

Da biste započeli s upravljanjem kontaktima, prvo što želite učiniti je otvoriti način rada People kako biste mogli spustiti posao. Postoji nekoliko načina za dodavanje kontakata u adresar. U početku vjerojatno ćete uvesti svoj adresar iz nekog drugog izvora, primjerice vašeg web-pošte ili drugog programa e-pošte.

instagram story viewer

Napominjemo, za svaki račun e-pošte imate imenu adresara. U ovoj konkretnoj situaciji imamo lokalnu adresaru za našu lokalnu podatkovnu datoteku programa Outlook i imamo još jednu povezanu s našim računom e-pošte. U svakom slučaju, pokrijmo osnovne teme, tako da ako nemate adresara za uvoz, možete početi dodavati kontakte ručno. Na sljedećem snimku zaslona vidimo dio našeg novog adresara, koji je za sada potpuno prazan. Da biste počeli, kliknite gumb "Novi kontakt" i otvorit će vam se novi kontaktni prozor. Prva stvar koja bi mogla skočiti na vas je samo koliko je zauzet pojavljuje se, ali se ne bojte, ako pogledate prošlosti mnogih značajki na Vrpci, vidjet ćete da je to prilično standardna, "run-of-the-mill" kontakata.

Zatim izrezati na potjeru i uspostaviti kontakt za How-To Geek ispunjavanjem odgovarajućih vrijednosti. Također možete dodati sliku koja je nepotrebna, ali još uvijek lijep dodir blažem, dosadnom adresaru. Kada završite s unosom kontakta ili kontakata, želite kliknuti "Spremi &Zatvori "ili možete kliknuti" Spremi &Novi "za generiranje drugog kontakta. Učinimo to. Imamo izbor između stvaranja potpuno novog kontakta ili novog kontakta za istu tvrtku.

U tom ćemo slučaju odabrati potonje kako bismo uštedjeli vrijeme prilikom upisivanja, nakon čega ćemo kliknuti "Spremi &Zatvori "da biste otkrili naše nove unose u adresaru.

Nije loše, već imamo dva kontakta koji možemo poslati e-poštom, ali, čovječe, ovo je dugotrajno. Bilo bi puno lakše ako bismo mogli premjestiti podatke za kontakt iz drugog izvora u Outlook.

Ako koristite uslugu webmail ili drugi, vaši kontakti najvjerojatnije postoje i morat će se uvesti u Outlook. Ako svaki pojedini kontakt želite dodati jedan po jedan, onda ste zasigurno dobrodošli to učiniti, no preporučujemo vam uvoz glavnog popisa kontakata, bilo da je riječ o Thunderbirdu ili Gmailu ili drugoj usluzi e-pošte.

Uvoz i izvoz kontaktnih zapisa

Bez obzira koristite li Gmail ili Yahoo Mail ili imate račun e-pošte od 1997 koji ste pažljivo čuvali i održavali, kontakte i sve, neizbježno ćete morati staviti kontakte u kontakte programa Outlooken masse. Da biste to učinili, možete izvesti kontakte iz drugog izvora i zatim ih uvesti u Outlook. Obično se to jednostavno postiže jednostavno pristupanjem postavkama ili opcijama s vašeg računa e-pošte ili klijenta, a zatim odabirom opcije izvoznih kontakata. Normalno tada sve što trebate učiniti je uvesti ih u program Outlook. Ovo je prilično jednostavan postupak, i to će biti sličan u većini e-mail aplikacija. Preporučujemo da pročitate članak koji objašnjava kako izvoziti i uvoziti kontakte u Outlook i obrnuto.

vCard?Što je vCard?

Možda ste čuli vCards( Virtual Card File ili. VCF), možda ste ih čak i primili ili je koristili.vCardovi su standardni format elektroničke poslovne kartice koju možete razmjenjivati ​​s drugima, na primjer putem potpisa e-pošte ili privitka.

Bez obzira na to, postoji nekoliko načina na koje možete obraditi vCards u programu Outlook. Najvjerojatniji scenarij je mjesto gdje ćete morati uvesti kontakt ili izvoziti na vCard. How-To Geek ima potpuni opis ovog procesa, koji će vam brzo dovesti do brzine.

Ponekad možete imati mnogo vCarda pohranjenih u jednoj vCard datoteci. Ako ipak pokušate pretvoriti ovu datoteku, uvest će se samo prvi vCard u datoteci. Da biste prevladali ovo ograničenje, prvo morate pretvoriti u. CSV datoteku, a zatim ga uvesti u Outlook. Preporučujemo da pročitate ovaj članak za potpuni opis tog postupka.

Konačno, možete izvesti sve kontakte na pojedinačne vCard kartice ili jedan glavni vCard, kao što je opisano u prethodnom odlomku. Još jednom imamo veliku udžbenik o tome kako to raditi, tako da s tim trebate biti ubrzani kako biste dobili vCards sa i bez Outlooka s relativnom lakoćom.

Kreirajte i upravljajte grupama kontakata

Sad razgovarajmo o grupama jer budemo u mogućnosti brzo skratiti poruku određenoj grupi duša, uvjeravamo vas da ne zaboravite uključiti bilo koga i spasiti vas od unosa svakog imena u polje Prima:.

Da biste postavili kontakt grupu, kliknite na "Nova kontaktna skupina" na vrpci.

Kada otvorite, najprije morate odlučiti što želite nazvati svoju grupu( ovdje imamo naziv "CES 2015"), a zatim kliknite "Add Members" i odaberite "From Outlook Contacts". Također možete stvoriti novi kontakt naletjeti ili odabrati drugi adresar, primjerice, ako ste htjeli uključiti ljude iz imenika vaše tvrtke.

Iz popisa smo odabrali naše članove grupe. Imajte na umu da možete odabrati članove tako da zadržite "CTRL" i kliknete lijevu tipku svakog člana. Bez obzira na to kada želite dodati nove članove, odabirete ime ili nazive i kliknite gumb "Članovi -> gt;", koji će ih dodati u grupu.

Kada završite, kliknite "U redu".

Vratit ćete se na zaslon za upravljanje skupinama gdje možete pregledati članove nove grupe i izvršiti druge izmjene. Na primjer, grupu možete proslijediti kao kontakt Vcard ili Outlook, dodati bilješke o grupi, poslati e-poštom cijelu grupu ili stvoriti sastanak samo s članovima grupe.

U našem slučaju samo ćemo kliknuti "Spremi &Zatvori "da biste službeno stvorili grupu i vratili se u glavni prozor programa Outlook. Sada vidimo našu novu grupu na našem popisu kontakata označenih ikonom grupe. S desne strane možete vidjeti člana grupe i postoje ikone za koje će se izvršiti radnje. U ovom primjeru dostupna je samo ikona e-pošte, kao i gumb "Uredi".

Morate napomenuti da je najbrži način e-pošte grupe jednostavno upisati njegov naziv u polje Prima, tako da u ovom slučaju možemo upisati "CES 2015" i Outlook bi znao poslati poruku svima u tomskupina.

Osobe Opcije

Ako kliknete na "File - & gt;Opcije ", Outlook možete konfigurirati na više načina u nekoliko različitih kategorija.

Ovdje su opcije vašeg naroda. Za razliku od ostalih kategorija u opcijama programa Outlook, opcije Osobe su male i vrlo je lako riješiti.

Opcije koje ćete naći ovdje omogućuju vam da odlučite kako se podnose nazivi, prikazuju li se dodatni indeks i prikazuju online statuse i fotografije.

RELATED ARTICLES
Vodič za početnike za Microsoft Outlook 2013
Kako uvoziti i izvoziti kontakte između programa Outlook i Gmail

Upravljanje kontakata programa Outlook prilično je jednostavan, ali kao što ste vidjeli, možete ih učiniti mnogo više kako biste ih održali ispravnoodržavati. Dajete mnogo više za zaokruživanje vašeg iskustva s programom Outlook ako imate više informacija u kontaktima nego samo ime i adresu e-pošte.

To je rekao, ako još uvijek djelomično koristite nešto poput usluge Gmail kao primarnog pružatelja usluga e-pošte, još uvijek možete koristiti Outlook kako biste lakše upravljali kontaktima, a istovremeno ih zadržavali sinkronizirali s Gmail računom.