11Sep
Microsoft Office vam omogućuje šifriranje dokumenata sustava Office i PDF datoteka, čime nitko ne može ni pogledati datoteku osim ako ima lozinku. Suvremene verzije sustava Office koriste se sigurnom enkripcijom na koju se možete osloniti - ako postavite jaku lozinku.
Upute u nastavku odnose se na Microsoft Word, PowerPoint, Excel i Access 2016, ali postupak bi trebao biti sličan u drugim nedavnim verzijama sustava Office.
Koliko je sigurna zaštita lozinke Microsoft Officea?
Značajke za zaštitu lozinke u sustavu Microsoft Office u prošlosti su postale loše. Od sustava Office 95 do sustava Office 2003 shema šifriranja bila je vrlo slaba. Ako imate dokument koji je zaštićen lozinkom u sustavu Office 2003 ili starijoj inačici, lozinku se lako i brzo može zaobići široko dostupnim softverom za lozinku zaporke.
Sa sustavom Office 2007, Microsoft je ozbiljnije shvatio sigurnost. Ured 2007 prebacio se na Advanced Encryption Standard( AES) s 128-bitnim ključem. To se široko smatra sigurnom i znači da Office sada koristi stvarne, snažne enkripcije za zaštitu vaših dokumenata prilikom postavljanja lozinke. Testirali smo značajku šifriranja PDF-a i utvrdili da koristi i 128-bitno AES enkripciju na sustavu Office 2016.
Postoje dvije velike stvari koje trebate paziti. Prvo, sigurne su samo zaporke koje u potpunosti šifriraju dokument. Ured također omogućuje postavljanje lozinke za "Ograniči uređivanje" teorije u datoteci, omogućujući korisnicima pregledavanje datoteke, ali ne i uređivanje bez zaporke. Ova vrsta lozinke može se lako slomiti i ukloniti, omogućujući ljudima da uređuju datoteku.
Također, uredno šifriranje funkcionira samo ako spremate u moderne formate dokumenata kao što su. docx. Ako spremite u starije formate dokumenata kao što su. doc - koji su kompatibilni s Officeom 2003 i starijim verzijama - Office će koristiti stariju, nesigurnu verziju šifriranja.
Ali, dok spremate datoteke u suvremene formate sustava Office i upotrebljavate opciju "Šifriraj s lozinkom" umjesto opcije "Ograničavanje uređivanja", vaši bi dokumenti trebali biti sigurni.
Kako zaštititi zaporku dokumenta sustava
Za zaštitu zaporke dokumenta sustava Office, najprije ga otvorite u programu Word, Excel, PowerPoint ili Access. Kliknite izbornik "File" u gornjem lijevom kutu zaslona. U informacijskom oknu kliknite gumb "Zaštita dokumenta" i odaberite "Šifriraj s lozinkom".
Tipka se naziva samo "Zaštita dokumenta" u programu Microsoft Word, no naziv je sličan u drugim aplikacijama. Potražite "Protect Workbook" u programu Microsoft Excel i "Protect Presentation" u programu Microsoft PowerPoint. U programu Microsoft Access vidjet ćete gumb "Šifriraj s lozinkom" na kartici Info. Koraci će inače biti isti.
NAPOMENA: Ako samo želite ograničiti uređivanje dokumenta, ovdje možete odabrati "Restrict Editing", ali kao što smo rekli, to nije vrlo sigurno i lako se može zaobići. Bolje ti je šifriranje cijelog dokumenta, ako možeš.
Unesite lozinku s kojom želite šifrirati dokument. Ovdje ćete odabrati dobru lozinku. Slabe lozinke mogu se lako pogoditi pukotinama softvera ako netko dobije pristup dokumentu.
Upozorenje : Izgubit ćete pristup dokumentu ako zaboravite zaporku, stoga ga držite na sigurnom! Microsoft savjetuje da zapišete naziv dokumenta i lozinku te ga držite na sigurnom mjestu.
Kada je dokument šifriran, vidjet ćete poruku "Zaporka je potrebna za otvaranje ovog dokumenta" na Info zaslonu.
Sljedeći put kada otvorite dokument, vidjet ćete okvir "Unesi lozinku za otvaranje datoteke".Ako ne unesete ispravnu zaporku, uopće nećete moći vidjeti dokument.
Da biste uklonili zaštitu zaporkom iz dokumenta, kliknite gumb "Zaštita dokumenta" i ponovno odaberite "Šifriraj s lozinkom".Unesite praznu lozinku i kliknite "U redu". Ured će ukloniti lozinku iz dokumenta.
Kako stvoriti PDF datoteku zaštićenu lozinkom
Također možete izvesti dokument Officea u PDF datoteku i zaštititi lozinku PDF datoteku. PDF dokument će biti šifriran lozinkom koju unesete. Ovo funkcionira u programima Microsoft Word, Excel i PowerPoint.
Da biste to učinili, otvorite dokument, kliknite gumb izbornika "File" i odaberite "Export". Kliknite gumb "Create PDF / XPS" za izvoz dokumenta kao PDF datoteku.
Kliknite gumb "Opcije" pri dnu prozora za spremanje dijaloškog okvira koji se pojavljuje. Na dnu prozora s opcijama omogućite opciju "Šifriranje dokumenta s lozinkom" i kliknite "U redu".
Upišite lozinku s kojom želite šifrirati PDF datoteku, a zatim kliknite "U redu".
Kada završite, unesite naziv PDF datoteke i kliknite gumb "Objavi".Ured će izvesti dokument u PDF datoteku zaštićenu lozinkom.
Upozorenje : Ne možete vidjeti PDF datoteku ako zaboravite lozinku. Obavezno pratite ili ćete izgubiti pristup PDF datotekama.
Morate unijeti zaporku PDF datoteke kada ga otvorite. Na primjer, ako otvorite PDF datoteku u zadanom pregledniku PDF-a programa Microsoft Edge-Windows 10, od vas će se tražiti da unesete zaporku prije nego što je možete pregledati. To također funkcionira i kod drugih čitača PDF-ova.
Ova značajka može pomoći u zaštiti posebno osjetljivih dokumenata, osobito kada ih pohranite na USB pogon ili na mrežnu uslugu pohrane kao što je Microsoft OneDrive.
Enkripcija cijelog diska poput Device Encryption i BitLocker na Windows računalu ili FileVault na Macu sigurnija je i bezbolna za zaštitu svih dokumenata na vašem računalu, međutim - osobito ako je vaše računalo ukradeno.