13Sep

Smanjite vrijeme provedeno na slanje i primanje e-pošte

Fotografija H je za dom

E-pošta može olakšati komunikaciju, ali isto tako može isušiti vaše vrijeme. Saznajte kako obraditi dolaznu e-poštu i pisati odlaznu e-poštu kako biste uštedjeli vrijeme.

Prema istraživanju iz 2005. godine, intervjui zaposlenika pokazali su da je vrijeme izgubljeno na e-mailu uzrokovalo poduzeće sa 10.000 zaposlenika koje bi godišnje izgubile oko 152 milijuna dolara plaća.

E-mail jasno ima svoje padove. Nejasna e-pošta odvlače zaposlenike iz važnih poslovnih zadataka, komunikacijskih kanala u oblaku i često stvaraju dodatni posao. Izbjegavajte zamke e-pošte slijedeći prijedloge u nastavku.

Kako dolazna e-pošta može trošiti vaše vrijeme

Fotografija Dvortygirl

Postoje mnoge vrste e-poruka koje mogu trošiti vaše vrijeme. Oni koji:

  • Može se smanjiti iz više poruka i kondenzirati u sveobuhvatan
  • Ne izravno se odnose na vas
  • Ne odnose se na vas, ali ne na izravan način, što vas ostavlja sigurni kako ili trebate odgovoriti( i jedeup vrijeme)
  • instagram story viewer
  • Nemojte usmjeravati vas da poduzmete neku akciju( što je neproduktivno)
  • Oporudite i / ili potičete na gubljenje vremena na webu
  • Nisu prikladni za e-poštu i imaju više smisla kroz dinamičan komunikacijski kanal kao što je

Kako učinkovito procesirati dolaznu e-poštu

Da biste učinkovito čitali i obradili e-poštu, trebate se usredotočiti na dvije stvari - prepoznavajući vašu tvrtku ili poslovni sastanak ili neki oblik koji je prikladniji za sadržajporuku o e-mailu( ili nedostatku) i odlučivanju o tome koja će radnja poduzeti kao odgovor.

Korak 1: Shvatite poruku( ili nedostatak)

Kad god pročitate novu e-poštu, uzmite što je moguće manje vremena da shvatite:

  • Da li vam govornik izravno ili neizravno obraća
  • Da li vam govornik govori što oniočekivati ​​od vas
  • Da li je to učinjeno na jasan način
  • Je li ukupna poruka relevantna za vas
  • Je li ukupna poruka prikladna, s obzirom na kontekst vašeg odnosa prema pošiljatelju( ili nedostatku, ako pokušavaju pokrenuti posaoodnos na primjer)

To će vam pomoći da utvrdite što je poruka e-pošte i kako želite odgovoriti. To jest, ako namjeravate odgovoriti na prvo mjesto.

Posebno je važno napomenuti da govornik radi jedno ili više stvari koje vas mogu navesti na gubitak dragocjenog vremena, kao što su:

  • Budući da nisu jasno o tome što pokušavaju reći
  • Upotrebom jezika na zbunjujući ili eufemistički način da se izbjegne govoritikonkretne pojmove( npr. "Mislim da u nekom trenutku moramo imati srce u srcu", nasuprot "Možeš li me nazvati ovaj tjedan kako bismo mogli razgovarati telefonom o nečemu važnom?")
  • Skrivanje ili isključivanje teme
  • Uključujući informacije kojenije ništa od vašeg posla, neprimjereno, uvredljivo ili nekoherentno
  • Cc ili bcc'ing na porukama koje nisu relevantne za vas
  • Ponavljanje iste poruke kroz različite e-poruke ili ponavljanje onoga što je već bilo obuhvaćeno prethodnim komunikacijama, a ne e-mailom
  • Pisanje o nečemu što ste već raspravljali i riješili - na zaboravni ili bezobzirni način

U takvim situacijamaposebno pažljivo reagirati na učinkovit način koji minimizira koliko vremena ćete potrošiti na komunikaciju. Zato što je lako prepustiti navedenim dvosmislenim scenarijima e-pošte da se iskače vaše vrijeme.

Korak 2: Odlučite o akciji koju treba poduzeti

Nakon što znate o čemu se radi, saznajte što produktivniji način reagiranja. Evo nekoliko tipičnih odgovora:

  • Prebacivanje razgovora na bolji komunikacijski medij kao što su telefonski i konferencijski pozivi
  • Odgovarajući na ponavljajuća pitanja koja postavljaju više ljudi, a ne putem e-pošte, ali putem više medija koji se mogu dijeliti s informacijama, kao što je Google Doc
  • Notodgovoriti na poruke koje ne daju jasno što govornik očekuje od vas( čak i ako se osjeća malo nepristojno)
  • Obraćajući se nejasnim porukama s izravnim i kratkim konkretnim pitanjima, poput: "Kada biste željeli da izvješće završi? "Ili" Kako biste željeli da doprinesem ovom projektu? "
  • Podizanje telefona i pozivanje osobe u bilo kojem dramu ili komunikacijska kvar počinje da se dogodi - izvlačenje putem e-pošte trajat će samo dulje i može intenzivirati konflikt

Korak3: Vratite se na zadatak

Najvažnije, nakon što odgovorite na poruku e-pošte( koja se može sastojati od neodgovora i umjesto brisanja poruke), yotrebate se vratiti na zadatak. Prijeđite na sljedeću e-poštu koja čeka u pristigloj pošti ili prebacujte zupčanike i vratite se na rad, umjesto da reagira na zahtjeve drugih ljudi.

Kako slanje e-pošte može trošiti vaše vrijeme

Fotografija Adikosa

Osim toga, postoji mnogo vrsta e-pošte koji šaljete koji mogu trošiti vrijeme. Oni koji:

  • su nepotrebno isprepleteni u nekoliko poruka, od kojih svako treba vremena i misli se na krojenje, umjesto jednog sveobuhvatnog
  • Nemojte se izravno odnositi na primatelja, što je gubitak truda s vaše strane
  • Nedovoljno jasno i izvući u dugo razgovore e-poštom i / ili nesporazume, ili uopće nemate produktivnu akciju( što znači da ćete morati provesti vrijeme ponovnog pokretanja razgovora)
  • Nemojte usmjeravati primatelja da poduzme neku radnju koja jeneproduktivno
  • Zanemarite i potičite primatelja da gube vrijeme na webu - što znači da potiče isto od vas
  • Nisu prikladni za format e-pošte, ali bolje se prenose putem razgovora u stvarnom vremenu ili putem obrazovnog ili informativnog dokumenta poputkao priručnik, članak bloga, FAQ stranicu, izvješće tvrtke ili PowerPoint prezentaciju

Kako učinkovito poslati e-poštu

Da biste pisali poruke e-poštekoji ne gubite vrijeme dugo( nemojte zaboraviti vrijeme primatelja), trebate se usredotočiti na pet stvari: priopćavanje jasne poruke, zahtijevanje primatelja da poduzme korake koji se mogu poduzeti, pomoću dobre strukture, uređivanje prije slanja,i učinkovito praćenje.

Korak 1: Obrišite poruku poruke

Prije nego što nacrtete e-poštu, morate dobiti kristalno čistu poruku. Odredite:

  • Što želite komunicirati
  • Zašto ga želite komunicirati
  • Koje radnje želite da primatelj uzme
  • Kako ih možete najbolje uvjeriti da poduzme takve akcije

Evo nekih uobičajenih razloga za slanje e-pošte:

  • Da podsjeti nekoga odrok
  • Da bi netko napisao upute o zadatku
  • Da biste postavili brzo pitanje na koje se na odgovarajući način može odgovoriti putem pisanja
  • Da biste odgovorili na brzo pitanje na koje se na odgovarajući način može odgovoriti pisanjem
  • Da biste proslijedili vremenski osjetljive informacije
  • Da biste ponudili dostupne datumeza raspoređivanje sastanka
  • Da biste pratili sastanak i pokazali uvažavanje

U svim ovim primjerima, osim zadnjeg, želite primatelju poduzeti neku radnju( čak i ako vam to samo odgovara).

Ponekad se akcija ne čini kao akcija. Možda želite:

  • Prolazite uz savjet za vašeg suradnika
  • Pripazite da vaši prijatelji znaju da ste sigurno odletjeli na odredišnu destinaciju
  • Dajte kratko ažuriranje o tome kako radite na novom odredištu i kako se možete dosegnuti u sljedećemnekoliko tjedana

U svakoj od ovih situacija, nećete reći svom primatelju da poduzme određenu radnju. Međutim, podrazumijeva se da se ne očekuje da poduzimaju nikakve radnje, sve dok dajete e-mailu pravilno zatvaranje ili barem potpišete svoje ime. Shvaćaju da komunikacija može lako završiti s vašom e-poštom;da ne trebaju odgovoriti.

Korak 2: Zatražite svog primatelja Poduzmite korake koje se mogu poduzeti

Da biste napisali učinkovite e-poruke koji vam štedi vrijeme, morate ih učiniti djelotvornima. I morate osigurati da je vaš primatelj jasan o tome što se očekuje od njih.

Ako ne ciljaš to, ali pokušavate navesti svoju životnu priču ili objasniti zašto se držite za sljedeći model iPhonea umjesto da dobijete najnoviji, možete zaboraviti na uštedu vremena jer pisanje pisama za pisanjepuno misli i vremena.

Usredotočite se na sljedeće prilikom izvođenja radnji e-pošte:

  • Rokovi za postavljanje
  • Izrada planova za slučaj opasnosti
  • Nudimo potencijalne mogućnosti za sljedeći korak akcije( npr. Vrijeme kada ste dostupni za sastanak u osobi, mjesta na kojima ste na raspolaganju)
  • Pružanje mišljenja prilikom traženja jednog
  • Upućivanje zahtjeva koji je prikladan za pisanje i zapravo je prikladniji korištenjem drugog načina komunikacije
  • Pružanje skupa uputa za zadatak koji je vaš primatelj pristao izvršiti

Budite proaktivni i uvjerljivi pri izradidjelotvorne korake. Izbjegavajte postavljati otvorena pitanja, osim ako ne postoji druga opcija. Budući da su otvorena pitanja suprotna djelotvornom sadržaju.

Evo nekoliko primjera:

  • Umjesto da od vašeg primatelja zatražite svoj raspored( i gubitak e-pošte u tom postupku) - započnite slanjem vaših raspoloživih sastanaka.
  • Umjesto da pitate svog primatelja o njihovom mišljenju o određenoj poslovnoj odlukom, navedite potencijalnu odluku i zatražite povratnu informaciju;na taj način oni neće morati sami napraviti nešto i umjesto toga će imati nešto za rad s

Vi držati e-mail djelotvoran pružajući jasne upute čitatelju i čuvanje sadržaja djelotvoran nego otvoren-završio.

Najvažnije je da morate biti sigurni da je sve ono što očekujete od svog čitatelja jasno komunicira. Nemojte pretpostaviti da znaju da želite postaviti sastanak ovaj tjedan samo da ponudite svoje slobodno vrijeme. Nemojte pretpostavljati da znaju koji zadatak zadataka vaš set uputa vrijedi. Izričito ih navedite i ljubazno ih obavijestite o tome što želite da učine.

Korak 3: Stvaranje dobre strukture

Jedan od vaših poruka jasno je definiran i učinio je djelotvornom, vrijeme je da je organizirate tako da prenesete tu jasnoću i svoje zahtjeve koji se mogu poduzeti.

Stavci: Opće pravilo koje slijedi je držanje stavaka pod pet rečenica. Ne samo da je teško usredotočiti se na dugačke odlomke dok čitanje na webu, već i neprikladni odlomci pružaju primatelju priliku da izgube fokus i možda propuste na najvažnijim točkama. To onda dovodi do neurednih ili suvišnih odgovora, koji oblače komunikacijski kanal.

Kazne: Koristite aktivni glas pri pisanju rečenica. Održavajte kratke i kratke rečenice. Izbjegavajte odlazak na tangente ili nepotrebno objašnjavanje razmišljanja ili osjećaja o stvarima. Umjesto toga, pridržavajte se činjenica i koju radnju zahtijevate od primatelja.

Riječi: Pokušajte ne koristiti velike riječi ili sleng, osim ako znate da ih publika neće razumjeti. Izbjegavajte viceve i kulturne reference koje bi mogle biti pogrešno shvaćene, jer sve što se lako može pogrešno protumačiti potencijalna je prepreka učinkovitoj komunikaciji.

Izbjegavajte dodatne riječi i kvalifikacijske izraze."S obzirom na trenutačnu situaciju u kojoj se to trenutno događa, mislim da bi bilo mudro. .." je kvalificirajuća izjava koja ne samo da gubi riječ i vrijeme, nego i distracts od stvarne poruke. Umjesto toga, samo navedite svoju preporuku bez potrebe za kvalifikacijom.

Drugi primjer: "Pitam se mogu li vas pitati. .." Iskoristite ovu frazu i jednostavno postavite pitanje. To će također povećati vaše samopouzdanje, jer nećete podsvjesno zatražiti dopuštenje da proaktivno komuniciraju.

Interpunkcija: Jednostavna interpunkcija. Kvalificirane riječi i fraze učinkoviti su samo ako se koriste za uspostavljanje ljubaznosti prilikom pokretanja komunikacije s osobom s kojom biste željeli imati poslovni ili osobni odnos. U takvim slučajevima, ne morate nužno htjeti biti predstojeći, ali upotrijebite neke pristojne fraze kako biste pokazali poštovanje za svoje vrijeme.

Minimiziraj upotrebu zareza - ovo vam naravno pomaže u održavanju kratkih rečenica. Izbjegavajte lijen govor inspiriran tekstom, s prekomjernom uporabom točkastih točaka i uzastopnim zarezima. Umjesto toga, zapišite rečenice pravim engleskim jezikom i iskoristite kontrakcije kad ima smisla, jer bolje čitaju čitanje.

Osim toga, uzmite u obzir poprečni popisi s točkama s metkom i pomoću retka crtica da biste razbili glavne odjeljke( što može uključivati ​​jedan ili više stavaka).

Bullet-points i break sekcije poboljšavaju web čitljivost, kao i vam pomoći organizirati svoju poruku jasnije.

Korak 4: Uređivanje prije slanja

Prije slanja e-pošte potrebno je 1-2 minuta da ga pročitate naglas. To će vam pomoći uhvatiti pogreške ili primijetiti neugodne dijelove koje inače ne biste rekli u osobi. Odmaknite te dodatne riječi i pojednostavnite interpunkciju. Izbacite popise i smanjite svoje odlomke.

Kad možete odgovoriti na sljedeća pitanja s "da", onda ste spremni za pogodak "pošalji":

  • Je li poruka jasna?
  • Jesu li očekivanja djelotvorna i jasno navedena?
  • Hoće li moj primatelj moći uspješno primiti moju poruku? Uspjeh znači da znaju što se očekuje od njih.
  • Ako su uloge obrnute, hoću li uspjeti dobiti ovu poruku?

Korak 5: Slijedite učinkovito

Uz to, budite proaktivni u praćenju e-pošte. Ako netko ne odgovori na izravni zahtjev, ne gubite vrijeme pitajući se što se dogodilo. Umjesto toga, pošaljite pristojnu, ali izravnu poruku e-pošte za prijavu s njima. Primijenite gore navedena načela. I ne trošite previše vremena pokušavajući dobiti odgovor;ako primatelj ne komunicira s vama, znajte kada se krenuti ili umjesto toga pristupiti osobi.

Koristite e-poštu za uštedu vremena

E-pošta vam može uštedjeti puno vremena ako znate kako ga učinkovito koristiti. I to vrijedi i za slanje i primanje poruka.

E-pošta se najbolje koristi za isporuku obavješćivih poruka koje odgovarajuće komuniciraju putem pisanja. Ako iskoristite prednosti e-pošte i izbjegavate mnoge zamke koje troše vrijeme, služi kao moćan alat.