5Aug
Ovaj član gost je napisao Askar, geek iza DemoGeek tech site.
Ako radite na timu ili kada se bavite svojim kupcima, pobrinite se da distribuirate svoje dokumente na pravi način, tako da informacije u dokumentu dostižu pravu publiku i poštuje povjerljivost informacija.
Word 2007 ima značajku kojom možete formalno pripremiti Word dokument za pravilnu distribuciju grupi ljudi ili čak bilo kojoj osobi s određenim faktorom vjerodostojnosti.
Priprema
Pokrenite Word 2007 i stvorite dokument onako kako želite.
Kad budete zadovoljni dokumentom i spremni za distribuciju, privremeno zaustavite prije nego što pritisnete aplikaciju za e-poštu i slijedite ove jednostavne korake da biste dobili dokument spreman za distribuciju. Imajte na umu da su ti koraci izolirani i što znači da možete odabrati korake koje ste željeli slijediti.
Kliknite Office gumb i kliknite na " Pripremite " opciju izbornika. Postoji 7 različitih mogućnosti koje biste trebali moći vidjeti. Objasnit ću svaku od tih opcija tako da možete odabrati pravu kombinaciju opcija za svoje zahtjeve distribucije.
Svojstva dokumenta
Prvi na popisu je " Properties" opcija s kojom možete unijeti podatke metapodataka o dokumentu.
Možete unijeti naziv autora dokumenta, naslov, predmet, ključne riječi, kategoriju, status i komentare.
Neki od njih se mogu vidjeti putem datoteke & gt; svojstva dijaloški okvir.
Imajte na umu da nakon finaliziranja dokumenta nećete moći vidjeti te entitete, no do tog trenutka možete povezati svojstva s dokumentima kako bi drugi dobili ideju o dokumentu prije otvaranja dokumenta.
Pregledajte dokument
Druga opcija na popisu je opcija " Pregledajte dokument ".Kao dio pripreme za distribuciju dokumenta možete pregledati dokument za komentare, revizije, revizijske oznake, napomene tinte. Možete pregledati skrivene metapodatke ili sve osobne podatke koji su spremljeni u dokumentu. Možete pregledati sve prilagođene XML podatke koji su pohranjeni u dokumentu. Također možete pregledati sve informacije o zaglavljima, podnožjima i vodenim žigovima. Konačno, možete pregledati i sve skrivene tekstove u dokumentu.
Odaberite opcije pregleda koje ste željeli osigurati prije nego što distribuirate dokument i kada pritisnete gumb " Inspect " Word će pregledati dokument i obavijestit će vas o svim stavkama koje pronađe prilikom pregleda.
Stavke koje trebaju vašu pozornost bit će obilježene uzorkom i možete odabrati ponovni pregled ako želite.
Šifriranje dokumenta
Treće na popisu je " šifrira dokument " opciju. Odaberite ovu opciju ako želite pregledati dokument samo od strane određenih osoba kojima vjerujete. Omogućuje vam šifriranje dokumenta pomoću lozinke po vašem izboru i korisnici moraju unijeti ovu lozinku za pregled dokumenta.
Odaberite lozinku koju možete distribuirati grupi. Moj savjet je da ne odaberete lozinku koju osobno upotrebljavate, već lozinku koju nitko ne može upotrijebiti za praćenje vaših mrežnih računa ili osjetljivih računa koje osobno koristite.
Potvrdite lozinku još jednom. Lozinke su osjetljive na velika i mala slova i pazite da sačuvate / zapamtite lozinku jer ne možete povratiti lozinku ako zaboravite i ne postoji način za otvaranje datoteke ako zaboravite lozinku.
Nakon šifriranja trebali biste vidjeti da opcija izbornika ima malu pozadinsku boju koja označava da je ovaj dokument šifriran.
Kada ljudi na vašoj distribucijskoj grupi pokušavaju otvoriti šifrirani dokument, od vas će se tražiti da unesete lozinku.
Bez lozinke uopće neće moći otvoriti dokument.
Ograničiti dozvolu
Četvrta na popisu je " ograničiti dozvolu " opciju. Možete koristiti opciju "Ograničite dozvolu" da biste ograničili ono što ljudi mogu učiniti s dokumentom. Ako je dokument osjetljiv, možete koristiti "Ograničite dozvole" kako biste ih ograničili od uređivanja, kopiranja i ispisa dokumenta.
Ograničiti dozvolu koristi klijenta za upravljanje pravima sustava Windows kako bi implementirao ograničenja.
Možda će biti zatraženo da instalirate Windows alat za upravljanje pravima. Ne brinite, idite naprijed i instalirajte je, to je od pouzdanog izvora. Nakon instalacije trebali biste moći konfigurirati ono što ljudi mogu učiniti s dokumentom.
Dodavanje digitalnog potpisa
Peta na popisu je opcija " Dodavanje digitalnog potpisa ".Digitalni potpisi osiguravaju integritet dokumenta. Zamislite digitalne potpise kao papirnati potpis, ali učinite elektronički radi praktičnosti. Kada dokument ima digitalni potpis to označava integritet i povjerenje dokumenta. To bi bilo korisno ako dokument distribuiraš u vrlo veliku publiku.
Kliknite na opciju " Dodajte digitalni potpis " i Word će vas s gornjim dijaloškim upitom tražiti za traženje davatelja digitalnih potpisa na usluzi Office Marketplace.
Na svojoj Office Online Marketplace-u trebali biste pronaći davatelja digitalnog potpisa koji možete koristiti za potpisivanje dokumenta.
Pokreni kompatibilnost Checker
Preskočimo do zadnje opcije " Run Compatibility Checker " prvi. Ako ste koristili neke značajke koje su specifične za Word 2007 i ako sumnjate da vaša publika možda upotrebljava starije verzije programa Word, možda želite pokrenuti provjeru kompatibilnosti kako biste provjerili može li čitati čitati vaš dokument.
Word 2007 će pokrenuti skup unaprijed definiranih provjera kompatibilnosti i ako pronađe bilo kakve probleme s kompatibilnošću, on će ih navesti u gore navedenom dijalogu, ako ne biste bili dobri za prelazak na konačni korak prije distribucije dokumenta.
Označi kao konačni
Ovo bi trebao biti zadnji korak koji ste željeli slijediti prije nego što distribuirate dokument grupi. Kao što ime označava, ova će radnja označiti dokument kao sve postavljene za distribuciju.
Budući da se radi o značajnim promjenama dokumenta, morat ćete potvrditi da želite označiti dokument kao konačan.
Kada je dokument označen kao Final, dokument se ne može uređivati i bit će očišćen od čitanja dokaza, komentara i sl.
Finalizirani dokumenti dobivaju novu ikonu na traci statusa koja izgleda više kao rubberstamp na papiru.
Dobivanje dokumenta pripremljenog za distribuciju može vam pomoći izbjeći neke očite pogreške koje napravite prilikom distribuiranja dokumenta velikoj skupini ljudi. Ne morate slijediti sve korake;Umjesto toga možete odabrati i odabrati željeni / željeni. Word 2007 je dovoljno fleksibilan da čini ono što od njega zatražite prilikom pripreme dokumenta za distribuciju.
Nadam se da ste ovo korisni i nadam se da ćete koristiti mogućnost programa Word 2007 da ispravno dovrši dokument prije distribucije. Ako imate bilo kakvih pitanja ili komentara, molim Vas, javite mi u komentarima.