26Aug
Ha elmondja nekünk, hogy az e-mailek kifogytak a divatból, kérjük, nézze meg a beérkező leveleket. A munkahelyi gondosság fenntartása kulcsfontosságú, hogy képesek legyenek rendezni és rendezni a napi üzenetek rendetlenségét.
Nem csak a spamről van szó.A spam még mindig létezik, az élet bosszantó ténye, de vannak módok erre. Ez a más e-mailek összecsapása - a szoftverekről, az események meghívására, a levelezőlistákra, amelyekre feliratkoztunk, de soha nem emlékszünk a leiratkozásra - mindez szükségessé teszi az üzenetek rendezésére, rendezésére és fájlba való helyezését, hogy ez egy kijelölt mappát vagy a szemetet.
Nagyon kicsit beszéltünk az Outlookról, például az e-mail alapjairól, mint a zeneszerzésről és küldésről, a csatolmányok hozzáadásáról és fogadásáról, valamint a névjegyek importálásáról és címjegyzékek kezeléséről. Most szeretnénk felhívni a figyelmünket a nagyobb képre, a beérkező levelek kezelésére összpontosítva.
Az Outlook Beérkezett üzenetek kezelése
Az Outlook számos funkcióval rendelkezik, amelyek segítenek a levelek megfelelő helyeken történő szűrésében. Ha el szeretné kezdeni, ha jobb egérgombbal rákattintasz egy üzenetet vagy az egeret a Szalagra, észre fogod venni, hogy van egy olyan funkció, amelyet Quick Steps-nek hívnak.
Ha kibővítjük a Szalagról, láthatjuk ezt a funkciót.
Az első dolog, hogy emlékezzen a Quick Steps alapvetően szabályok( van egy funkció neve Szabályok, amelyeket hamarosan megvitatunk).A második dolog, amit meg kell emlékeznünk, hogy a lépések mögött álló, a bevitelt nélkül müködö Szabályokkal ellentétben a Quick Steps támaszkodik a beviteli munkára.
Az első dolog, amit meg kell tennie, válassza ki a létrehozni kívánt gyors lépést. Csináljunk egy egyszerű példát illusztrálva.
Ebben a gyors lépésben kiválaszthatunk egy üzenetet, amelyet különfélenek tekintünk, és kattintsunk a Gyorslépés gombra, amely áthelyezi az üzenetet a Vegyes mappába, és megjezi az üzenetet Olvasásként.
Ha rákattint az "Opciók" gombra, akkor láthatja, hogyan épül fel a gyors lépés, és szerkesztheti is, például részek hozzáadásához vagy eltávolításához.
Például ebben a képernyőképben eltávolíthatja azt az üzenetet, ahol az üzeneteket Olvasatként jelöli, ezért mindent áthelyeznek az Egyéb mappába, de annak állapota változatlan marad.
Így működnek a gyors lépések, elég sok időt tölthetnénk, amivel megmutathatjuk, hogyan lehet őket létrehozni és megvalósítani, de a különbségek szemléltetésére szeretnénk áttérni a szabályokra.
Az
alapszabályai Amint említettük, a Quick Steps olyan művelet, amellyel a szabályok automatikusan működnek, a jelenetek mögött, a megadott feltételeknek megfelelően. Ha rákattint a "Szabályok" gombra, válassza ki a "Szabály létrehozása. .." lehetőséget a legördülő listából.
A szabályalkotás elsődleges feltételei meglehetősen alapvetőek, és előfordulhat, hogy nem kell még továbbfejleszteni a lehetőségeket, ezért folytassuk és megvizsgáljuk az egyszerűbb szempontokat.
A következő képen láthatod, hogy az e-maileket bizonyos küldõktõl, vagy a tárgytól függõen, vagy kinek küldik. Innentől kezdve az Outlook figyelmeztetést láthat vizuálisan és / vagy hanggal. Az üzenetet is áthelyezheti egy adott mappába, amely a Quick Step használatától eltérően a beadása nélkül történne.
Ha rákattint a "Szabály létrehozása" gombra, az alábbi varázsló párbeszédablak jelenik meg.
A Szabályok és figyelmeztetések ablakban az "Új szabály" lehetőségre is kattint.
Ezzel megnyílik az első Szabály varázsló ablak, amely végigvezeti a folyamatot. Az
szabályok meglepően egyszerűek, ha már tudjátok, mit akar a szabálytól. Kattintson a "Haladó beállítások" gombra, és meglátja, mit értünk. Nem csak az alapszabály létrehozása képernyőn láthatja az opciókat, hanem egy teljesen új világot is találhat a többi szabálytól.
Képzeld el, hogy korábban létrehoztuk a korábban létrehozott gyors lépést, és szabályba akarjuk fordítani. Szeretnénk kiválasztani a kritériumokat a fent felsorolt lehetőségek közül, majd a "Tovább" gombra. Ebben az esetben el szeretnénk küldeni a How-To Geek fiókba küldött e-maileket.
A következő képernyőn a "lépés a megadott mappába" opciót választjuk, majd alul a "mutassuk a megadott mappába" aláhúzott linkre kattintva. Ezután megjelenítjük azokat a lehetőségeket, amelyek lehetővé teszik az e-mail címétbármilyen mappát választunk, amely ebben az esetben a "Misc."
A "Tovább" gombra kattintva megkérdezi, hogy vannak-e kivételek az új szabálytól. Ha nincs, akkor a "Következő" gombra kattintva haladhat a végső képernyőn, ahol meg kell adnia az új szabályt, hogy bekapcsolja-e, végre kell-e futtatni, és végül, akkor megtekintheti.
Ez az, kattintson a "Befejezés" gombra, és jó vagy. Ezt a szabályt a "Szabályok" gombra kattintva, majd a "Szabályok és figyelmeztetések kezelése" elemre kattintva láthatja a legördülő menüből.
bármikor visszatérhet a szabály megváltoztatásához, újak hozzáadásához, másolatok készítéséhez, törléséhez és más funkciókhoz. Ne felejtsd el, ha szabályt szeretne tartani, de nem akarja, hogy folyamatosan fusson, csak mellőzheti a mellette lévő kis dobozt.
Ha szeretne többet megtudni arról, hogy automatikusan áthelyezi az üzeneteket egy adott mappába, javasoljuk, nézze meg ezt a cikket.
E-mail üzenetek törlése és figyelmen kívül hagyása
Sok olyan e-mailt fogsz kapni, amelyet nem akarsz és nem szükséges, akár egy túlzottan szenvedő szülőtől, akár egyenesen a levélszemétről, és a beérkező postaládádat megszorított és jól ápoltnagy kihívás, ha nem tudja, hogyan kell használni az eszközöket az Ön rendelkezésére.
Amint látható a szalagon jól láthatóan, van egy szekció, amely teljes egészében a dolgok törlésével foglalkozik, a legfontosabb a nagy "Törlés" gomb és az óriás X. Egyszerűen kiválaszthat egy üzenetet vagy üzenetcsoportot, majd kattinthat a gombra vagycsak érintse meg a "Delete" billentyűt.
Nézzük meg egy kicsit a Törlés részen, és nézzük meg, mit kínálhat. Először is a "Figyelmen kívül hagyás" gombra.
Mi az Ignore? Amikor kijelöli az üzenetet vagy a beszélgetést, és kattintson a "Figyelmen kívül hagyás" gombra, megjelenik egy párbeszédpanel.
A különbség ebből és a beszélgetés egyszerű törléséből az, hogy figyelmen kívül hagyása ez és minden jövőbeli üzenetre vonatkozik, vagyis ha levelezési listán vagy a válaszadók mindig válaszolnak, akkor már nem látja őket, ami elég szarhasznos.
A másik figyelemre méltó lehetőség a Tisztítás funkció.A "Tisztítás" gomb megnyomásával a legördülő menüből választhat a következő opciókkal:
A választott opció bármelyikével megjelenik egy párbeszédpanel, amely ugyanazt az eredményt tartalmazza, és az összes redundáns üzenetet átszállítják.
Ha rákattint a "Beállítások" gombra, akkor a Beszélgetési tisztítás opciókra kerül. Amint láthatja, a Tisztítás funkció segítségével régi, felesleges beszélgetéseket archiválhat egy másik mappába, ami talán itt a leghasznosabb lehetőség. Gyakran jobb, ha egyszerűen archiválsz dolgokat, nem töröljük azt, csak akkor, ha későbbre kell hivatkoznunk.
Miközben ezek a funkciók remekek, és látjuk a nyilvánvaló érdeket bennük, nem fognak hatást gyakorolni a beérkező postaládás szörnyűségére: a spamre.
Spam, Spam Go Away! !
A spam nem ugyanazokat a címeket kapja, mint egykor, mert a legtöbb modern spamszűrő nagyon jó munkát végez mindent. Ha Gmailt vagy más webmail szolgáltatást használ, akkor valószínűleg nem sok mindent lát, ami nem azt jelenti, hogy nincs ott, különösen akkor, ha rosszul vállalja a beleegyezését,marketingpartnereikkel, vagy ha rákattint a megfelelő mezőre, és tévesen jelentkezik a terjesztési listára.
A lényeg az, hogy a levélszemét még mindig megtörténik, de az Outlook lehetőséget ad arra, hogy reménykedve tartsuk nagyrészt a szemétszűrők ellen. Ha olyan üzenetet kap, amely egyértelműen szemetet vagy spamt tartalmaz, kiválaszthatja azt az üzenetet, majd kattintson a "Junk" gombra egy legördülő listára. A nemkívánatos üzenetek esetén a "Sender blokkolása" opciót választja, de minden másért meg akarja állítani a levélszemét-beállításokat.
A szűkebb szűrési szintet, annál nagyobb eséllyel lehet véletlenül kiszűrni valamit, amit valójában szeretnél látni. Ha ez megtörténik, az érintett e-maileket az előző képernyőképen látható lehetőségekkel kell kezelnie.
Ez jó ötlet arra, hogy töltsön el néhány időt a levélszemét-beállítások feltérképezésére. Beállíthat listákat egyes feladóktól és bizonyos címzettektől, miközben kifejezetten letiltja azon feladóit, akiket nem ismersz.
A beérkező levelek helyes és középre tartása elkötelezettséget és figyelmet szentel a részleteknek.Őszintén szólva, néhány jól megtervezett szabály sok munkát pótolhat, de mindig új kihívások lesznek. Ne feledkezzen meg ezekről az eszközökről - gyors lépésekről, szabályokról, figyelmen kívül hagyásról és a szemétszűrőkről -, és jó úton jár az e-mailek megszelídítéséhez.
Hallunk már rólunk. Mesélj nekünk a saját kedvenceiről, a gyors lépésekről és szabályokról, vagy arról, hogyan kezeled a spameket. A vitafórumunk nyitva áll, ezért kérdéseket és kérdéseket adjon nekünk.