28Aug

A referencia szövege a többi dokumentumból a Microsoft Word-ben

00_lead_image_common_information

Valószínűleg van olyan szöveg, amelyet gyakran beírsz a Word dokumentumaiba, például a címekbe. Ahelyett, hogy újraírja ezt a szöveget minden alkalommal, amikor szüksége van rá, ezt a közös szöveget egyetlen Word-dokumentumba teheti, és más dokumentumokra is utalhatja - akkor is automatikusan frissíti az összes dokumentumot, ha módosítja.

Azt mondod, hogy a címedet a dokumentumok láblécébe szeretnéd tenni, de a cím időről időre változik. A címet egy különálló, gyakori Word dokumentumban tárolhatja, és a jelentés egy mezőjét használhatja arra, hogy kihúzza a szöveget a közös dokumentumból, és frissítse, amikor változik. Megmutatjuk, hogyan kell ezt csinálni.

KAPCSOLÓDÓ CIKKEK
Navigálás a Hosszú dokumentumokban a Wordben Könyvjelzők használata
A sablonzás engedélyezése és tiltása a Word alkalmazásban

Kezdethez hozzon létre egy új Word-dokumentumot, amely tárolja a címét, amelyet be kíván illeszteni más Word dokumentumba. Mentse el olyan helyre, amely más dokumentumokhoz is hozzáférhet. Ne tárolja például olyan hálózati meghajtón, amelyhez nem mindig férhet hozzá.

Könyvjelzőket használunk arra, hogy hivatkozzunk a közös dokumentumunk címére.Írja be a beillesztendő szöveget a többi dokumentumba( esetünkben a címhez).Hozzon létre egy könyvjelzőt a név kiemelésével és a Beszúrás & gt;Könyvjelzővel, és adjon neki egy nevet, mint a "Cím".Tekintse meg útmutatónkat a Word könyvjelzőkben a létrehozásukkal kapcsolatban.

Megjegyzendő, hogy a könyvjelző nevek nem tartalmazhatnak szóközöket. Javasoljuk, hogy a könyvjelző nevét a közös adatfájlban lévő elemek fölé helyezze el, így könnyen tudhatja, melyik névhez használja azt. Ez különösen akkor hasznos, ha sok újrafelhasználható elemet tervez a közös dokumentumban. Példánkban hozzáadtuk címünket a közös információs dokumentumhoz, és elhelyeztük a könyvjelző nevét, a "Cím" elemet az elem felett.

01_creating_bookmark_in_common_file

Miután hozzáadta az elemet a közös dokumentumhoz, elmentheti és bezárhatja. Nyissa meg azt a dokumentumot, amelybe be kívánja illeszteni a címet, és helyezze el a kurzort, ahová a szöveget el kívánja érni. Példánkban hozzáadunk egy láblécet, és beilleszti a címet.

02_placing_cursor_in_footer

Az INCLUDETEXT mezőkódot használjuk a közös dokumentumban létrehozott könyvjelzőhöz. Ehhez nyomja meg a "Ctrl + F9" billentyűt a mezőkód zárójelének beillesztéséhez.

MEGJEGYZÉS: Nem lehet normális zárójeleket tenni a mezőkódok köré.A megfelelő típusú zárójelek beillesztéséhez a "Ctrl + F9" billentyűt kell használni.

03_pressing_ctrl_f9_for_brackets

A kurzor automatikusan a konzolok közé kerül.Írja be a következő szöveget a zárójelek közé, és helyettesíti a " fájlt" a teljes szóhoz, amely a beillesztendő nevet tartalmazza. Cserélje ki a "könyvjelző neve & gt;" elemet a közös dokumentumban szereplő elemhez rendelt könyvjelzővel.

INCLUDETEXT "fájl elérési útja & gt;"& lt; könyvjelző neve & gt;

MEGJEGYZÉS: Ne tegye be a zárójelbe a mező kódot.

Például a mezőkód-zárójelek közé beírtuk a következőket:

INCLUDETEXT "C: \\ Users \\ Lori \\ Documents \\ Common Information \\ CommonInformation.docx" Cím

MEGJEGYZÉS: Dupla visszalépést kell használni amint mi. Győződjön meg róla, hogy a fenti kódot a mezõbe írja be egyenes idézőjelekkel, nem intelligens idézetekkel.

04_entering_includetext_field_code

Ahhoz, hogy megragadja a címet a közös dokumentumból, és illessze be az éppen beírt mező kódba, kattintson a jobb egérgombbal a mező kódjára, és válassza az "Update Field" lehetőséget a felbukkanó menüből.

05_selecting_update_field

A cím megjelenik a dokumentumban. Ha a "Könyvjelzők megjelenítése" opció be van kapcsolva, akkor továbbra is megjelenik a címke körül. Ismét nézze meg a könyvjelzőkről szóló cikkünket, hogy megtudja, hogyan kapcsolja ki ezt a lehetőséget. A mező kódja is árnyékolható.Ezt azonban kikapcsolhatja.

06_text_inserted

Ha módosítani szeretné a mezőkódot, az eredmény helyett inkább a kódot jelenítheti meg. Ehhez kattintson a jobb egérgombbal a megjelenő elemre, és válassza ki a "Toggle Field Codes" lehetőséget a felbukkanó menüből. A mező kódba beírt szöveg ismét megjelenik, és szerkesztheti. Egyszerűen frissítse a mezőt az új eredmény megjelenítéséhez.

07_selecting_toggle_field_codes

Miután létrehozta a közös dokumentumot, használhatja azt a gyakran más elemek tárolására a Word dokumentumokban. Egyszerűen használjon külön INCLUDETEXT mezőt a Word-dokumentumokban minden olyan információhoz, amelyet automatikusan be szeretne írni a közös dokumentumból.