10Sep
A Microsoft Office rejtett metaadatokat tárol az Office dokumentumaiban, beleértve azt is, hogy mennyi ideig dolgoztak rájuk, mindazok nevét, akik dolgoztak a dokumentumon, a dokumentum létrehozásakor és még a dokumentum korábbi verzióiban is.
Mielőtt közzétenné az Office dokumentumokat, vagy elküldené őket valakinek, valószínűleg meg akarja nézni, hogy milyen rejtett információkat tartalmaz a dokumentum, és eltávolítja az érzékeny adatokat. Ez a metaadat sértheti a magánéletét, vagy potenciálisan kínos lehet.
Az
rejtett adatok megtekintése és törlése Az Office 2013 vagy az Office 2010 rendszeren kattintson a Fájl menüre, kattintson az Info elemre, és a Dokumentum ellenőrzése eszköz elé és közepére kerül, tájékoztatva Önt a dokumentum potenciálisan érzékeny információiról. Ez az információ sokkal nyilvánvalóbb, mint az Office régebbi verzióiban, de még mindig könnyű kihagyni, ha nem tud róla, hogy az Office ezeket az érzékeny adatokat hozzáadja a dokumentumaihoz.
Az Office 2007 programban kattintson az Office orb gombjára a szalagon, majd a Készítés pontra, és kattintson a Dokumentum ellenőrzése parancsra.
A dokumentum rejtett metaadatainak megtekintéséhez kattintson a Kérdések keresése gombra, kattintson a Dokumentum ellenőrzése lehetőségre, és válassza ki azokat a metaadat-típusokat, amelyekre a dokumentumot meg kívánja vizsgálni. Csak a kiválasztott lehetőségek közül választhat, hogy megvizsgálja a dokumentumot minden típusú metaadat számára.
Kattintson a Vizsgálat gombra, és az Office megvizsgálja a dokumentumot a metaadatokhoz. Az eltávolításhoz kattintson az eltávolítás minden típusa mellett egy metaadat típus mellett.
Ne feledje, hogy a törlés után nem lesz képes a legtöbb metaadat visszaállítására. Ezért a Microsoft javasolja a dokumentum új példányának létrehozását( használja a Mentés másként funkciót), mielőtt eltávolítaná a metaadatokat és közzétenné a dokumentumot. Ezután lesz egy példánya a dokumentumról a metaadatokkal. Természetesen, ha egyáltalán nem szeretné ezt a metaadatot, csak eltávolíthatja azt anélkül, hogy aggódna a másolat megőrzésével kapcsolatban.
Milyen típusú metaadatok az Office Mentés? Az
Office a dokumentum tulajdonságait, például a szerzőt, a témát, a címet, a dokumentum létrehozásának dátumát, a legutóbb módosított dokumentumot és a dokumentummal kapcsolatos munkamennyiséget tárolja. Ezek a tulajdonságok tartalmazzák a dokumentum, az e-mail fejlécek és egyéb kapcsolódó információk létrehozásakor használt sablonok nevét is. Ez potenciálisan kínos lehet - például küldhet TPS jelentést a főnökének, és azt mondja, hogy egész nap arra töltötted, hogy egyedül dolgozol rajta. De a metaadatok feltárhatják, hogy csak néhány percig dolgoztak a TPS jelentésen, együttműködtek másokkal, és létrehoztál egy "Hasznos TPS jelentés sablon" nevű sablont. Még ennél is rosszabb, itt más adatvédelmi vonatkozások is vannak - érdemes közzé tennie egy dokumentumot az interneten anélkül, hogy társítva lenne a neved, de alapértelmezés szerint a neve megjelenik a dokumentum tulajdonságaiban.
A fejlécek, a láblécek, a vízjel és a rejtett szövegként formázott szöveg szintén szerepelhet, de nem jelenik meg, ha a dokumentum körvonalazódott. Az eszköz megmondja, hogy a dokumentum tartalmazza-e ezt az információt.
Ha a dokumentum írásakor más emberekkel is együttműködött, akkor még több adatot tartalmaz. A metaadatok megmutatják mindazok nevét, akik dolgoztak a dokumentumon, valamint megjegyzéseket, revíziós jeleket, festékjegyzeteket és a dokumentum korábbi verzióit. Ha közzétesz egy olyan dokumentumot, amelyen dolgoztál, valószínűleg el szeretnéd távolítani ezeket az adatokat, nem pedig megosztanod.
Az Office leállítása a metaadatok mentéséről
Sajnos a Dokumentumellenőrző eszköz használatával el kell távolítania az érzékeny adatokat minden egyes dokumentumról, mielőtt közzétenné vagy megosztaná valakivel. Nincs beépített mód arra, hogy egyszerre több dokumentumról eltávolítsa ezeket az információkat, és nincs Office-szintű beállítás, amely megakadályozná az Office-ot, hogy ezeket az adatokat a dokumentumokhoz alkalmazza.
Az Office azonban minden egyes fájl mentésekor automatikusan eltávolítja a metaadatokat. Ezt a beállítást minden egyes dokumentumra alkalmazni kell - ez egy dokumentum-specifikus beállítás, nem egy egész rendszerre kiterjedő beállítás.
Annak megakadályozására, hogy az Office mentse a metaadatokat a dokumentumokkal együtt, kattintson a Fájl menüre, kattintson a Beállítások parancsra, és válassza ki a Trust Center kategóriát. Kattintson a Megbízhatósági központ beállításai gombra, és válassza a Adatvédelmi beállítások lehetőséget. Engedélyezze a "Személyes adatok eltávolítása a fájlok tulajdonságaiból mentéskor" opciót. Ha szürkén jelenik meg, kattintson az alábbi Dokumentumellenőrző gombra, futtassa a Dokumentumellenőrzőt, és távolítsa el az összes dokumentum személyes adatait. Ezután be kell jelölnie a jelölőnégyzetet.
Ne feledje, ezt az opciót külön kell választania minden egyes dokumentumhoz.
Ezek az információk hasznosak lehetnek, és némelyikük még az együttműködés szempontjából is létfontosságú, illetve a vállalatok számára nyomon követni, hogy ki dolgozik egy dokumentumon. De ha eljött az ideje közzétenni a dokumentumot, akkor valószínűleg el kívánja távolítani ezt a metaadatot.
